Что такое групповые компоненты ECM?

41

Вопрос

Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать для работы с такими модулями?

Ответ

Для начала ответим на вопрос: что это за компоненты, которые обеспечивают групповую работу?


Читайте о том, для чего нужен интерфейс, больше информации в статье по ссылке.


Предположим, что ваша организация морально подготовилась к полному или частичному переходу на безбумажный документооборот. Документы начинают создаваться, храниться и подписываться в электронном виде. Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное предложение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но это влечет за собой определенные сложности, а именно:

  • вложение может быть изменено, а в случае с большими документами поиск изменений в них может затянуться. (Хорошо, если в организации существует культура создания примечаний или выделения цветом, а если нет?);
  • параллельных согласующих лиц может быть много, и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа. Далее инициатору или ответственному приходится сводить все примечания и исправления воедино, что, конечно же, влияет на скорость работы;
  • процесс согласования документа может иметь довольно сложные логику и маршрут, и чем крупнее организация, тем сложнее соответствующий процесс (регламент);
  • у каждого вида документа свой процесс согласования, а видов документов в организациях бывает много. Если на работу приходит новый специалист, то знание тонкостей процесса согласования приходит не сразу.

Это лишь некоторые, наиболее яркие моменты, с которыми сталкиваются организации, выбравшие для процесса согласования электронную почту. Что же делать?

Очень важным критерием при выборе электронного документооборота должен стать вопрос по качественному и проработанному инструменту согласования электронных документов (Workflow). Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу. Функционал хорошего инструмента должен быть тщательно проработан. Основными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента:

  1. Простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному интерфейсу окна электронной почты.
  2. Простой, удобный и гибкий инструмент для автоматизации процессов согласования (регламентов).

Отвечая на второй вопрос – какими знаниями нужно обладать для работы с таким модулем – можно сказать, что все зависит от вашего выбора системы электронного документооборота. Есть системы, в которых без привлечения вендора изменить автоматизированный ранее регламент невозможно. И, конечно же, есть системы, в которых инструмент настолько прост и удобен в использовании, что бизнес-аналитик, изучивший справку F1, может разобраться и легко изменить схемы созданных ранее автоматизированных бизнес-процессов, а также самостоятельно создать схемы для новых бизнес-процессов в организации.

При выборе системы электронного документооборота анализируйте инструменты для групповой работы внимательно, ведь выбрав систему единожды, очень сложно будет ее потом заменить. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль