Как отмечаются документы переданные в архив организации?

9

Вопрос

Передача документов в архив организации

Подскажите, пожалуйста, как отмечаются документы в номенклатуре дел, которые были переданы в архив организации? Пишется ли это в примечании? И что делать с индексами дел, которые уже находятся в архиве, при составлении номенклатуры дел на следующий год?

Ответ

Передача документов в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений. Опись дел – это документ, который составляется на основании номенклатуры дел именно для организации передачи документов, подлежащих хранению, в архив организации. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения свыше 10 лет, при этом на документы по личному составу составляется отдельная опись. О том, как составляются описи, смотрите:

* Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002).


Читайте подробнее о организационных документах по этой ссылке.


По существующим правилам, в архив организации передаются только документы со сроками хранения свыше 10 лет, но в некоторых организациях архивы принимают на хранение документы со сроками хранения до 10 лет включительно (может быть так, что в подразделениях совершенно нет места для хранения документов, а в архиве организации есть свободные площади). В этом случае на документы со сроками хранения до 10 лет описи не составляются и документы передаются по номенклатуре дел, тогда в графе «Примечания» номенклатуры дел проставляются отметки о передаче дела в архив.


Вы узнаете больше о передаче документов в архив, если перейдете в материал.


Индексы дел могут повторяться из года в год. Идентификатором дела является не только его индекс, но и все те сведения, которые указываются на обложке дела: наименование организации, наименование структурного подразделения, заголовок дела, индекс, том (часть), крайние даты дела, срок хранения. Даже если большая часть сведений совпадает, дела будут различаться годом (крайними датами).


У вас не останется вопросов о ведении архива после прочтения статьи по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.16%
  • Делопроизводство 14.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.96%
  • Имидж секретаря 10.96%
  • Деловой этикет 10.96%
  • Карьерный рост 8.9%
  • Документооборот 15.75%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 80.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль