Как оценить качество работы сотрудников в СЭД?

14

Вопрос

Меня интересует система оценки качества работы сотрудников в СЭД. Какие есть показатели эффективности? По каким критериям нужно оценивать эту эффективность?

Ответ

СЭД накапливает огромное количество информации относительно того, когда было выдано поручение и в какие сроки оно было исполнено.


Читайте о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД еще больше по ссылке.


Таким образом, мы можем извлечь крайне полезную информацию об эффективности работы сотрудника: сколько поручений он выполнил в срок, досрочно и с нарушениями. Также можно/нужно учитывать факты продления срока исполнения, например, по объективным причинам – из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте, недостатка информации и т.д.

На основании этих данных мы можем агрегировать показатели работы сотрудников в показатели работы подразделений и сравнить эти показатели с аналогичными показателями работы за предыдущий период(ы). Важную информацию можно получить, проанализировав эти показатели в некоторых разрезах, например: в разрезе тематики вопроса, источников поступления документов, уровня контроля и т.д.

Вопрос только в том, достаточно ли вам таких сугубо формальных данных для оценки деятельности сотрудника? Например, всем известно, что немалое количество поручений выдаются «задним числом». Возможно, необходимо нормировать и общее количество поручений: сотрудник ведь не автомат по производству ответов, ответ не рождается мгновенно, он требует подготовки. Еще более сложные методы анализа требуются, когда реализована система заместителей и делегирования поручений. Или, например, в случае слияния, разделения, ликвидации подразделений. С другой стороны, важно также учитывать количество повторных обращений по данному вопросу, а также то, сдал ли сотрудник результаты работы с первого раза и был ли это ответ по существу или просто отписка.

Однако вопросы релевантности формальных оценок могут быть поставлены гораздо шире и глубже.

Допустим, сотрудник отработал входящий запрос подробно и точно в срок. Молодец ли он? А что если некий не в меру активный гражданин направил свой запрос сразу в несколько подразделений органа управления, и каждый исполнитель отработал свою задачу качественно, в срок, но все они дали существенно разные ответы? А если это был запрос не гражданина, а надзирающего органа? Таким образом, ответ в срок не есть единственный критерий качества работы сотрудника.

Сказанное означает, что современная СЭД должна не только содержать средства контроля работы сотрудника, но и предоставлять всю необходимую информацию для его работы, то есть обеспечивать возможности глубокого поиска информации в системе, анализа связанных вопросов и использования результатов задач, которые решаются на различных уровнях исполнения, накопления рабочих материалов и т.д. Система должна поддерживать функцию сквозного контроля исполнения задачи на всех уровнях управления вплоть до исполнителя, работающего в подчиненном органе управления. Жизненно важным механизмом является возможность визуализации дерева поручений с учетом всех связей между поручением и связанными с ним задачами.

Совершенно понятно, что в такой постановке вопроса традиционные системы СЭД просто не в состоянии обеспечить должный уровень организации, представления, поиска и хранения информации. Просто регистрационными карточками тут не обойтись. Для того чтобы обеспечить работу такого уровня, СЭД должны быть построены на платформе современных промышленных ECM-систем.

Подобные разработки ведет компания «TerraLink», используя в качестве платформы OpenText Content Server. Поскольку результирующие системы по своему уровню и качеству работы с информацией существенно отличаются от традиционных СЭД, наше рабочее название для систем такого класса иное – СППР  (системы поддержки принятия административных решений).

И еще хотелось бы предупредить читателей относительно опасности абсолютизации механических оценок.

Есть отзывы, что внедрение подобных систем расчетов показателей работы сотрудников в некоторых компаниях приводили к возрастанию количества бессодержательных ответов, а также способствовали возрастанию напряженности в коллективе.

Таким образом, вопросы, связанные с выбором и реализацией в СЭД критериев оценки работы сотрудников, требуют не только серьезного методологического и программного обеспечения, но и всесторонней поддержки со стороны службы управления персоналом.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль