Как снизить риски нарушения бизнес-процессов?

24

Вопрос

Каким образом снижаются риски нарушения бизнес-процессов при внедрении какой-либо ECM-платформы?

Ответ

Как показывает опыт, само по себе наличие ECM не является панацеей от всех проблем. Сегодня уже не модно говорить «документооборот». Достаточно сказать «ECM», и все будут смотреть на тебя с восхищением как на самого продвинутого специалиста! Да, современная ECM-система обладает определенным набором крайне полезных свойств, и среди них – наличие в пакете полнофункционального движка управления потоками работ (workflow), который обеспечивает прохождение документов по заданным маршрутам. Но для ответа на ваш вопрос этого недостаточно. Давайте сначала разберемся в понятиях, которыми мы пользуемся. Все дело в том, что часто термин «workflow» используется как полный синоним термина BPM, обозначающего управление корпоративными бизнес-процессами. Но это задачи очень разного уровня.

Так, системы класса workflow ориентированы на организацию коллективной работы с документами.

Например, в процессах их подготовки, согласования, исполнения, экспертизы.

Эти процессы, как правило, мало связаны с основной деятельностью компании. Также они предполагают относительно невысокую интенсивность процессов, поскольку обработка документа на каждом этапе может быть достаточно длительной. Другими словами, это системы, ориентированные на документ.

В отличие от них, системы управления бизнес-процессами (BPM – Business Process Management), как явно вытекает из их названия, ориентированы на процессы, которые документально и организационно поддерживают основной производственный процесс компании, например: выдачу кредита в банке, согласование ущерба в страховой компании, подключение абонента или услуги абоненту в телекоме, согласование оплаты счета поставщика в торговле и т.п.

Эти процессы предусматривают очень высокую интенсивность обработки, а также необходимость интеграции с основной управляющей бизнес-системой компании (АБС – автоматизированной банковской системой, ERP, CRM…) с целью получения нужных для принятия решения данных и фиксации результатов процесса. Другими словами, это системы, ориентированные на процесс.

Остается одна пограничная область, когда процессы одновременно и ориентированы на документ, и являются основными производственными процессами в организации – например, в органах управления. А задачи автоматизации работы административного аппарата не могут быть легкими по определению…

Можно сказать, наличие в вашей системе задач, реализованных с помощью workflow или BPM, гарантирует вам то, что все процессы будут выполняться строго в заданном при разработке порядке, в установленные для каждого этапа и процесса в целом сроки. На порядок исполнения процесса исполнитель может влиять только в определенных при проектировании автоматизированного процесса рамках, а любое нарушение сроков будет немедленно эскалировано для анализа и принятия компенсирующих мер. Таким образом, будет достигнута та цель, ради который мы автоматизируем процессы – неукоснительное исполнение корпоративных бизнес-процессов.

Однако имеются два  важных замечания.

Первое: чтобы контролировать исполнение бизнес-процессов, эти процессы должны быть заранее утверждены и надлежащим образом описаны. Без этого разработчик не сможет спроектировать систему для их автоматизации, а вы не сможете проверить, что было автоматизировано на самом деле и препятствует ли действительно автоматизация нарушению корпоративных бизнес-процессов.

Второе: как уже было сказано выше, далеко не все ECM-системы включают в себя настолько производительные, функциональные, надежные системы управления потоками работ, чтобы их можно было использовать для контроля корпоративных бизнес-процессов.

К сожалению, большинство наших доморощенных workflow-систем не обеспечивают достаточную мощность даже для управления простыми потоками работ, хотя и без тени смущения объявляют себя системами класса BPM.

В подавляющем большинстве известных случаев для автоматизации корпоративных бизнес процессов приходится разворачивать специализированную промышленную BPM-систему. И хотя последняя может работать самостоятельно, тем не менее наилучшие результаты достигаются именно при совместном использовании ECM- и BPM-систем. Решение вопросов о том, какая из них имеет более высокий приоритет и какова должна быть последовательность внедрения, зависит от специфики  бизнеса.

Лично я принадлежу к партии ECM и полагаю на основании своего опыта, что первой должна внедряться именно ECM-система, а затем на ее основе можно автоматизировать бизнес-процессы.

Итак, как вытекает из сказанного выше, для снижения рисков нарушения бизнес-процессов в вашей компании одного только внедрения ECM-системы может быть недостаточно.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль