Каковы симптомы устаревания СЭД?

3

Вопрос

Когда можно с уверенностью сказать, что СЭД стала устаревшей?

Ответ

Совершенно понятно желание читателя нашего журнала работать с современной, производительной системой, поскольку такая система не только экономит время и минимизирует ошибки, но еще и является фактором, в значительной степени влияющим на повышение степени удовлетворенности пользователя своей работой. К сожалению, СЭД, также как и другие программные и технические продукты, имеют свойство со временем устаревать, при этом в полном соответствии с общими закономерностями можно различать техническое и моральное устаревание.


Эксперт делится важной информацией о выборе системы электронного документооборота в материале по ссылке.


Давайте сначала посмотрим, каковы известные симптомы устаревания и какие причины его вызывают.

Заметное прогрессирующее падение производительности

Симптомы: выполнение запросов на поиск информации, выдача отчетов, время сохранения карточки документа занимает все больше и больше времени, и этот временной отрезок заметно больше того, который имел место в момент сдачи системы в эксплуатацию. При подключении новых пользователей общая скорость реакции системы также падает. СЭД периодически «тормозит», «падает» или «подвисает». А иногда случается самое страшное: пользователи все чаще жалуются, что система «потеряла» документ.

Диагноз: система изначально спроектирована неправильно; использует неэффективные и/или некорректные запросы к базе данных, непромышленные технологии (например, подготовки отчетов) или же просто устаревшую либо непромышленную систему управления базами данных (СУБД).

Заключение: увы, ничего утешительного сказать нельзя. Система устарела технически. Дальнейшая эксплуатация системы приведет к еще большим проблемам и потерям времени персонала.

Невозможность функционального развития системы

Симптомы: система не отвечает возрастающим потребностям вашей организации, например, не отражает изменения в организационно-штатной структуре, не позволяет подключать дочерние и зависимые организации, не учитывает новые типы документов, состав отчетных форм устарел, состав реквизитов регистрационной карточки недостаточен, бизнес-процессы не учитывают новых условий бизнеса и/или изменений в регламенте и т.д. Внесение изменений в систему почти невозможно, поскольку настройки в системе не предусмотрены, а все изменения вносятся путем кодирования и изменения исходных кодов системы. Разработчик по разным причинам отказывается вносить доработки или требует слишком высокую цену за их выполнение.

Диагноз: система изначально спроектирована на основании непромышленных технологий либо с использованием средств, которые не поддерживаются в новых версиях Windows и/или вашей СУБД. Возможно, что система разработана на платформе, которая более не поддерживается производителем. Достаточно общей причиной является также ликвидация направления СЭД в компании – поставщике системы и/или увольнение консультантов, обладавших необходимыми знаниями.

Заключение: Система безнадежно устарела технически. Пора планировать бюджет на приобретение новой системы.

Невозможность развития информационной системы вашей организации

Симптомы: установка новых версий Windows, СУБД, операционной системы сервера, других общесистемных распространенных программных средств и т.п. приводит к неработоспособности СЭД.

Диагноз: использование непромышленных или устаревших средств при проектировании СЭД.

Заключение: Система устарела морально. Перспективы отсутствуют.

Система не развивается технологически

Симптомы: все работает хорошо и быстро, но… Нет удаленного доступа, нет мобильного клиента, нет управления потоками работ, нет интеграции с финансово-учетной системой, нет интеграции с MS Office/Outlook, нет возможности межкорпоративного обмена документами, а у коллег в смежной организации все это уже давно есть или успешно внедряется.

Диагноз: разработчик, скорее всего, недостаточно компетентен или просто не имеет ресурсов для развития системы.

Заключение: Система устарела морально. Необходимо подумать о том, как обеспечить работу СЭД в соответствии с требованиями второй декады 21 века!

А теперь мы с вами можем понять, какие уроки следует извлечь из сказанного.

Первый и самый главный урок состоит в том, что, приобретая новую систему, необходимо ознакомиться с ее пользовательской базой.

Нужно посетить две-три организации, использующие систему, поговорить с пользователями, узнать их мнение, обсудить проблемы, с которыми они столкнулись в ходе внедрения и эксплуатации СЭД. Привлекать поставщика к подобным встречам не обязательно. Большая пользовательская база системы и заметное положение поставщика на рынке позволяют исключить риски устаревания системы – эти факторы являются гарантом ее последовательного функционального и технологического развития.

Второй урок состоит в том, что следует очень критически воспринимать технические новации вашего потенциального поставщика.

Если он расхваливает какую-то абсолютно новую, известную только узкому кругу избранных технологию работы с СУБД или еще того хуже – говорит о собственной СУБД или демонстрирует, как с помощью разработанной им самим системы вы сможете в мгновение ока строить собственные карточки или отчеты – это гарантированно означает, что новая система устареет гораздо быстрее, чем вы ожидаете. Я не хочу сказать, что вы определенно имеете дело с шарлатанами, но это первое, чего приходится в этом случае опасаться. Имейте в виду, что все революции в области проектирования СЭД остались в прошлом.

Вы можете полностью полагаться только на а) общепризнанные, распространенные, промышленные средства разработки и б) всемирно признанные платформы построения СЭД. Перед принятием решения о приобретении системы требуйте от поставщика проведения нагрузочных испытаний. Иначе затраты на приобретение, а самое главное – на освоение новой системы окажутся выброшенными на ветер.

К сожалению или к счастью, рыночная экономика нетерпима к неэффективным предприятиям и к тем разработчикам, которые не успевают идти в ногу со временем. От вылета на обочину не застрахованы разве что самые крупные игроки рынка. Имейте это в виду и требуйте от вашего поставщика гарантий непрерывности эксплуатации СЭД даже в том случае, если он надумает сменить направление своей деятельности. Вы же не хотите повторить опыт одних своих коллег, которые за последние 10 лет сменили три СЭД, ведь так?



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.16%
  • Делопроизводство 15.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.57%
  • Имидж секретаря 10.57%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.72%
  • Документооборот 17.07%
  • Электронный документооборот 15.45%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль