Как взаимодействуют СЭД и контролирующие органы?

13

Вопрос

Насколько при внедрении системы электронного документооборота снижаются риски, связанные со взаимодействием компании с контролирующими органами?

Ответ

Основной риск при работе с контролирующими органами, как внешними, так и внутренними, состоит в сложности подбора всей необходимой информации по предмету запроса, причем в очень жестких временных рамках.

Для того чтобы отработать запрос или подобрать все требуемые во время камеральной/аудиторской проверки документы, приходится отрывать от работы квалифицированных сотрудников, что зачастую может привести к приостановке  работы всей бухгалтерии. Автоматизация подборки и массовой печати всех документов, связанных с конкретной финансово-хозяйственной операцией, является в этом случае едва ли ни единственным выходом из положения.

Так, например, на Западе системы электронного документооборота внедряются в первую очередь для автоматизации работы именно с финансово-хозяйственными, а не административными документами.

Здесь мы понимаем, что для минимизации рисков должна быть реализована система архивирования финансово-хозяйственных документов, которая в свою очередь должна быть глубоко интегрирована в корпоративную ERP-систему.

Еще более сложная ситуация наблюдается в так называемых регулируемых отраслях, где во время проверок требуется не только предоставить результирующие документы, но и доказать, что документ подготовлен полностью в соответствии с установленными политиками и требованиями.

Все это наиболее характерно для отраслей, продукция которых необходима для жизнеобеспечения человека как биологического индивида – производство лекарств и медицинского оборудования, продуктов питания и т.п.

В этом случае компания должна продемонстрировать полную историю работы с документом – от шаблона, на основании которого документ изготовлен, до маршрута его согласования, порядок создания версий, историю смены значений его атрибутов, а также показать, как соблюдались установленные правила доступа к документу. Все это накладывает очень высокие требования к платформам документооборота, поэтому в таких отраслях востребованы только высокопроизводительные, масштабируемые, устойчивые продукты мирового уровня. Здесь могут работать только лидеры – EMC, IBM, OpenText.

Во многих случаях для прохождения проверки достаточно предъявить бумажную, заверенную уполномоченным сотрудником копию электронного документа. Изъятие оригинала происходит в исключительных случаях, в частности, при решении вопросов в суде, что вполне может быть, увы, логическим продолжением проверки.

Мы надеемся, что культура работы с электронными документами в нашей стране вскоре кардинально повысится. Не далее как 13 февраля 2014 года Председатель Правительства Дмитрий Медведев провел очередное заседание Правительственной комиссии по использованию информационных технологий.

В частности, был рассмотрен переход федеральных органов исполнительной власти на электронный обмен документами, который должен быть завершен до конца 2017 года. Согласно принятому решению, до 26 мая 2014 года Минкомсвязью совместно с Росархивом будут подготовлены комплексные предложения по обеспечению централизованного приема, хранения электронных документов и доступа к ним.

В этой связи можно надеяться, что последние препятствия к признанию юридической силы электронных документов будут устранены и полностью отпадет какая-либо необходимость дополнительного заверения их бумажных копий – естественно, в случае если их электронное хранение было организовано надлежащим образом с помощью промышленной системы архивирования.

Примером такой среды для промышленного хранения контента может служить недавно выпущенный продукт OpenText Archive для объединения всех видов корпоративной информации в едином архиве, который обеспечивает эффективное архивирование корпоративной информации в едином масштабируемом хранилище, помогает упростить процесс управления данными и одновременно сократить связанные с этим издержки.

Большинство вендоров, представленных сегодня на рынке, предлагают решения, позволяющие архивировать только критически важный контент, в то время как платформа OpenText Archive обеспечивает хранение абсолютно всех видов информации в рамках одного решения. Таким образом, платформа OpenText Archive способна обеспечить экономию до 50% при долгосрочном хранении данных по сравнению с другими средствами архивирования.

Такие впечатляющие показатели экономии достигаются благодаря рациональной инфраструктуре хранилища, правильному выбору носителей данных, а также отказу от устаревших систем.

Для организации доступа к данным в хранилище используется многоуровневый подход, обеспечивающий общую оптимизацию политик хранения. OpenText Archive поддерживает новейшие устройства и технологии записи, среди которых оптические носители, жесткие диски, магнитные ленты и облака.

С другой стороны, совершенно понятно, что если компания не обеспечивает надлежащее хранение документов, не соблюдает правила их обработки и сроки хранения, то никакая система документооборота риски не минимизирует: наоборот, все ошибки будут еще более отчетливо видны при любой проверке. Однако компании, которая соблюдает правила и придерживается высоких стандартов ведения бизнеса, система электронного документооборота окажет неоценимую помощь как в минимизации себестоимости бизнес-процессов, так, в частности, и при проведении проверок контролирующими органами.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль