Как не дать себе расслабиться и держать себя в рабочей форме?

12

Вопрос

Летом большинство сотрудников уходят в отпуск. Работа течет вяло и медленно, ее становится настолько мало, что иногда даже не знаешь, чем себя занять. По опыту прошлых лет могу сказать, что после такого трехмесячного отпуска очень сложно вливаться в жесткий рабочий график. Как не дать себе расслабиться и держать себя в рабочей форме?

Ответ

Приближается летний сезон – любимое время отпусков. В такое время дела замирают: раздается меньше звонков, заключается мало договоров, важные переговоры откладываются до сентября, а в папке «Входящие» всего лишь пара свежих писем в день.

Люди проверяются не только в трудностях. Не только авралы в конце года показывают, на что способен профессионал. Период, когда директор в отпуске, дает вам возможность или проявить свои лучшие качества (ответственность, организованность), или, наоборот, закрепить за собой репутацию человека, не умеющего работать без внешнего контроля.

Что летний сезон значит именно для вас: вынужденное безделье или шанс привести дела в порядок? Давайте посмотрим, как можно организовать свою работу в эти летние месяцы, когда ваш руководитель, его заместитель и большинство коллег отсутствуют.

Держим темп  

Почему вообще возникает проблема, связанная с летними отпусками? Казалось бы, можно просто сидеть, раскладывать пасьянсы и смотреть фотографии в социальных сетях?

Но, во-первых, уважающий себя профессионал ценит свое время, и такое времяпровождение его раздражает. А во-вторых, ясно – если летом было затишье, то осенью нахлынут все отложенные дела и затопят офис, как цунами. Придется мучительно входить в рабочий ритм.

Любая машина служит дольше и не ломается, если работает без рывков. Это касается и «человеческой машины» – рабочего коллектива. Чередование авралов и безделья не просто мешает работе, но и вредно для здоровья: такой режим обеспечивает постоянный стресс.

Лучший выход – летом решить как можно больше рабочих задач, до которых в другое время «не доходили руки». Тогда осенью, когда поручения и срочные дела будут сыпаться  беспрерывно, у вас уже будет «подготовлена база» – то есть в делах наведен порядок.

Едите ли вы «лягушек»? 

Специалисты по тайм-менеджменту любят цитировать испанскую пословицу: «Каждое утро съедайте лягушку». Но речь идет не о тех лягушках, которые прыгают и квакают. «Лягушками» называют такие неприятные дела, которые мы все время откладываем, и в результате они накапливаются.

«Съесть лягушку» – значит выполнить дело, которое давно нужно было сделать.

Завал «лягушек» может кому угодно испортить настроение. Чем меньше «лягушек» –тем легче работать. Но у каждого свои предпочтения и свои «лягушки».

Кто-то ненавидит заполнение табеля учета рабочего времени, кто-то на своем рабочем месте убирается раз в год...

А какие «лягушки» накопились у вас? Вспомнили? Все эти документы, которые нужно отсканировать, письма, которые надо разобрать... вот они, «лягушки» – ешьте их, пока никто не мешает!

Потратьте пару часов и пару листов бумаги, напишите детальный список всех своих «лягушек», а затем методично вычеркивайте их из списка пункт за пунктом. За лето вы можете полностью разобраться с завалами накопившихся обязательств и дел.

Есть ли в офисе «подушка безопасности»? 

«Подушка безопасности» – это те дела, которые мы делаем на случай не очень благоприятных событий,  «для страховки».

Например, может произойти сбой в работе корпоративной почты. При таких сбоях нередко теряются ценные документы и нужные письма. Чтобы предотвратить негативные последствия, создается система резервного копирования: каждый важный файл, каждый документ копируется и хранится в надежном месте: бумажные документы – в архиве, электронные документы – в специальном электронном хранилище. Такая система существует в любом серьезном офисе, обычно ее настраивает системный администратор компьютерных сетей.

Лето – хорошее время для того, чтобы организовать резервное копирование (если это еще не сделано).

Повышаем квалификацию  

Есть еще один тип занятий, о котором полезно вспомнить летом. Это ваше собственное повышение квалификации.

Когда коллеги в отпуске, у вас наконец-то «дойдут руки» и до изучения иностранного языка, и до освоения слепой десятипальцевой печати, и до разбора новых правил налогообложения. Сейчас, когда вас никто не отвлекает, вы можете все изучить, во всем разобраться, все запомнить.

Это реально, но при одном условии: вы умеете организовывать свою работу сами.

Как стать проактивным? 

Стивен Кови, автор известных книг по мотивации, описывает два вида поведения: реактивное и проактивное.

 «Реактивное» – это действие в ответ на что-то, пришедшее извне.

Пришел документ, вы присвоили ему номер и убрали в архив. Это реакция на поступивший документ.

Когда мы реактивны (реагируем на сигналы извне), нами управляют внешние события.

Но можно быть и проактивным, то есть самим стать причиной своих поступков.

Например, вы придумали, как лучше использовать площадь офиса, согласовали и организовали перестановку мебели, теперь наслаждаетесь видом из окна, а коллега за соседним столом перестал болеть из-за постоянных сквозняков. Вас никто не заставлял этим заниматься, вам даже никто этого не поручал – вы сами реализовали свою идею. В этот момент вы были проактивным человеком.

Да, в работе секретаря или офис-менеджера много реактивного: большую часть времени вы реагируете на поручения. Но есть место и проактивности, и самостоятельной постановке задач.

И пусть кто-то из коллег говорит: «Инициатива наказывается исполнением». Может быть, ему действительно удобнее страдать летом от безделья, когда начальник уехал, а осенью жаловаться на перегруженность. Но вы-то можете проявить проактивность:

организовать генеральную уборку в офисе, записаться на обучение, привести в порядок бумаги, заранее подготовить шаблоны важных писем или просто загодя купить всем корпоративные подарки к ближайшему празднику.

Для этого лишь нужно спросить себя:

«Что еще я могу сделать?», «Чем мне придется заниматься после сезона отпусков?», «Что из этого я могу сделать заранее, уже сейчас?», «Какие «лягушки» ждут меня?».

И помните: у проактивных людей ниже уровень стресса и выше самоуважение. Так что брать на себя ответственность и находить новые задачи самостоятельно полезно не только для дела, но и для самочувствия.

Хорошего и продуктивного вам летнего сезона! И самое главное: не забудьте про свой отпуск!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль