Как легко и быстро написать любой текст?

2

Вопрос

Я хочу научиться четко и понятно излагать свои мысли на бумаге, не хуже профессионального копирайтера, или даже лучше. Как легко и быстро написать любой текст?

Ответ

Навык создания текстов сегодня нужен практически каждому офисному работнику. И хотя в классическом понимании копирайтер – автор «продающих» писем и коммерческих предложений, предлагаю смотреть на него шире. Каждый из нас – немного копирайтер, когда дело доходит до необходимости убедить другого человека или «продать» свою идею при помощи текста.

Вне зависимости от того, пишете ли вы отчет, деловое письмо, статью в отраслевой журнал, новость на сайт или другой материал – все эти тексты подчиняются нескольким общим принципам.

Алгоритм «Скелет текста»

Рассмотрим универсальный пошаговый алгоритм, который поможет вам легко написать понятный и убедительный текст.

Шаг 1. Прежде чем приступать к написанию текста, определите его тему и цель.

Например, составляя письмо-напоминание об оплате, вы хотите, чтобы клиент сделал банковский перевод определенной суммы на счет вашей компании не позднее такой-то даты. А при составлении обзора услуг клининговых компаний по запросу руководителя вы держите в уме цель – предоставить боссу всю основную информацию, отсекая второстепенную. 

Шаг 2. Запишите тему в компьютерном файле или на бумаге. Затем – раскрывающие ее главные тезисы (мысли, пункты). Если вы готовите короткий текст, достаточно 3-4-х тезисов. Для более объемного оптимальное количество – 5-7.

Превышая это число, вы рискуете нарушить закон Миллера, действующий на ваших читателей. Согласно этому закону, в определенный момент времени человек в состоянии удерживать свое внимание и держать в памяти 7 +/- 2 объекта. То есть в худшем случае – не более 5, а в лучшем – 9 тезисов. Однако лучше не рассчитывать на то, что ваши читатели прошли тренинги по эффективной работе с информацией или обладают врожденными супер-возможностями, и остановиться на 5,  максимум – на 7 пунктах.

Шаг 3. Раскройте каждый тезис в нескольких предложениях или абзацах. Не упускайте из вида свою цель. Возможно, в соответствии с ней текст необходимо сделать кратким, убрав всю «воду» и детали. Или напротив – требуется всестороннее рассмотрение темы.

В случае с письмом-напоминанием об оплате можно ограничиться парой абзацев, если вы предполагаете, что клиент не успел или забыл сделать перевод в оговоренный срок, либо написать подробное письмо с серьезной аргументацией, если получатель вашего послания – злостный неплательщик.

Шаг 4. Прочитайте получившийся текст и дополните его. Если понадобится, используйте:

  • слова-связки («в связи с этим», «с другой стороны», «подведем итог» и др.);
  • примеры;
  • цитаты;
  • ссылки (на литературу, нормативно-правовые документы, письменные или устные договоренности);
  • вступление и завершающую часть.

Шаг 5. Отложите текст хотя бы на полчаса. Некоторые профессиональные копирайтеры рекомендуют «переспать» со своим творением, то есть вернуться к нему на следующий день. Чем больше текст затрагивает вас эмоционально, тем больше времени требуется на «перезагрузку» сознания, которая поможет оценить его максимально объективно.

В любом случае пауза необходима – она позволит посмотреть на текст свежим взглядом и увидеть ошибки, которые изначально не бросались в глаза.

Например, при составлении «трудных» писем (напоминания, жалобы, отказа) можно невольно выйти за рамки официально-делового стиля и позволить себе неуместный приказной тон. А в процессе создания письма-просьбы – скатиться в позицию «ниже».

Шаг 6. Проведите финальную редактуру и корректуру текста: выявите и устраните все ошибки – грамматические, стилистические, смысловые. Убедитесь, что содержание соответствует как теме, так и цели написания текста.

Задание 1

Напишите текст по 6-шаговому алгоритму, после чего ответьте на вопросы:

  1. Отличался ли процесс работы по алгоритму от обычного создания текста? В чем различия?
  2. Насколько эффективным оказался текст (достигли ли вы своей цели)?

Чит-коды копирайтеров

Один из приемов создания убеждающих текстов мы уже упомянули – это закон Миллера. Другой важный чит-код – «фактор края». Он заключается в том, что человек при восприятии любой информации (в том числе письменной) лучше всего запоминает начало и конец. В особенности – последние слова.

Хотите гарантированно достичь своей цели благодаря тексту? Уделите особое внимание первому и последнему абзацам. Так, по правилам деловой переписки в письме-извинении мы просим прощения два раза – в начале и конце.

Задание 2

Испробуйте фактор края на практике. В течение трех рабочих дней завершайте все деловые и личные письма призывом.

Напишите, чего конкретно вы ждете от получателя. Например:

  • Пожалуйста, сообщите о Вашем решении в срок до…
  • Просим произвести оплату в полном объеме не позднее…
  • В случае согласия свяжитесь с нашим менеджером по тел. 555-55-55.

Либо воспользуйтесь универсальным призывом: «Пожалуйста, подтвердите получение письма». Этот простой прием многократно увеличивает отклик на письма.

Следующий чит-код носит забавное название «проверка бабушкой». Используйте его, когда вам предстоит написать статью или важное письмо. Подготовив черновик текста, прочитайте его пожилому человеку, который не является специалистом в вашей сфере.

Все ли будет ему или ей понятно? Может оказаться, что термины и профессиональный сленг, прекрасно знакомые вам, введут слушающего в ступор. А значит, и будущий читатель письма или статьи может понять вас неправильно или не до конца.

Если «бабушки» нет, воспользуйтесь помощью ребенка или просто зачитайте текст вслух. Места, на которых запнетесь, следует переписать другими словами. Ведь человеческий мозг не любит напрягаться. И ваш читатель может отмахнуться от текста, не желая пробираться сквозь незнакомые термины и сложные слова в поисках вашей идеи.

«Магическое число семь плюс-минус два» («кошелёк Миллера») —  закономерность, обнаруженная американским учёным-психологом Джорджем Миллером, согласно которой кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов.

Ключевые слова

Чтобы упростить читателю восприятие и запоминание текста, выделяйте ключевые слова («ключевики»). Как правило, это глагол + существительное или существительное + прилагательное. «Просканировав» выделенные слова и фразы, читатель должен сориентироваться: о чем идет речь, нужно ли вчитываться или достаточно бегло просмотреть уже хорошо знакомую информацию. Выделение ключевиков также помогает при повторном прочтении текста и поиске в нем нужной информации.

Давайте проведем эксперимент. Ниже приведены два небольших предложения. В первом из них оставлены глаголы и пропущены другие части речи. Во втором пропущено все, кроме существительных.

Ваша задача – антиципировать (додумать) пропущенные слова, каждое из которых заменено буквой «Х».

1) Х ввел Х Х Х.

2) Х усталость Х Х эмоции, Х Х постоянный стресс.

На основе этих фрагментов постарайтесь ответить на вопрос «О чем идет речь в первом и втором предложениях?».

Сравните свой вариант с исходным текстом:

1) Г. Селье ввел в науку термин «стресс».

2) Накапливая усталость и отрицательные эмоции, мы провоцируем постоянный стресс.

Скорее всего, второе предложение вам удалось антиципировать проще, чем первое. Этот эксперимент показывает, что в качестве ключевых слов желательно использовать существительные, потому что именно они помогают лучше ориентироваться в тексте.

Рассмотрим частую ошибку на примере аналитической записки «Совершенствование документооборота в организации». Слова, фигурирующие в названии, не следует выделять в тексте в качестве ключевиков. Ведь уже из заглавия понятно, что речь пойдет о совершенствовании (а не, к примеру, об уничтожении) документооборота (а не товарооборота) в организации (а не в открытом космосе).

Вместо этой фразы ключевиками данной аналитической записки могут быть: «реестр передачи документа», «организация хранения документов» и т.д.

Тонкости оформления

Выделять ключевики можно при помощи полужирного шрифта. Или использовать текст большего размера (кегля). Либо, если есть такая возможность (например, при публикации статьи на сайте), сделать ключевые слова цветными или воспользоваться заливкой фона. В последнем случае рекомендую применять желтый цвет, так как он активизирует внимание.

Неэффективными вариантами выделения считаются:

  • курсив (он усложняет восприятие текста);
  • ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ (этот вариант подойдет лишь для ключевых слов в продающих письмах или подзаголовков);
  • подчеркивание (не рекомендуется к использованию в электронном виде, так как прочно ассоциируется с гиперссылкой).

Можно комбинировать несколько вариантов выделения.

Например, полужирный шрифт для ключевых слов и цвет для самых важных мыслей. Важно соблюдать меру, чтобы деловой текст не превратился в «новогоднюю елку». Многообразное выделение в одном письме, отчете или заметке на сайте запутает читателя, а не поможет ему.

В деловом письме стоит выделять самую важную информацию (например, дату, числовые показатели или призыв к действию). Если вы пишете длинный текст – отчет или статью – желательно делить его на более мелкие части при помощи подзаголовков. Тогда материал будет восприниматься проще. Обратите внимание: все статьи в «Справочнике секретаря и офис-менеджера» включают несколько небольших разделов. 

Задание 4

После написания письма, отчета и т.д. просмотрите текст и выделите в нем разделы (при помощи подзаголовков) и/или  ключевые слова. Получите обратную связь от читателя – насколько легко он прочитал и запомнил текст, помогло ли ему выделение важных фрагментов текста.

Мы рассмотрели основы создания эффективных текстов: алгоритм их написания и чит-коды копирайтеров (закон Миллера, фактор края и проверку бабушкой), а также узнали, как сделать текст более простым для восприятия при помощи выделения ключевых слов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль