В каких случаях нужно модернизировать СЭД?

2

Вопрос

В каких случаях нужно обратиться к новому подрядчику и модернизировать СЭД, а в каких  необходимо менять платформу?

Примерно год назад внедрили систему на предприятии. Но система не оправдала наших надежд. В связи с этим возник вопрос: в каких случаях нужно обратиться к новому подрядчику и модернизировать решение, а в каких  необходимо менять платформу?

Ответ

Есть несколько ситуаций, при возникновении которых можно с большой долей уверенности сказать, что компании необходимо менять платформу электронного документооборота. Первая – когда стоимость добавления новых функций к СЭД резко возрастает, и вторая – когда при планировании развития электронного документооборота основными сдерживающими факторами становятся технологические возможности системы (а не организационные особенности компании, например).


Интересная информация о выборе системы электронного документооборота размещена здесь.


В настоящее время можно наблюдать определенную закономерность: у недорогих СЭД точка резкого удорожания при наращивании функционала возникает раньше. Более дорогие системы имеют больший резерв для развития без резкого подорожания.

При общей неудовлетворенности системой электронного документооборота, учитывая, что смена платформы – довольно дорогое мероприятие, можно сначала попробовать найти другого ИТ-подрядчика, поскольку от него зависит значительная часть успеха в оптимизации СЭД.

Если находится достойный исполнитель с профессиональным штатом специалистов, который за разумные деньги готов оптимизировать имеющуюся СЭД, чтобы она должным образом удовлетворяла требования компании, то стоит остановиться на этом варианте. Если же котируемые ставки слишком высоки либо профессионализм потенциальных исполнителей вызывает сомнения, то имеет смысл задуматься о смене платформы электронного документооборота.

При миграции на новую платформу надо обязательно провести аудит требований и причины несоответствия существующей СЭД, иначе есть риск столкнуться с теми же самыми проблемами. В идеале надо оценить не только существующие в настоящий момент задачи, но и те, которые могут возникнуть в перспективе в ближайшие два-три года.

После этого желательно провести небольшое пилотное внедрение для проверки выбранной системы. К тому же большинство современных СЭД дают возможность бесплатно ознакомиться с trial-версией системы.

Одной из самых опасных ошибок при внедрении новой системы может стать попытка прописать в техническом задании «сделать все как было». Если у вас есть желание изменить систему, добавить новые функции, то вы должны понимать, что две разные платформы не могут дать одинаковый результат. Стремление работать по привычке может привести, как минимум, к невозможности использовать новые функции. Неверной будет и попытка начать внедрение новой системы с уже автоматизированных процессов. Надо понимать, что смена платформы – процесс не мгновенный, и переключение происходит не сразу. Более того, в некоторых случаях окончательного отказа от старой СЭД не происходит: она остается «жить» в организации как своеобразный архив.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль