Как автоматизировать выдачу и отзыв доверенностей с помощью СЭД?

20

Вопрос

Автоматизация выдачи и отзыва доверенностей с помощью СЭД

Наша компания имеет территориально распределенную структуру и работает с большим количеством клиентов и контрагентов. Для подписания документов сотрудникам и руководителям часто выдаются доверенности, учитывать которые в ручном режиме затруднительно. Можно ли автоматизировать выдачу и отзыв доверенностей с помощью СЭД?

Ответ

Работа с доверенностями - довольно распространенный процесс для многих компаний, вместе с тем он является уникальным в каждом конкретном случае.


Подробнее о выборе системы электронного документооборота мы написали в материале по ссылке.


Готовых решений автоматизации выдачи и отзыва доверенностей с учетом специфики вашей организации не существует, однако практически все СЭД позволяют с помощью имеющихся механизмов и модулей построить и автоматизировать данный процесс.

Что необходимо для автоматизации процесса работы с доверенностями в СЭД?

Прежде всего необходимо понять, что мы имеем и как это можно автоматизировать. То есть вы должны совместно с ключевым подразделением вашей компании, ответственным за выдачу доверенностей, провести предварительную аналитическую работу по полномочиям, которыми наделялись разные категории должностей для выполнения различных функций (например, подписание документов, представление интересов организации и пр.).


Читайте об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия еще больше по ссылке.


В результате проделанной работы можно получить, например, информацию, что сотрудники территориально удаленного подразделения осуществляют оказание одних и тех же типовых услуг клиентам (продажа идентичных продуктов), для чего им выдаются доверенности с одинаковыми полномочиями.

Как правило, при выдаче доверенностей с одинаковыми полномочиями используются разработанные и утвержденные в организации типовые формы данного вида документа, хранение которых вполне может осуществляться в СЭД.

Кроме перечисленной выше информации, для автоматизации процесса выдачи и отзыва доверенностей также необходимо собрать дополнительные данные, ответив на следующие вопросы:

* Для каких должностей и каким образом производится выдача доверенностей?

* На какой срок* и при наступлении каких условий они выдаются?

* В каком случае и как они отзываются?

Рассмотрим более детально эти вопросы.

Для каких должностей и каким образом производится выдача доверенностей?

В точках продаж (например, если ваша организация имеет отношение к сфере услуг, предполагающей их наличие) доверенности могут выдаваться сотрудникам клиентского сектора для реализации типовых услуг клиентам. В этом случае должности будут идентичными, а выдаваемые доверенности будут содержать одинаковый список полномочий.

Часто руководителям одинакового иерархического уровня также могут выдаваться доверенности с одинаковыми полномочиями (например, директорам филиалов/первым заместителям генерального директора организации).

При выдаче доверенностей, сформированных на основании действующих в организации типовых форм, как правило, дополнительное согласование текстов доверенностей не производится.

Однако в любой организации есть случаи, когда руководителям и исполнителям для выполнения должностных обязанностей выдаются отдельно разработанные доверенности.

Например, для руководителя административно-хозяйственного подразделения может быть выдана доверенность на право подписи актов приемки-передачи выполненных ремонтных работ помещений или накладных на поставку мебели и расходных материалов. Текст такой доверенности будет содержать специфичные для данной должности полномочия, что, как правило, требует согласования как минимум с юридическим подразделением.

На какой срок и при наступлении каких условий выдаются доверенности?

Для ответа на поставленный вопрос необходимо изучить законодательную базу, а также локальные нормативные акты организации, регулирующие правила выдачи доверенностей (при условии, что они разработаны и действуют).

Согласно действующему законодательству, доверенность в нашей стране может выдаваться на срок не более трех лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет свою силу в течение одного года со дня ее выдачи.

В случае наделения работника полномочиями для представления интересов организации за границей законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, а также проставление даты начала действия доверенности. Доверенность без даты считается недействительной. При этом если в доверенности не указан срок действия, то она будет считаться действующей до момента отзыва ее доверителем.

Как правило, доверенность может выдаваться в следующих случаях:

* необходимость выполнения закрепленного функционала, предполагающего наличие доверенности, вновь принятым на работу сотрудником/сотрудником, прошедшим испытательный срок;

* перевод сотрудника на должность, для которой предусмотрена выдача доверенности;

* изменение полномочий, закрепленных доверенностью (в т.ч. расширение доверенности/изменение типовой формы доверенности).

Перед тем как приступить к автоматизации процесса, понадобится дополнительно собрать и проанализировать данные о том, в каких информационных системах и в каком виде хранится следующая информация: о приеме сотрудников на работу, о завершении испытательного срока и о переводе сотрудников на другие должности. Также нужно проанализировать процесс внесения изменений в типовые доверенности.

В каком случае и как отзываются доверенности?

Здесь работа проводится аналогично описанным в предыдущем вопросе способом: анализируется действующее законодательство и локальные нормативные акты, где есть информация о порядке отзыва доверенностей. Так, согласно ст. 188 Гражданского Кодекса РФ, прекращение действия доверенностей предусмотрено в следующих случаях:

* истечение срока доверенности;

* отмена доверенности лицом, выдавшим ее;

* отказ лица, которому выдана доверенность;

* прекращение юридического лица, от имени которого выдана доверенность.

К этому перечню можно еще добавить перевод работника, которому ранее выдавалась доверенность, на другую должность, где доверенность не предполагается, а также увольнение работника из организации.

Итак, после проведения предварительного сбора и анализа информации, у вас есть необходимые данные, позволяющие построить и автоматизировать новый процесс.

Для проведения работ по автоматизации понадобится дополнительно разработать техническое задание, в котором подробно указывается:

* какие системы и базы данных и в какой части необходимо интегрировать;

* какие поля в карточках СЭД нужно создать и настроить для того, чтобы выдавать доверенности (на основании утвержденной типовой формы или уникальные) на определенный срок для соответствующих должностей;

* инициирующую ситуацию выдачи доверенности (прием, перевод, наделение работника организации полномочиями, истечение испытательного срока, изменение типовой формы доверенности и т.д.);

* инициирующую ситуацию отзыва доверенности (перевод на другую должность, увольнение, решение об отзыве доверенности);

* статусы (состояния) карточки доверенности в соответствующей базе данных и порядок их изменения;

* права доступа пользователей (соответственно, кто какие функции должен выполнять в базе данных и на каких этапах процесса);

* момент присвоения даты доверенности и фиксация информации об этом в базе данных;

* информирование о выдаче/отзыве доверенностей и т.п.

Также в техническом задании могут быть описаны дополнительные условия обработки информации по выдаваемым/аннулируемым доверенностям, специфичные именно для вашей организации.

Но всегда надо помнить о том, что, даже при условии реализации технического задания, для успешной работы процесса необходимо разработать и внедрить нормативный акт, регулирующий вопрос выдачи и отзыва доверенностей в вашей организации, а также осуществить доведение информации до всех участников процесса, обучение пользователей, контроль исполнения требований нормативной базы и т.д.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль