Обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии?

22

Вопрос

А обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии или достаточно внедрить ее в отдельном подразделении?

Ответ

По своей сути ECM-система, как вытекает из ее названия, – это система управления контентом именно корпоративного масштаба. Основной экономический эффект от ее внедрения достигается в случае ее массового использования.

Однако понятно, что это слишком общее заявление: многое зависит от того, о каком подразделении идет речь. Если это важное для бизнеса компании подразделение и в нем работает значительное количество сотрудников, вполне возможно, что внедрение ECM-системы в этом случае будет локализовано именно в этом подразделении.

Например, это подразделение по работе с клиентами, и его сотрудникам необходимо накапливать большие объемы документов по каждому клиенту (клиентские досье в банке, архивы клиентских дел в телекоме). Или, например, это эксплуатационное подразделение электрогенерирующей компании, которое обязано накапливать чертежи, схемы, карты по всем техническим местам и техническим единицам оборудования.

Но надо иметь в виду, что есть приложения, которые невозможно локализовать в рамках одного, даже очень крупного подразделения.

Например, управление договорной работой, управление организационно-распорядительными документами и т.д.

Категорически неправильным подходом является похожий на заявленный в вопросе, но рассматривающий внедрение ECM не с точки зрения организационной структуры, а с точки зрения функциональной архитектуры. В максимально утрированном виде он звучит так: «одно приложение – одна задача». Порок этого подхода состоит в том, что, следуя ему, предприятие будет иметь несколько принципиально разных ECM-систем, и это станет черной дырой, которая будет пожирать ваши административные расходы, а также будет требовать постоянных затрат на консалтинг и поддержку интеграции. Обычно такая, прямо скажем, «каша» является следствием процесса неорганического роста компании – роста путем слияния и поглощений, когда в работу вовлекаются очень разные компании с разной информационной инфраструктурой. Но ориентироваться на такой подход в условиях нормальной работы, планировать его как стратегию развития вашей ECM-системы – бессмысленно и крайне опасно.

В любом случае, если вы рассматриваете в целях упрощения только один срез внедрения ECM, не важно какой – по оргштатной структуре, по задачам, по территориям, типам документов или по способам их поступления в систему и последующего хранения, то такая ECM-система очень скоро станет совершенно неэффективной.

Итак, какова бы ни была политика вашей компании в области внедрения ECM, совершенно понятно, что почти в любом случае внедрение начнется с какого-то одного, пилотного, подразделения. Возможно, вы на нем и остановитесь. Тем не менее, если вы хотите получить реальный эффект от внедрения ECM-платформы, следует планировать ее внедрение в масштабе всего предприятия для решения всех существующих, равно как и перспективных, задач управления корпоративным контентом.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль