Как закрепить право подписи?

627

Вопрос

В нашей организации приказы по основной деятельности подписывает генеральный директор. Но иногда издаются приказы, которые касаются вопросов работы только одного удаленного департамента. Можно ли закрепить право подписи этих приказов не за генеральным директором, а за руководителем департамента?

Ответ

В крупных компаниях, как правило, возникают такие ситуации, когда руководитель не может подписывать абсолютно все документы, создаваемые в организации. Обычно это связано с большим объемом документооборота, а иногда и с частым отсутствием руководителя или с территориальной удаленностью какого-либо подразделения. Поэтому вопрос о том, кто может подписать приказ кроме руководителя организации, возникает достаточно часто. Делегирование права подписи определенных документов в таком случае является объективной необходимостью. Руководитель может делегировать право подписи приказов как работнику своей организации, так и лицу, не состоящему в трудовых отношениях с данной организацией. Но поскольку второй вариант встречается крайне редко, то рассмотрим только первую ситуацию: когда руководитель делегирует право подписи работнику своей организации.

Для начала дадим определение такому распорядительному документу, как приказ.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

 Приказ - это  организационно-распорядительный документ, который может издаваться по основной деятельности и по личному составу.

Делегирование права подписи приказов по основной деятельности (к которым относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам), так же как и по личному составу, может осуществляться на период временного отсутствия руководителя и на постоянной основе.

На период временного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) назначается исполняющий обязанности руководителя на основании отдельного приказа об исполнении обязанностей. В этом случае исполняющий обязанности руководителя организации сможет подписывать приказы.

Делегирование же права подписи приказов/распоряжений заместителям руководителя или иным руководителям (управлений, департаментов и т.п.) на постоянной основе фиксируется в следующих документах:

  • в приказе о распределении обязанностей;
  • в отдельном приказе о предоставлении права подписи приказов/распоряжений.

Приказ о распределении обязанностей

Такой приказ закрепляет распределение обязанностей руководителей по различным направлениям деятельности организации.

В соответствии с распределением обязанностей заместители руководителя организации или иные руководители (руководители департаментов, управлений и т.п.) в случае предоставления им соответствующих полномочий могут по отдельным вопросам деятельности организации подписывать приказы и иные  внутренние документы организации, а также на основании выданных руководителем организации доверенностей подписывать от имени организации письма, обращения, договоры и другие гражданско-правовые документы.

В приказе о распределении обязанностей указываются:

  • исключительные полномочия руководителя организации;
  • полномочия каждого заместителя руководителя организации или иного руководителя (департамента, управления) организации с перечислением тех видов документов, которые они имеют право подписывать;
  •  структурные подразделения, координацию и контроль деятельности которых осуществляет соответствующий заместитель руководителя организации или иного руководителя (департамента, управления) организации;
  •  схема временного исполнения обязанностей руководителя, заместителей руководителя или иного руководителя (департамента, управления и т.п.) на время отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском или командировкой.

При этом возможны два варианта оформления приказа о распределении обязанностей:

1.Приказ содержит перечень обязанностей руководителей и схему временного исполнения обязанностей в самом тексте приказа.

2.В приказе перечень обязанностей руководителей и схема временного исполнения обязанностей выделены в отдельные приложения.

Пример приказа о распределении обязанностей между руководителями      

     

(наименование организации)


 

 ПРИКАЗ
  

 _____________ 20__г.                                  № ________
  
   Москва
  
 О распределении обязанностей
 между руководителями


      В целях совершенствования деятельности, повышения эффективности и упорядочения работы структурных подразделений (наименование организации)

ПРИКАЗЫВАЮ:  

1. Утвердить с _____ 20__ года следующее распределение обязанностей и схему временного исполнения обязанностей:
  _________________________________________________________________
  _________________________________________________________________
  _________________________________________________________________

2. Предоставить с __ ______ 20__ года заместителям руководителя (наименование организации) в соответствии с возложенными на них обязанностями, указанными в п.1 приказа, право подписи приказов и иных распорядительных документов, договоров, писем, обращений…

3. Заместителям руководителя (наименование организации) осуществлять свои функции в соответствии с распределением обязанностей, указанных в  п. 1 настоящего приказа.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации                         подпись                        Расшифровка подписи


        

     
Пример приказа о распределении обязанностей между руководителями

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

(ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»)


ПРИКАЗ
  

25.12.2011                                                                                             № 225
  
Москва
  


 О распределении обязанностей
 между руководителями


      В целях совершенствования деятельности, повышения эффективности и упорядочения работы структурных подразделений ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:  

  1. Утвердить с 10 января 2012 года:
    1. Распределение обязанностей по руководству деятельностью Общества между генеральным директором и заместителями генерального директора (приложение № 1);
    2. Схему временного исполнения обязанностей генерального директора, заместителей генерального директора на время отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском или командировкой (приложение № 2).
  2.  Предоставить с 10 января 2012 года заместителям генерального  директора Общества Ю.П. Гладышеву и А.А. Крайнову в соответствии с возложенными на них обязанностями, указанными в приложении № 1 к приказу,  право подписи приказов и иных распорядительных документов, договоров, включая государственные контракты и соглашения, писем, обращений.
  3. Заместителям генерального директора Общества в своей деятельности руководствоваться настоящим приказом.
  4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                               Мельников                           О.К. Мельников

С приказом ознакомлены:

Заместитель генерального                          Гладышев                                     Ю.П. Гладышев

директора                                                     26.12.2011

Заместитель генерального                          Крайнов                                           А.А. Крайнов

директора                                                     26.12.2011

В дело №

Комарова 21.12.2011

В.В. Комарова

249-57-99

Отдельный приказ о предоставлении права подписи приказов/распоряжений

В некоторых случаях может быть подготовлен отдельный приказ на предоставление права подписи приказов /распоряжений. Такой приказ должен содержать следующую информацию:

  • кому предоставляется право подписи (указывается Ф.И.О., должность сотрудника, наименование структурного подразделения);
  • дата, с которой предоставляется право подписи приказа/распоряжения. Если дата предоставления права подписи не будет указана, то такое право будет предоставлено с даты подписания приказа.

В случае предоставления права подписи на конкретный период, этот период должен быть указан в приказе. Если период не указан, то право подписи предоставляется на неопределенный срок и отменить право подписи в данном случае можно будет отдельным приказом;

  • перечень документов, на которые предоставляется право подписи (приказы/распоряжения).

Приказ доводится под подпись до указанного в нем ответственного работника.

Пример приказа о предоставлении права подписи приказов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

 «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ»

(ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ»)

ПРИКАЗ

15.12.2011                                                                                        № 185

г. Москва

О предоставлении права

подписи приказов

   В целях совершенствования документооборота открытого акционерного абщества «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Предоставить с 20 декабря 2011 года право подписи приказов по вопросам коммерческой деятельности руководителю коммерческого департамента Общества Плошкину И.П.
  2. Начальнику секретариата Башмаковой О.С. довести приказ до сведения руководителя коммерческого департамента Плошкина И.П.  в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
  3. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                 Лошавецкий                              А.К. Лошавецкий

Начальник секретариата

Башмакова  О.С. Башмакова

14.12.2012

С приказом ознакомлен

Руководитель коммерческого

Департамента                                               Плошкин                                           И.П. Плошкин

                                                                       16.12.2011

В дело № 01-05

Башмакова  21.12.2011

О.С. Башмакова 249-57-99


См. Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов, М, 1974.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль