Как сканировать документы для перевода в СЭД?

31

Вопрос

Что вы можете посоветовать по организации сканирования документов для перевода их в электронный вид в небольшой компании.

Ответ

Самый короткий ответ, который может быть, это следующий.

С точки зрения удобства использования и распространенности, наиболее разумно было бы рекомендовать продукцию компании ABBY. В этом случае у Вас не будет проблем ни с приобретением лицензий, ни с поддержкой, ни с поиском специалистов. В случае роста объемов и сложности решаемых задач, Вы всегда сможете перейти на промышленные конфигурации продукции ABBY, и, таким образом, развивать Вашу систему.

Однако хочу напомнить историю одного героя из очень известного литературного произведения: «… а у людей она слыхала, что это зло еще не так большой руки: лишь стоит завести …». Можно подставить, например, «сканер и программные средства».

Размер Вашей компании нам важен только потому, что Вы, таким образом, по-видимому, аккуратно намекнули на ограниченность Вашего бюджета. Также, и мы не устанем про это говорить и писать, к ключевым вопросом относятся не возможности технологий сами по себе, и не то, какая программа «лучше», а какая «хуже». В общем, для квалифицированного ответа Вы дали нам не очень много информации.


Также прочитайте о экспертизе ценности документов более подробно.


На самом деле, самыми важными исходными данными для решения Вашей задачи являются не размеры Вашей компании, а объемы документов, подлежащих сканированию и состав типов документов, которые Вы собираетесь обрабатывать. Также, крайне необходимо понять: с какой целью Вы собираетесь все это делать. Как эти электронные документы будут использоваться в Вашей работе? Должна ли быть обеспечена их юридическая значимость? Решению каких задач компании это сканирование поможет? Будет ли это Вашей компании выгодно, в конце концов?

В самом простом случае Вы сможете обойтись сканером или МФУ с прилагаемым к ним программным обеспечением. Если же объем сканируемых документов начнет возрастать, то Вам неминуемо придется задуматься о том, что будет происходить с документами после их сканирования и, особенно, в случае необходимости их долгосрочного хранения в электронном виде.

Как Вы их будете хранить? В иерархических директориях на общем диске? Но как тогда гарантировать, что кто-то случайно не удалит документ, или, например, из-за нехватки места? Или как тогда решать вопросы с информационной безопасностью – ведь все договоры или все заявки будут видны всей организации. Много вопросов также возникает в связи с обеспечением неизменности документов, поиска, а также с организацией параллельного использования архива документов в бумажном виде.

Учитывая все эти факторы, мы бы не рекомендовали рассматривать задачу преобразования потока бумажных документов в электронные как изолированную. Необходимо также к этому предусмотреть использование управляющей (или, как еще говорят, мета-) системы, которая будет обеспечивать идентификацию, организацию, хранение, разграничение доступа и поиск документов. Для простых задач это может быть, например, 1С:Документооборот. Но если Вы планируете рост и развитие Вашей организации, то эта задача должна рассматриваться в контексте долгосрочной стратегии развития Вашей информационной стратегии в целом, и системы документооборота, в частности.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль