Как быть с делами, которые поручают мне коллеги?

5

Вопрос

Как быть с делами, которые поручают мне коллеги – сотрудники подразделений нашей компании?

Ответ

Все дела, поступающие “к исполнению”, могут быть оценены по двум критериям: важность дела и его срочность. Важность дела определяется тем, насколько оно продвигает к достижению цели (или насколько создает угрозу ее недостижения). С этой точки зрения подготовка к встрече с приоритетным клиентом и ответ на рекламную рассылку – дела очень разной степени важности. Срочность дела определяется временем, в течение которого оно “имеет смысл”. Не следует заказывать гостиницу завтра, если посетитель прилетает сегодня, равно как рассылка новогодних поздравлений клиентам не имеет смысла в середине января. Таким образом, дела можно разделить на четыре категории: “важные и срочные”, “важные и несрочные”, “неважные и срочные”, “неважные и несрочные”.

Представьте ситуацию. Вы пришли в понедельник утром на работу. Сейчас 9 часов. Из факса, стоящего на автомате, свисает длиннющая лента полученных сообщений. Вы предполагаете, что столько же их накопилось в электронном почтовом ящике. Часть из них, безусловно, важна и требует ответа. На столе вас ждет записка, из которой следует, что в 9.30 вам нужно представить руководителю аналитическую справку (2 страницы), которая в принципе готова, но ее надо еще раз просмотреть и распечатать в двух экземплярах. От этой справки зависит подготовка руководителем вариантов решения к важной встрече, назначенной на 15.30. В 10 часов будет совещание, материалы к которому вас еще в пятницу просили размножить по количеству участников (8 страниц на 14 человек). Самих материалов до сих пор нет, и надо звонить в отдел N, напомнить, чтобы их принесли. Кроме того, к совещанию надо приготовить кофе. Специалист из отдела М в полдень улетает в командировку и пришел с просьбой отформатировать и распечатать сообщение, которое он хочет взять с собой (“В четырех экземплярах, пожалуйста!”). Eще вы помните, что надо позвонить и записать собственного ребенка на прием к врачу на 16.30. И вы, к сожалению, не успели позавтракать (приболевший малыш капризничал все утро) и очень надеетесь на чашку кофе.

Попробуйте определить, какие из предложенных дел на данный момент “важные и срочные”, “важные и несрочные”, “неважные и срочные”, “неважные и несрочные”.

“Порядок выполнения” будет продиктован именно этой классификацией. Специалисту из подразделения М, видимо, придется подождать, пока вы закончите со справкой и подготовкой к совещанию, а может, и пока вы бегло просмотрите содержимое почтового ящика в поисках срочных и важных сообщений, как бы он ни был уверен, что “он улетает через 3 часа, и надо не почту читать, а заняться этим серьезнейшим вопросом!”. Равно как звонок в отдел N придется сделать до того, как вы отправитесь к руководителю со справкой (а лучше и до того, как начнете ее распечатывать), так как надежды, что материалы появятся в ту же секунду, как вы позвонили, почти нет (вы хорошо знаете коллег и понимаете, что “Несу!” – это минут 10), а вам ведь надо иметь время их размножить. Да и кофе придется готовить.

Все, что изложено в предыдущих нескольких абзацах, совсем не так легко исполнить. Секретарю понадобится много разных умений и знаний, прежде чем “коллеги с делами” станут управляемым потоком. Какие же это умения и знания?

Во-первых, владение информацией: о целях (без этого невозможно определить важность дел), должностных обязанностях сотрудников (в ситуации “настоящей запарки” придется отказать в просьбе именно тем коллегам, которые пытаются “перевесить” на вас свои дела и обязанности), ожиданиях от своей работы (т. е. “стандартах” выполнения собственных обязанностей).

Кроме того, потребуются навыки грамотного общения. Умение объяснить отказ понятным для коллеги образом (“К сожалению, я не смогу заняться этим ранее половины пятого и боюсь, что в это время делать обзвон по твоим регионам будет уже поздно: люди просто с работы уйдут, у нас ведь 4 часа разницы во времени; мне кажется, на данный момент было бы эффективнее тебе сделать это самому”). Умение правильно задать вопрос, с тем чтобы выяснить реальную срочность дела. Умение правильно определить приоритетность дела.

Есть и еще два умения – незаменимые помощники в этом процессе. Первое – это умение мыслить перспективно, просчитывая ходы, предсказывая последствия тех или иных событий и вероятность возникновения событий и последствий. Второе – умение мыслить “нестандартно”, “творчески”. Многие дела имеют более рациональный способ их реализации, могут быть скомбинированы более удобным образом.

Возможен ли какой-то другой порядок выполнения дел в приведенном выше примере? Можно ли скомбинировать предложенные дела?

Звонить в подразделение, пока печатается справка? Просматривать справку, запустив материалы для копирования? Включить кофеварку, чтобы кофе готовился, пока вы у руководителя? А может, материалы к совещанию попросить в электронном виде (да еще “скинуть” по внутренней сети, чтобы не тратить время на ходьбу по отделам) и не ксерокопировать, а распечатать, тогда не надо будет раскладывать копии (если у ксерокса нет такой опции), да и от компьютера можно не отходить, занимаясь просматриванием почтового ящика?

Рассуждая о знаниях и навыках, необходимых секретарю для того, чтобы коммуникация с коллегами проходила эффективно и дела выполнялись вовремя и без сбоев, нельзя обойти вниманием еще одно очень существенное умение – умение быть внимательным к деталям. Как же развить в себе такое внимание?

Во-первых, определите для себя, какие детали существенны в вашей работе (сделать это можно при помощи подробного и заинтересованного анализа). Вы будете знать, на что следует обращать внимание в первую очередь.

Во-вторых, секретарю следует понимать, какие существуют “слабые звенья” в той или иной ситуации, в том или ином деле (обстоятельства, люди, детали в документах, возможные сложности с техникой, прочее).

В ситуации, когда доскональная проверка невозможна, проверяйте в первую очередь важные “слабые звенья”. Кроме того, такие “слабые звенья” служат дополнительным стимулом для продумывания другого, “лучшего”, “запасного” варианта (на случай, если “слабое звено даст сбой”), а значит, способствуют развитию того самого “нестандартного”, “альтернативного” мышления.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.42%
  • Делопроизводство 15.83%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.83%
  • Имидж секретаря 10.83%
  • Деловой этикет 11.25%
  • Карьерный рост 7.92%
  • Документооборот 17.5%
  • Электронный документооборот 15.83%
  • Архивное дело 82.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль