Как стать самым лучшим помощником руководителя?

4

Вопрос

Как стать самым лучшим помощником руководителя, который буквально «на лету» схватывает суть и понимает, чего от него хотят, иногда даже без лишних слов?

Ответ

Научиться полезным в работе навыкам вам поможет ряд приемов НЛП. Что такое НЛП? Буквально эта аббревиатура расшифровывается как «нейро-лингвистическое программирование». Такое название придумали его авторы – американцы Джон Гриндер и Ричард Бендлер, когда в начале 70-х гг. создали это направление современной практической психологии, в настоящее время пользующееся большим успехом по всему миру. Для того чтобы применять на практике НЛП, не обязательно ходить на тренинги – многие люди уже освоили отдельные приемы, даже не осознавая, что они это делают. В нашей серии из шести практикумов мы с вами познакомимся с самыми действенными и полезными в работе методиками данного направления.

НЛП позволяет более точно собирать и обрабатывать информацию, анализировать, как опыт, получаемый человеком с помощью органов чувств (глаз, ушей, осязания и т.д.), превращается в слова, и как эти слова затем начинают управлять человеком в процессе общения. Зная основные механизмы НЛП, можно сравнительно легко добиться довольно многого, на что другими способами пришлось бы затратить значительно больше усилий, времени и нервов.

Первый прием – читаем мысли с помощью слов

Почему помощнику руководителя рекомендуется читать как можно больше книг? Зачем ассистенту первого лица нужен высокий уровень эрудиции, если можно все узнать из Интернета?

Когда руководитель дает задание своему помощнику, с которым он проработал уже много лет, то он обычно не уточняет те моменты, которые «и так понятны». Однако иногда случается, что руководителю кажется, что помощник понимает его «с полуслова», а помощнику требуется проявить много выдумки, смекалки, провести тщательный анализ информации, чтобы чудо произошло.

Секретарь Елена работает с очень сложным руководителем, который часто бывает в плохом настроении, и в это время его нельзя ни о чем спрашивать. Однажды он дал ей задание: найти книгу Михайлова. Только благодаря тому, что одна из сотрудниц вовремя вспомнила, что руководитель любит читать серию «Жизнь замечательных людей» (ЖЗЛ), девушке удалось среди множества авторов с одинаковой фамилией понять, чья же книга имелась в виду, и сделать правильный выбор.

Большинство людей думают, что если они «знают» значение слова – значит, все в порядке, можно действовать.

Неточность информации, передающейся с помощью слов, часто играет главную роль в возникновении ошибок. Если в цепочке, по которой передается информация, больше чем два человека, то вероятность возникновения ошибки существенно возрастает с добавлением каждого дополнительного передающего звена (вспомните известную детскую игру «Испорченный телефон»).  Поэтому космонавты, сотрудники МЧС и другие специалисты обучаются такому приему НЛП, который называется «метамодель» - это умение задавать минимальное количество вопросов, чтобы прояснить, что скрывается под тем или иным словом.

Большинство крупных руководителей очень заняты и не любят отвечать на «глупые» и «очевидные» вопросы. Помните, что когда то, что происходит во внешней окружающей среде, попадает в нашу внутреннюю реальность, оно преобразуется из изображений, звуков, ощущений, запахов и т.д. в слова. При этом задействованы три основных процесса:

  1. Обобщение. Когда мы говорим «книга Михайлова», имеется в виду обычно бумажная книга (хотя это в принципе может означать и аудиокнигу, и книгу в электронном формате для чтения с помощью специальных устройств или компьютера). Т.е. стираются индивидуальные различия между отдельными элементами группы объектов (а они существуют и могут иметь значение для того, что мы собираемся сделать).
  2. Опущение. Если мы вспоминаем прошлогодний корпоративный праздник, можно сказать: «Всем было весело». Однако, если опросить каждого, кто принимал в этом мероприятии участие, может выясниться, что кому-то из сотрудников не было весело (эта информация ушла из первоначальной фразы).
  3. Искажение. В первоначальное сообщение добавляется новая информация, которой там до этого не было. Так, при переводе текста после каждого следующего перевода (особенно если их делают разные переводчики) добавляются новые детали или меняется его смысл.

Помощнику руководителя дали задание перевести техническую инструкцию с английского языка на русский. В Америке в частных домах часто стоит система климат-контроля, а в нашей стране это не столь распространено. Поэтому девушке пришлось консультироваться со специалистом в данной области и добавлять комментарии, без которых изначальная информация не могла быть правильно воспринята неспециалистами.

Но бывают и почти анекдотические варианты переводов, вызванные незнанием языка или какой-то определенной специализированной лексики, например: «Голый проводник бежит под вагоном» (изначальный смысл на языке оригинала: «Внизу под подвижным составом проложен оголенный провод»).

Для того чтобы восстановить исходную картину того, что имел в виду другой человек, необходимо стремиться к тому, чтобы по мере возможности информация передавалась в полном объеме или близко к оригиналу. Т.е. если требуется узнать положение дел на стройплощадке – попросите сделать фотографию или видеозапись со стройки (современная техника позволяет практически мгновенно переслать фотографии и записи куда угодно).


Мы рекомендуем почитать о информационной поддержке руководителя материал по этой ссылке.


Если вы хотите послушать, как звучит та или иная песня – найдите ее в исполнении того певца или ансамбля, которые вас интересуют. Это может быть актуально при отборе музыкальной программы для корпоративного праздника – оригинал и копия (т.н. «кавер-версия») могут сильно различаться, т.е. песня Мадонны в исполнении Снежаны Звездной из города Н-ска может не понравиться вашим коллегам. Если вам важно, каково на вкус определенное блюдо – найдите время и попробуйте его лично. Существует поговорка: «Невозможно обсуждать вкус устриц с человеком, который их никогда не ел».

Когда вы слышите от своего руководителя какое-либо распоряжение, в вашей голове тут же возникает некоторая картинка. Если она «складывается», то обычно дальнейших вопросов не возникает: информация передается и начинается работа. Если же картинка «не складывается», попробуйте «прокрутить» мысленно в голове те или иные ее составляющие, и тогда будет понятно, каких частей не хватает – следовательно, можно будет задать вопрос.

Стремитесь, чтобы вопросов было как можно меньше – например, получив задание «взять билеты на “Спартак”», сначала соберите всю имеющуюся информацию (с помощью Интернета и других источников), что сегодня происходит в городе (и, возможно, в мире), какие варианты имеются и какой из них скорее всего предпочтет руководитель. Если вы знаете, что ваш руководитель – футбольный фанат, то даже в этом случае существует небольшая вероятность, что именно сегодня он решил сделать жене сюрприз в честь годовщины свадьбы… и собирается пойти с ней на одноименный балет. Далее выберите 2-3 наиболее подходящих (по вашему предварительному опыту общения с руководителем) варианта плюс 1-2 «экзотических» (если необходимо), и только после этого задавайте вопрос.

Существует небольшая категория «подарочных» руководителей, которые все продумают сами за своего помощника (иногда и сами сделают). Однако большинство начальников не любят утруждать себя тем, что должны за них делать специально обученные сотрудники. Ваша работа состоит в том, чтобы взять на себя как можно больше второстепенных дел, оставив руководителю время на то, что без него не сделает больше никто другой.

Второй прием – изучаем привычки руководителя

В шпионских боевиках разведчики, а в детективах - сыщики часто собирают любую, даже самую малозначительную информацию про интересующий их объект. И тем не менее, встречаются еще люди, не способные запомнить даже привычки своих ближайших родственников: кто-то не любит рыбу, другой – не ест цитрусовых…

Помощники руководителей высокой квалификации обычно очень внимательны к деталям. Даже не зная о существовании НЛП, они по тому, как сегодня выглядит руководитель, как звучат его шаги в коридоре, могут безошибочно угадать, в каком он (или она) настроении.

Разумеется, при сборе информации следует учитывать требования службы безопасности и хранить эту информацию таким образом, чтобы она не попала в чужие руки.

Основные моменты, которые нужно знать о своем руководителе:

  • Бытовые привычки – предпочтения (что любит: чай, кофе, минеральную воду, когда, каким образом подавать, каких марок, какой температуры, сколько сахара и т.д.).
  • Особенности, относящиеся к командировкам (список того, что требуется каждый раз подготавливать, какие гостиницы предпочитает, какими рейсами летает, каким классом, сколько вариантов полета необходимо предоставить и т.д.).
  • Личные особенности (забывчивость, характер, манера общения с разными типами людей, кого принимает в любое время, а кого не хочет видеть и т.д.).
  • Профессиональные требования (чего ждет от вас и других сотрудников, какие ошибки готов простить, а какие – нет и т.д.).

Третий прием – «любимые словечки»

У каждого человека есть в арсенале некоторые слова, которые он любит произносить чаще других, с определенным смыслом. Некоторые люди используют фразы из любимых фильмов. Кто-то заимствует слова из других языков (или в особо напряженных ситуациях выражается с помощью ненормативной лексики).

Понаблюдайте за вашим руководителем. Найдите характерные слова, которые являются предвестниками следующих ситуаций:

  • У руководителя сегодня хорошее настроение - он обычно в таком случае редко кому отказывает.
  • У начальника сегодня плохой день - лучше держаться от него подальше и не беспокоить по мелочам.
  • Сегодня у шефа обычный день - в принципе, не стоит ожидать чего-либо выходящего за рамки повседневности.

Выяснив, какие фразы наиболее характерны для трех основных ситуаций, вы сможете быстрее всех остальных сотрудников ориентироваться в происходящем. Иногда уместно повторять некоторые из любимых слов руководителя, но только в том случае, если он на это реагирует позитивно.

Четвертый прием – примеряем роль начальника на себя

Некоторые люди любят говорить: «Я бы на твоем месте…». Попробуйте мысленно оказаться на месте своего руководителя, «поменяться местами». Вряд ли стоит для этого садиться в его кресло: просто поставьте себя на место этого человека, попробуйте мысленно «быть им».

В кино часто показывают фантастические сюжеты, в которых герои меняются телами. Каково это – быть другим человеком? Что бы вы чувствовали на его месте?

Не спешите отвечать. Если вам действительно удастся «войти в роль», то, возможно, вас ждут удивительные открытия – вы поймете, почему другой человек так или иначе реагирует в тех ситуациях, когда вам (или окружающим) не всегда бывает понятна его реакция.

Опытный помощник руководителя должен не только «правильно» работать, но и понимать, как бы на его месте поступил руководитель (это особенно важно для принятия решений в тех случаях, когда дело безотлагательное, а спросить совета у руководителя по каким-то причинам не представляется возможным).

Пятый прием - завязывание контактов

У каждого человека в процессе работы формируется окружение. Какие-то люди находятся дальше, в этом случае мы обычно говорим о психологической дистанции. Как показывает практика, это расстояние между людьми часто бывает не только психологическим, но и чисто физическим – помощника руководителя допускают «к телу», а других сотрудников просят присесть за стол совещаний на значительном удалении. Полезно налаживать дружеские связи со всеми, но при этом не переходить к слишком близким отношениям, т.к. положение помощника руководителя обязывает сохранять много конфиденциальной информации, в том числе и от самых близких друзей и знакомых. В то же время необходимо получать сведения, а для этого надо позволять незначительной информации «просачиваться». Это требует некоторых навыков дипломатии.   

Найдите в своей организации  тех людей, которые смогут вам время от времени помогать.

Например, секретарь Евгения в хороших отношениях с женой руководителя: если нужно что-то узнать, а у начальника в этот момент спросить нельзя (по тем или иным причинам), Евгения может посоветоваться с его женой. Руководитель это поощряет.

Хорошо, если это те люди, которые непосредственно сопровождают руководителя, но иногда ценную информацию дают и другие сотрудники, а также родственники

Секретарь Вера работает с руководителем, который не отличается пунктуальностью. Например, назначив встречу важному человеку, он может забыть и непосредственно в момент встречи находиться на другом конце города, обедая в ресторане с кем-то еще. Веру выручает в подобных ситуациях водитель – она может позвонить ему и узнать, где сейчас шеф (который часто не отвечает сам на телефонные звонки).

Шестой прием - язык жестов

Если вы еще не читали книгу Алана Пиза «Язык телодвижений» - обязательно сделайте это! Вторая настольная книга, которую просто необходимо тщательно изучить каждому помощнику и просто любознательному человеку – книга Пола Экмана «Психология эмоций».

Те, кто владеет языком жестов, могут в буквальном смысле читать мысли по лицам, ведь даже незначительные движения руками или ногами могут говорить гораздо больше, чем слова.

Когда человек врет, он обычно контролирует только часть того, что делает во время разговора.

Так, большинство людей старается контролировать выражение лица и интонации голоса. Но при этом часто непроизвольные движения выдают подлинные мысли.

Сотрудник отдела маркетинга Илья на вопрос о том, готова ли к совещанию презентация, ответил секретарю Елене: «Да, конечно же!». При этом его глаза бегали из стороны в сторону, а руки нервно теребили ручку… Возможно, на самом деле до окончания работы над презентацией еще далеко, и Илья надеется выгадать время, чтобы успеть в последний момент.

Седьмой прием – обратная связь

То, что мы получаем в качестве реакции на наши действия, называется «обратной связью». Например, когда вы наливаете чай в чашку, то обычно следите за тем, чтобы не перелить его больше, чем следует. Большинство людей обычно ориентируются с помощью зрения – можно легко заметить, сколько сантиметров осталось до края чашки. В одних местах считается, что чашка наполнена «с уважением», если она налита почти до краев. В других, наоборот, принято оставлять 1-2 сантиметра, чтобы можно было легко брать чашку без риска пролить горячий чай. Как же правильно?

Если ситуация протокольная, то требуется хорошее знание этикета. Если же необходимости в строгом соответствии правилам хорошего тона нет, то возможно некоторое отступление от жестких регламентов. Самый лучший вариант – узнать у руководителя, как предпочитает именно он. И хотя вам может казаться, что пример с чаем элементарный, при более детальном рассмотрении оказывается, что здесь существует много тонкостей. Можно ли класть салфетку между чашкой и блюдцем? В какую сторону должна быть повернута ручка чашки – влево или вправо? (Это зависит от того, левша руководитель или правша). Можно ли подавать пакетированный чай, оставив его в чашке, или нужно выкидывать пакетик? Ответы на эти и другие подобные вопросы лучше всего получить у руководителя (или вашей предшественницы).

Очень важно, чтобы обратная связь доходила до вас быстро.

Начальник отдела делопроизводства Аделаида разработала новую инструкцию по оформлению документов. В инструкции было 75 страниц, поэтому неудивительно, что спустя месяц сотрудники все равно продолжали совершать ошибки. Тогда помощник руководителя Анастасия предложила другой подход. Она сделала пятистраничную инструкцию, в которой наглядно выделила цветом те места, в которых чаще всего совершались ошибки, и научила подчиненных правильно оформлять документы, используя банк уже готовых шаблонов и одностраничную памятку.

Подведем итоги:

  1. Чтобы избежать досадных ошибок, необходимо четко понимать, что стоит за тем или иным словом.
  2. Всегда уделяйте внимание изучению привычек руководителя – это неписаное правило сэкономит вам нервы и время.
  3. Зная «любимые словечки» вашего начальника, вы сможете лучше всех остальных понимать, что он хочет выразить той или иной фразой.
  4. Попробуйте мысленно «поменяться телами» с руководителем – со временем вы станете понимать, как он принимает решения, и будете значительно реже ошибаться.
  5. Любой человек из ближнего и даже дальнего окружения руководителя может стать ценным источником информации. Налаживайте связи, помня при этом о конфиденциальности.
  6. Наблюдая за людьми, обращайте особое внимание не только на слова, но и на любые их движения, жесты, покраснение/побледнение кожи и т.д.
  7. Будьте особенно внимательны к обратной связи. Даже если она не очень приятна, обратная связь всегда несет ценную информацию, которую можно с пользой применять.

Работайте над собой, наблюдайте за окружающими, делайте выводы, развивайтесь  – а мы будем ждать встречи с вами на страницах нашего журнала!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль