Как разработать бланки писем, направляемых за рубеж?

25

Вопрос

Каким стандартом нужно руководствоваться при разработке бланков писем, направляемых за рубеж? На каком языке следует писать текст письма?

Ответ

В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к изготовлению документов" на этот счет нет никаких указаний, в отличие от предыдущих редакций стандарта. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть лишь указания о бланках писем организаций, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, использующих в соответствии с законодательством наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации. В этом случае, как говорится в стандарте, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации" печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Многие организации бланки для переписки с зарубежными корреспондентами разрабатывают, ориентируясь на бланки писем зарубежных фирм. Как правило, в таких бланках все реквизиты приводятся только на одном языке (как правило, российские организации используют бланки на английском языке). На наш взгляд, это неправильно, поскольку это нарушает Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», в котором говорится:


Вам будет полезно узнать о бланках документов в материале по ссылке.


«В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации» (п. 1 ст. 15), а также установлено, что «тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик» (п. 2 ст. 16).

Это положение прямо говорит о том, что независимо от того, куда и кому мы направляем документ, бланк документа должен быть, как минимум, на государственном языке Российской Федерации.


Читайте подробнее о авансовом отчете по этой ссылке.


Кроме того, нужно иметь в виду, что за рубежом нет единых требований к бланкам писем и в целом к оформлению деловых писем. В каждой стране своя специфика. Учитывая это, мы рекомендуем бланки писем для переписки с зарубежными корреспондентами оформлять по принятым у нас в стране правилам (то есть в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003), но на двух языках: русском и одном из иностранных, например английском, то есть руководствоваться, в целом, тем же правилом, что и при разработке бланков организаций, находящихся на территориях республик, использующих национальный язык в качестве государственного языка. Такого рода требование было заложено в предыдущих редакциях ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк письма в этом случае может выглядеть, например, таким образом:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

“МАШИНОЭКСПОРТ”

LIMITED LIABILITY COMPANY “MASHINOEXPORT”

1-й Голутвинский пер., 10,

Москва, Россия, 109180

Телефон/факс: (095) 220-54-77

Телетайп: 134889 МАШИН

1-st Golutvinskii per., 10,

Moscow, Russia, 109180

Telepfone/fax: (095) 220-54-77

Telex: 134889 MASH RU

_____________ № _________

На № ________ от _________

Your ref. _________

Our ref. __________

Для бланков на двух языках (русском и языке республики в составе Российской Федерации) стандартом установлено, что реквизиты печатаются на одном уровне, на русском языке – слева, на национальном – справа. В бланках для переписки с зарубежными корреспондентами, поскольку стандарт не содержит по этому поводу никаких положений, можно выбирать любой вариант расположения реквизитов:

  • продольный (сверху – наименование организации и справочные данные на русском языке, ниже – на английском или другом иностранном языке);
  • угловой (слева реквизиты – на русском языке, справа – на английском или другом иностранном языке);
  • смешанный (как на приведенном примере).

Думаем, что в бланки писем для переписки с зарубежными организациями нет смысла включать коды – ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, так как они ни о чем не говорят зарубежному корреспонденту.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль