Как создать реферат для публичной речи?

8

Вопрос

Умение создать реферат для публичной речи своего начальника – важный навык в арсенале каждого личного ассистента и референта. А с чего мне нужно начинать? Что изучить в первую очередь перед подготовкой текста? На какие вопросы для себя ответить?

Ответ

сообщение, отчет, презентация, приветствие.

Тематику можно определить при помощи вопросов что и почему, а точнее – зачем? Это поможет сориентироваться в том, какой смысл и содержание реферата, актуальные для данной аудитории и формата мероприятия, выбрать, какие факты важно привести и т.п.

Важнейшим вопросом, на который должен ответить референт при подготовке конспекта, тезисов, текста выступления, является вопрос кто?

Кем будет представлена аудитория руководителя (акционерами или сотрудниками?) Что актуально для этих слушателей? Что может вызвать их интерес?

От того, как личный помощник составит конспект и тезисы реферата, в определенной степени зависит успех выступления руководителя и наиболее развернутый ответ на вопрос как?

Качественный реферат позволит шефу успешно позиционировать себя и представить компанию с положительной стороны.

Ответы на вопросы когда? и где? референт формулирует совместно с руководителем.

Как  свидетельствуют некоторые исследования, на каждую минуту будущего выступления референт при подготовке текста тратит около получаса. То есть для того, чтобы  подобрать материал, информацию, проанализировать, обобщить, а затем составить план, тезисы, сформулировать и отредактировать текст, может потребоваться время, которое исчисляется таким образом: если выступление руководителя предположительно длится 10 минут, значит, на подготовку реферата выступления может понадобиться 10 минут х 30 минут = 5 часов. Согласитесь, в динамичной деятельности  личного ассистента непросто сразу найти это время. Поэтому лучше готовить реферат заблаговременно.

Структура выступления

Когда референт ответит на вопросы, следуя советам Р. Киплинга, он может приступать к формированию структуры реферата, для чего крайне важно сделать следующее:

  1. Узнать о формате (периоде) выступления и дате его проведения.
  2. Выяснить повод для выступления.
  3. Определить его цели и задачи.
  4. Выяснить тему, определиться с концепцией.

Как только это будет определено, следует составить план и композицию реферата.

План – это перечисление пунктов, абзацев,  которые следует обозначить референту, чтобы четко выстроить структуру предстоящего выступления. Например, задача - написать реферат доклада о достижениях компании. В этом случае план может выглядеть примерно так:

  1. Небольшой обзор присутствующих на рынке подобных компаний. 2.  Информация о месте  вашей компании на рынке. 3. Перечисление последних достижений. 4. Позиционирование на рынке. 5. Перспективы развития.

Композиция – соотношение и гармоничное расположение частей текста.  Она служит важным способом воплощения идеи автора, референта, докладчика.

Через особенности  построения текста, в зависимости от расположения его элементов, можно оптимально передать смысл и правильно расставить акценты.

Если говорить о композиции, то речь идет обычно о таких частях: эпиграфы, прологи, эпилоги, части, главы, предисловия, послесловия, вставные эпизоды и пр.

Надо учесть, что реферат имеет свои ограничения как по объему, так и по выбору композиции.  Реферат строится в соответствии с традиционной композицией: вступление, основная часть, заключение.  

Далее мы формируем сам реферат выступления. Сначала  идет приветствие (оно необходимо  в том случае, если референт формулирует устный и подробный реферат выступления).

Пример: «Уважаемые дамы и господа! Дорогие гости компании!» и т.п.

Следует тщательно продумать и вступление – от этого зависит, насколько выступление руководителя сразу захватит внимание слушателей.

Пример: «Вы, конечно, знаете, что сейчас происходит?», «Знаете ли вы о том, что скоро наступит солнечное затмение? Нет-нет, речь идет вовсе не об астрономических чудесах. Солнце компании Н затмит собой луну компании В» и т.п.

В качестве вступления могут служить:

  1. Яркое событие в компании.
  2. Афоризм, цитата.
  3. Парадоксальное заявление.
  4. Забавная история.
  5. Интересный факт.

Разумеется, начало выступления также зависит от его формата. Здесь референт должен серьезно подумать над тем, подойдет ли та или иная шутка для начала доклада, например, на Совете директоров.

В серьезной аудитории речь руководителя  следует начать с основного тезиса: «Уважаемые дамы и господа, речь сегодня пойдет о ситуации на рынке банковских услуг и о способах оптимизировать…», подобный тезис (тезисы) и определяет, собственно, цели и задачи выступления.

Вступление также должно раскрывать актуальность темы («это связано с обострившейся конкуренцией в сфере…»), ее важность и интерес для аудитории («в наше время это представляется актуальным и значимым...»). Можно обратиться и к предыстории вопроса («Как вы знаете, в прошлом году…»).

Основная часть реферата может состоять из перечисления и постановки главных вопросов, проблем и положений.

Например, можно детально (но все же кратко – помните, это реферат) описать существующие особенности сектора вашего бизнеса, проблемы данной отрасли промышленности, приводя примеры и иллюстрации; рассказать о том, в каком состоянии  пребывает компания, какова ее позиция на рынке; что нужно сделать, чтобы увеличить доходы, какие шаги нужно предпринять в ближайшее время и т.п. То есть в целом сформулировать определенные предложения по тому или иному вопросу и описать, как и что следует сделать для решения тех или иных проблем.

Разумеется, референт, согласовывая текст реферата с руководителем, прежде всего представляет проект реферата.

Нередко в крупных компаниях есть отдельный специалист, который специализируется в конкретной области - например, юриспруденции, экономике. Такие сотрудники, как правило, очень ценятся и руководители им очень доверяют и сразу визируют текст реферата, подготовленного ими.

Не забудьте, что текст в большинстве случаев сопровождается визуальным рядом.

В современных условиях высоких технологий примеры, цитаты, иллюстрации, статистические и количественные  данные, диаграммы референт помещает в презентацию, выполненную в Microsoft Power Point, а в самом тексте обозначает, в каком фрагменте нужно обращаться к слайдам, предварительно пронумеровав их.

И, наконец, заключение реферата выступления – это очень важный финальный аккорд любой речи!

В заключении выступления рекомендуется повторить основную мысль, идею, подвести итоги сказанного, сделать выводы и, если это вытекает из содержания выступления, поставить конкретные вопросы и обозначить цели.

Таким образом, правильно и адекватно оформить реферат выступления руководителя – это серьезная и ответственная задача. Конечно, многое зависит от самого руководителя, его предпочтений и пожеланий. Неизменными остаются следующие правила: текст, предложения, фразы должны быть легко читаемыми, краткими; обязательно нужно позаботиться о шрифте и гарнитуре текста, наиболее удобных для произносящего речь. Некоторые фразы можно выделить маркером или подчеркнуть, чтобы обратить внимание руководителя на особо значимые моменты.

Важнейшим моментом является грамотное и правильное оформление ссылок, сносок, цитат, подрисуночных подписей – это также ни в коем случае нельзя упускать из вида.

Когда вся основная работа проделана, подготовленный доклад может быть представлен руководителю в виде текста, подробного конспекта (списка тезисов) или краткого конспекта, т.е. плана.

После этого вместе с руководителем необходимо провести хронометраж не только всего реферата, но и каждой его части, чтобы в случае необходимости была возможность что-то убрать или сократить.

Не забывайте и об индивидуальной манере вашего руководителя произносить речь – вы должны знать, как он это обычно делает: медленно, быстро, отчетливо и т.п.

Итак, теперь, когда реферат, его план и композиция созданы, продуманы речевые и эмоциональные средства, определимся с основными видами выступлений.

Виды выступлений

К информационному виду относятся сообщения и описания событий, ситуаций, объявления, отчеты, доклады, инструктажи и т.п.

Когда руководитель желает встретить делегацию, поздравить юбиляра, произнести вступительное слово перед официальным мероприятием, оценивая при этом достижения какой-либо персоны или компании, то такой вид выступления называется протокольным.

Здесь очень важно достойно поприветствовать ту или иную персону или группу официальных лиц, поэтому в речи должно присутствовать позитивное начало, выражение удовольствия видеть гостей, должны быть отмечены заслуги конкретного человека или компании, сформулированы предложения с перспективами и пожеланиями на будущее. Такое выступление, как правило, требует красивого и логичного завершения.

Неформальные виды выступлений обычно не нуждаются в реферировании, поскольку произносить тосты, речи на корпоративных мероприятиях, поздравления руководитель, скорее, предпочтет сам. Но и здесь бывают свои исключения.

Убеждающее и побуждающее выступления - здесь названия говорят сами за себя. Убеждающая речь предполагает утверждение и продвижение определенного мнения по нужному вопросу, например, когда необходимо предложить коллективу совместно принять какое-либо важное решение.

Выступление на митинге – это очень важное, эмоциональное и политически значимое событие.  Как и с созданием протокольного выступления, руководитель вряд ли обратится только к помощи одного референта, но быть во всеоружии все-таки стоит.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль