Как составить положение об экспертной комиссии?

196

Вопрос

Какими документами нужно руководствоваться при составлении Положения об экспертной комиссии? Как оформляется этот документ?

Ответ

Основой для составления положения об экспертной комиссии конкретной организации служит Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв.  приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) и Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

На основе Примерного положения каждая организация обязана разработать положение об экспертной комиссии для своей организации.

Если в организации не было положения об экспертной комиссии, надо изучить Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и разделы в Основных правилах работы архивов организаций, посвященные экспертизе ценности документов. Если в организации есть архивист или архивариус, ему поручают организационную работу по созданию комиссии и написанию положения о ней. Если за делопроизводство и архив отвечает секретарь, эту ответственную работу выполняет он.

Задачи, функции и права ЭК Приступая к составлению Положения об ЭК, необходимо уяснить ее основные задачи, функции, права и юридический статус в организации.

     Основным задачами ЭК являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
  • рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы;
  • контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации.

           Функции ЭК заключаются в:

  • осуществлении методического руководства работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации;
  • организации ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
  • рассмотрении и принятии решений об одобрении (утверждении):
    • проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям организации);
    • описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации;
    • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);
    • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
    • предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы;
  • осуществлении контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив);
  • организации инструктажа, оказании консультативно-методической и практической помощи работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

      Экспертная комиссия наделена правом:

  • давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
    • заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве;
    • приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций;
    • ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
    • информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

Создание ЭК

Как любой организационный документ, положение об ЭК оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленных в разделе 4 ГОСТ Р 6.30 -2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Пример  Положения об Экспертной комиссии

 ДОКУМЕНТ Д.Б. В РАМКЕ

Общество с ограниченной ответственностью                                   УТВЕРЖДЕНО

"МАЯК"                                                                                                  приказом генерального      

(ООО «МАЯК»)                                                                                     директора  

                                                                                                                 ООО «МАЯК»

                                                                                                                от 15.12.2013 № 75

ПОЛОЖЕНИЕ

14.12.2013   № 1

г. Орел

Об экспертной комиссии

                   1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче в архив ООО «МАЯК» документации, образующейся в процессе деятельности ООО «МАЯК».

     1.2. ЭК является совещательным органом при генеральном директоре ООО «МАЯК».

     1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, положением о Федеральном государственном агентстве об архивах, распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству ООО «МАЯК», Номенклатурой дел ООО «МАЯК».

   1.4. Персональный состав ЭК назначается приказом генерального директора. 

   1.5. Положение об ЭК ООО «МАЯК»  вводится в действие приказом генерального директора.

                   2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

       Основными задачами ЭК являются:

       2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

       2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

       2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение в случае ликвидации ООО «МАЯК». К таким документам относятся: документы постоянного срока хранения, финансовая и бухгалтерская отчетность, документация по личному составу.

                  3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

       В соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:

       3.1. Организует и проводит совместно с отделом ДОУ и архивом работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

       3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов ООО «МАЯК», по подготовке их к архивному хранению и разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов ООО «МАЯК», устанавливающих правила документирования, организации работы с документами и их хранения и уничтожения.

        3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение генерального директора ООО «МАЯК»:

  • сводную номенклатуру дел ООО «МАЯК»;
  • описи дел постоянного хранения;
  • описи дел по личному составу;
  • акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

      3.4. Совместно с отделом ДОУ и отделом кадров проводит для сотрудников ООО «МАЯК» консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации.

              4. ПРАВА ЭК

     Эк имеет право:

     4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

       4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ООО «МАЯК»:

  • письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного или долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительной записки;
  • предложения и заключения, необходимые для определения или продления сроков хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.          

     4.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений ООО «МАЯК» о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.

     4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений ООО «МАЯК», представителей государственных архивов, сторонних организаций.

     4.5. ЭК «МАЯК» в лице ее председателя, его заместителя и секретаря ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

     4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК «МАЯК».

     4.7. При необходимости  представлять ООО «МАЯК»  в органах Государственной службы РФ по делам архивов.

          5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

     5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному генеральным директором ООО «МАЯК».

     5.2. Заседания ЭК ООО «МАЯК» проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Все заседания ЭК фиксируются протоколами. Протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК. Решения ЭК вступают в силу только после утверждения их генеральным директором ООО «МАЯК».

     5.3. Заседание ЭК ООО «МАЯК» и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

     Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство ООО «МАЯК».

     5.4. Ведение делопроизводства ЭК ООО «МАЯК», хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря ЭК.

Заведующий архивом                                              Алехина                          И.Т. Алехина

Начальник отдела ДОУ

Прохоров    П.К. Прохоров

11.12.20013

Юрисконсульт

Стрешнева  Е.Г. Стрешнева

12.12.2013

   Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается приказом руководителя организации и вводится в действие со дня его утверждения.

  

Пример приказа об утверждении Положения об экспертной комиссии

ДОКУМЕНТ Д.Б. В РАМКЕ

Общество с ограниченной ответственностью «МАЯК»

(ООО «МАЯК»)

ПРИКАЗ

15.12.2013                                                                № 75

г. Орел

Об утверждении Положения

об экспертной   комиссии  

     С целью проведения экспертизы научной и практической ценности документов и дел и  отбора их для постоянного хранения, хранения свыше 10 лет и уничтожения

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить Положение о  экспертно-проверочной комиссии ООО «МАЯК» Приложением № 1.
  2. Зав. архивом И.Т. Алехиной к 20.12.2013 подготовить проект приказа о составе экспертной комиссии.
  3. Контроль за исполнением приказа возложить на  заместителя Генерального директора А.П. Талызина.

Генеральный директор                                           Омелин                                    А.П. Омелин

Начальник отдела ДОУ

Петров    П.К. Прохоров

15.12.20013

Юрисконсульт

Стрешнева  Е.Г. Стрешнева

15.12.20013

С приказом ознакомлена:

Зав. архивом                                                                Алехина                             И.Т. Алехина

                                                                                  15.12.20013

И.П. Митрофанова

231 56 78 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль