Как определить задачу BPM-проекта?

29

Вопрос

Деятельность нашей компании связана с использованием большого количества оборудования, которое требует постоянного обслуживания. Т.е. процесс материально-технического снабжения является в компании одним из главных. Какая, исходя из этого, будет стоять основная задача BPM-проекта?

Ответ

Начнем с того, что термин «материально-техническое снабжение» был весьма распространен во времена плановой советской экономики. Сегодня экономика России радикально другая. Конкуренция на рынке неизмеримо возросла, запросы и потребности пользователей меняются очень быстро, кроме того, и само государство осуществляет свои регулирующие/контролирующие функции совсем по-другому. Производители ищут новые возможности сокращения затрат на производство. А некоторые ответственные сотрудники – возможность с личной выгодой воспользоваться своими полномочиями при принятии решения о выборе поставщика или сроках оплаты его услуг. И все это непосредственно отражается на том, как в настоящих условиях должна выполняться корпоративная функция обеспечения производства необходимыми ресурсами – и не только материальными.

В современной экономической, технической и другой специализированной литературе используется, в основном, термин «управление закупками».

Под управлением закупками принято понимать такую область деятельности компании, в результате которой компания приобретает необходимые ей товары и услуги для использования, дальнейшей переработки или перепродажи в зависимости от ее рода деятельности: торговой, производственной или иной.

В зону ответственности корпоративной службы управления закупками (СУЗ) попадают все (или практически все) типы приобретений: закупка сырья, оборудования, запасных частей, программного обеспечения, организация аренды торговых площадей, покупка услуг подрядчиков – например, рекламных, маркетинговых, кадровых агентств и т.д.

Специфика приобретений зависит от многих факторов, в первую очередь – от отраслевой принадлежности компании.

Решая задачу своевременного и полного удовлетворения бизнес-подразделений ресурсами, СУЗ при этом должна обеспечивать еще и максимальную эффективность этого процесса: снижать стоимость приобретаемых ресурсов, сроки их поставки, минимизировать остатки на складе, но и, что немаловажно, обеспечивать поставки наиболее современного и технологического сырья (оборудования, комплектующих…), максимально снижать другие затраты, минимизировать общую стоимость владения оборудованием, исключать злоупотребления.

Очевидно, что без тесного и конструктивного взаимодействия с бизнес-подразделениями задачю оптимизации закупок решить невозможно. В концепции современной организации закупок бизнес-подразделения выступают как внутренние заказчики СУЗ, и главная задача СУЗ – обеспечить повышение эффективности их работы.

Таким образом, становится понятно, что организация СУЗ предусматривает масштабные бизнес-процессы, охватывающие несколько, если не большинство подразделений компании, в первую очередь, собственно СУЗ, бизнес-подразделения, финансовый блок и бухгалтерию.

Масштаб работы СУЗ становится еще более ощутимым в случае ее работы в крупных холдингах, централизующих общекорпоративные функции в Единых Финансовых Центрах Обслуживания (ЕЦО, ЦФО). Поскольку в крупных территориально распределенных холдингах точки принятия решений и генерации документов отделены от центра обработки, то все коммуникации СУЗ с бизнес-единицами неизбежно осуществляются в электронном виде. Вопрос поддержки необходимого уровня юридической значимости сообщения в виду его влияния на экономическую эффективность сделки очень важен, но напрямую не относится к теме нашего обсуждения.

Из вышесказанного понятна роль и важность систем управления бизнес-процессами как наиболее эффективного, из всех известных на сегодня, механизма реализации корпоративных политик и процедур, обеспечивающего полную прозрачность процесса принятия решений, позволяющего определить роль и установить персональную ответственность каждого сотрудника во всех корпоративных процессах, и, конечно же, в процессе закупки также.

В российском сегменте Интернета можно найти высказывание о том, что все закупки должны быть выстроены как единый бизнес-процесс, который начинается с того момента, когда возникает потребность в приобретении ресурса, и заканчивается исполнением контрагентом своих обязательств перед заказчиком. Мне лично представляется, что это скорее красивая метафора, описывающая бизнес-функцию СУЗ в целом, чем определение бизнес-процесса. Такой подход не поможет нам понять, как и где применять BPM в работе СУЗ. Давайте попробуем выделить основные (могут быть и другие) этапы работы СУЗ. В зависимости от специфики и сложившихся принципов работы, можно указать, по крайней мере, на следующие из них:

  • мониторинг рынка поставщиков, согласование со службами безопасности,  ведение списка рекомендованных поставщиков и истории работы с поставщиками;
  • сбор и, обычно, агрегирование заявок бизнес-подразделений на оперативную закупку ресурсов;
  • формирование и мониторинг плана закупок на следующий за текущим период финансового планирования;
  • проведение конкурсов с целью выбора поставщика;
  • проведение коммерческих переговоров и согласование условий поставки;
  • контрактация выбранного поставщика на согласованных условиях;
  • мониторинг поставки от момента оплаты до передачи ресурса в производство;
  • контроль и обработка счетов поставщиков.

На каждом из этих этапов действуют определенные корпоративные правила, соблюдение которых без применения BPM в современных условиях может оказаться весьма сложным, если вообще возможным. Кроме того, применение BPM позволит действительно выбрать наиболее подходящего поставщика, с полной ответственностью всех сотрудников, участвующих в процессе, и устранить саму почву для конфликта интересов. Автоматизация работы позволит сделать процесс более прозрачным и существенно упростит работу подразделений внутреннего контроля и аудита, а также внешних проверяющих органов. Таким образом, автоматизация работы СУЗ может стать источником значительного снижения затрат для любой компании — независимо от ее отраслевой принадлежности и формы собственности.

Повышение прозрачности процесса позволяет сэкономить корпоративные средства, по статистике, не менее чем на 20%.

Кроме того, сама СУЗ начинает работать более эффективно — автоматизация рутинного труда позволяет в разы снизить трудозатраты и сместить акцент на более важные для управления закупками задачи, например, на обработку исключительных ситуаций, их анализ и устранение причин их возникновения.

Порядок внедрения и глубина автоматизации указанных выше процессов специфичны для каждого заказчика и зависят только от тех целей, которые он перед собой ставит.

Говоря о применение BPM для автоматизации работы СУЗ в контексте вопроса читателя, следует обратить особое внимание на то, что деятельность его компании связана с использованием большого количества оборудования, которое требует постоянного обслуживания.

Эта ситуация характерна для нефтегазовой отрасли, энергетики, телекоммуникаций, добычи и переработки полезных ископаемых, дискретного производства и др.

В ситуации интенсивного использования оборудования характерны случаи неожиданных поломок оборудования, а также других исключительных ситуаций техногенного характера.

В этой связи, прежде чем разместить в СУЗ заказ на закупку новых комплектующих взамен вышедших из строя или вызов ремонтной команды, необходимо выявить причину неисправности, точно диагностировать, какой именно блок подлежит замене, иметь полную картину ремонта и обслуживания данной единицы оборудования.

И тут важно обратить внимание на то, что BPM, при всей его мощи и полезности в других вопросах, окажет нам очень мало помощи в этой критической ситуации, чреватой не только снижением объема выпуска продукции, но и, возможно, расширением масштаба аварийной ситуации.

В таком случае необходимо оперативно обратиться и в корпоративную ERP-систему для просмотра историй работы с данной единицей оборудования, и, что немаловажно, в корпоративную ECM-систему для того, чтобы получить чертеж (план, карту) монтажа и другую информацию, представленную в виде документов. Хорошей практикой является фотографирование неисправной единицы оборудования и размещение этой фотографии в ECM-системе для того, чтобы ремонтная бригада или СУЗ могли более точно спланировать свою работу. А для этого нужна интеграция с мобильными устройствами!

И даже не рассматривая автоматизацию работы в целях устранения критических ситуаций, необходимо отметить, что необходима совместная работа BPM и ECM и при автоматизации работы отдельных, указанных выше, этапов работы СУЗ. Это видно из того, что все входящие документы, поступающие сотруднику на обработку и инициирующие старт экземпляра бизнес-процесса, равно как документы, возникающие в ходе его исполнения, не говоря уже о документах, утвержденных участниками по результатам исполнения, обязательно должны быть сохранены для дальнейшего использования и анализа. То есть размещены в ECM-системе с соответствующими статусами и правами на доступ к ним для соответствующих категорий пользователей.

И вот здесь самое время и место совершенно определенно указать на то, что исключительно только за счет внедрения BPM оптимизировать работу СУЗ мы не сможем.

Необходима серьезная, кропотливая работа по унификации оборудования, стандартизации бизнес-процессов, совершенствования корпоративных политик, оптимизации организационной структуры компании и др.

Тут также неоценимую помощь нам окажет корпоративная ECM-система, с помощью которой мы сможем подготовить, согласовать и организовать исполнение соответствующих нормативных и организационных документов.

Споры о том, что важнее – BPM или ECM начаты задолго до нас, и нам никогда не доведется узнать, кто же победил в этом споре. Равно как и в споре о том, нужна ли ECM система только для того, чтобы обслуживать BPM, и что есть сам BPM – часть ли ECM-системы или часть ERP системы, либо вообще BPM есть совсем отдельный и самодостаточный продукт. Собственно, архитектура ПО – это не самое важное в тот момент, когда останавливается дорогостоящее оборудование и/или крайне активный химический реагент уходит в атмосферу. Для нас принципиально важно понять, что BPM – это не аспирин! В природе просто не существует такого отдельного волшебного программного средства, чтобы, применяя единственно его, мы могли решить любую заданную задачу.

Понимая важность каждого из обсуждавшихся выше инструментов и необходимость их совместного использования, компания OpenText продвигает на рынок концепцию и программное обеспечение для целостного управления корпоративной информацией - EIM (Enterprise Information Management).

 Комплекс программных средств компании OpenText для EIM состоит из ряда разделов, важнейшими их которых для нас с вами являются:

управление корпоративным контентом (ECM) и управление корпоративными бизнес-процессами (BPM), причем, в самой тесной интеграции с ERP-системой корпоративного уровня.

 Основываясь на этой концепции и применяя программное обеспечение от компании OpenText, заказчики могут решать самые сложные задачи совершенствования управления деятельностью компании в целом, а также ее отдельных подразделений, в том числе, и СУЗ.

В свою очередь, компания TerraLink, ориентируясь на типовые потребности российских пользователей и используя ПО от компании OpenText, выпустила на рынок единую линейку продуктов TerraLink ECM Line, которая позволяет, основываясь на единых методологических и технических принципах, обеспечить обработку основных критически важных видов бизнес-контента:

организационно-распорядительных документов, договоров, финансовых первичных документов и технических документов.

Линейка построена по модульному принципу, что позволяет нашим заказчикам выбрать тот комплект программных средств, который в максимально короткие сроки позволит качественно и эффективно решить его бизнес-задачу. Полагаю, что для автоматизации работы СУЗ могут быть полезны, в той или иной степени, каждый из компонентов TerraLink ECM Line.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль