Как заполнять исполнителями журнала регистрации документов?

28

Вопрос

Заполнение исполнителями журнала регистрации документов

У нас в организации журнал регистрации документов ведется в электронном виде, а доступ к нему есть только у секретарей. А входящих документов очень много. Как наладить заполнение графы журнала «Ход исполнения документов»? Существует ли специальный общий журнал для исполнителей, где они фиксируют ход исполнения по входящим документам, а секретарь потом уже сам вносит данные в журнал регистрации исполнения документов?

Ответ

Ваш вопрос, по сути, касается не столько организации работы по заполнению конкретной графы журнала, куда вносятся данные о ходе исполнения документа, сколько организации работы с документами в целом в организации. Из вашего вопроса можно сделать вывод, что у вас нет отдела делопроизводства (канцелярии), а регистрацией входящих и, видимо, исходящих занимается секретарь. Вообще, это не функция секретаря – осуществлять контроль исполнения документов, но если у вас небольшая организация и небольшой объем документооборота, а секретарь не полностью загружен выполнением своих секретарских обязанностей, то вполне допустимо поручить ведение делопроизводства секретарю. Это первое.


Читайте о контроле исполнения документов еще больше по ссылке.


Второе: можно говорить об отслеживании хода исполнения документов (эта работа называется «контроль исполнения документов»), а можно говорить о внесении в журнал отметок о результатах исполнения (например, если в ответ на входящий документ подготовлено ответное письмо, то при регистрации подготовленного письма как исходящего в журнале регистрации входящих нужно сделать отметку о результатах исполнения: в графу журнала вносится дата и номер подготовленного ответа – исходящего письма). Фактически это заключительный этап контроля исполнения документов: внесение в журнал сведений о подготовленном ответе означает снятие документа с контроля.

По поводу первого могу сказать, что вам нужно с нуля организовывать систему контроля исполнения документов, и тут простыми рекомендациями вроде заведения еще одного журнала не обойдешься.


Читайте об организации контроля исполнения документов в делопроизводствее еще больше по ссылке.


По поводу второго могу сказать, что если у вас секретарь регистрирует входящие документы, то секретарь должен регистрировать и исходящие документы, а следовательно, он и должен вносить в журнал сведения о результатах исполнения


Интересная информация о журналах регистрации документов размещена здесь.


входящего документа. Допускаю, что у вас регистрация исходящих ведется в структурных подразделениях (ваш вопрос дает основание для такого предположения), то есть в этом случае секретарь, действительно, лишен возможности отслеживать исполнение документов. Для того чтобы, как говорится, свести концы с концами, все средства хороши, то есть вам нужно придумать какой-то способ доведения до секретаря информации об исполненных документах. Никаких специальных журналов для исполнителей, как вы говорите, не существует просто потому, что говорить о правильной организации работы с документами в этом случае не приходится. При правильной организации делопроизводства, как уже отмечено выше, регистрация входящих и исходящих должна быть в одной точке (в канцелярии или у секретаря).

На мой взгляд, вам необходимо убеждать руководство в том, что нужно создавать систему делопроизводства в организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.06%
  • Делопроизводство 19.1%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.07%
  • Имидж секретаря 12.56%
  • Деловой этикет 13.57%
  • Карьерный рост 9.55%
  • Документооборот 21.11%
  • Электронный документооборот 18.09%
  • Архивное дело 80.4%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль