Как внедрить электронный документооборот?

3

Вопрос

Оправдан ли подход, когда компания начинает организацию юридически значимого электронного документооборота с внедрения системы электронного документооборота?

Ответ

Предполагаем из вашего вопроса, что под юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗД) вы понимаете межкорпоративный, т. е. внешний по отношению к вашей компании, документооборот.

Вопрос о приоритетности внедрения внутрикорпоративного документооборота перед межкорпоративным, с нашей точки зрения, не является существенным. Приоритеты внедрения тех или иных ИТ-решений должны вытекать не из технических вопросов, но из долгосрочной ИТ-стратегии компании.


Более подробно о системе документооборота вы можете узнать в статье.


Разумнее, с нашей точки зрения, поставить вопрос по-другому, а именно: получит ли ваша компания какие-либо дополнительные выгоды, если к моменту внедрения ЮЗД в компании уже будет работать документооборот внутрикорпоративный? Тут с уверенностью можно дать позитивный ответ, основываясь на следующем.

  1. Организационные преимущества. Если в компании был внедрен и промышленно работает документооборот, то это означает определенный уровень зрелости вашей компании. Также это означает, в частности, наличие опыта реализации сложных долговременных проектов. Следовательно, и внедрение ЮЗД будет заведомо более успешным.
  2. Технические преимущества. Внутрикорпоративный документооборот предполагает, по крайней мере, наличие корпоративного репозитория для хранения контента, т. е. документов, являющихся предметом автоматизации.

Иногда такой репозиторий не совсем точно называют электронным архивом, каковым он не является, поскольку не обеспечивает гарантии неизменности хранимого контента. В технически более развитых системах, например, производства компании OpenText, имеются готовые к использованию интегрированные средства и для архивного, и для оперативного хранения контента.

В любом случае, наличие репозитория существенно упрощает задачу внедрения ЮЗД, поскольку возможности для долговременного хранения бизнес-документов в вашей системе уже имеются.


У вас не останется вопросов о организации документооборота в 2017 году после прочтения статьи по ссылке.


Еще одно техническое решение корпоративного уровня, которое может быть внедрено в компании благодаря реализации внутреннего документооборота и востребовано затем при переходе к ЮЗД, – это электронная подпись (ЭП). Тут тоже может быть получен определенный эффект, поскольку в первом случае ЭП внедряется на относительно большом, а ЮЗД, наоборот, на ограниченном количестве рабочих мест.

Однако в нашей практике имелись и обратные примеры, когда внедрение ЮЗД простимулировало одного нашего заказчика начать применять ЭП для подписания чувствительных документов во внутренней системе документооборота.

Таким образом, строго говоря, обязательного наличия системы документооборота к моменту внедрения ЮЗД не требуется. Более того, внедрение ЮЗД можно начинать вообще не имея корпоративной системы документооборота. Однако очевидно, что предварительные требования для внедрения ЮЗД все-таки имеются, и это необходимо озвучить явно.

Мы полагаем, что значительно более важно иметь промышленно работающую финансово-учетную систему, в которой реализованы средства интеграции с сервисами операторов ЮЗД. В противном случае такие интеграционные задачи вам будет необходимо решать на проекте. Трудоемкость такой интеграции может быть достаточно высока, поэтому наилучшим подходом будет использование готового промышленного решения, интегрирующего сервисы операторов ЮЗД в финансово-учетную систему.

Для системы «1С» такое интеграционное решение входит в комплект поставки, а также независимо может быть предоставлено оператором.

Для SAP ERP примером такого решения может быть продукт TerraLink Extended Document Exchange (TerraLink xDE) for SAP ERP.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль