Существуют ли альтернативные варианты без недостатков бумажных факсов?

2

Вопрос

В своей работе мы используем факсы. Многие банки и страховые компании рассматривают факсы в качестве законных документов, к тому же никакие компьютерные вирусы по факсу не передаются. Однако с каждым годом времени и средств на факсы стало тратиться все больше и больше. Есть хоть какие-нибудь альтернативные варианты, не имеющие недостатков бумажных факсов?

Ответ

Да, действительно, вы правы. Несмотря на стремительное развитие средств сканирования, электронной почты и интернет-сервисов, количество передаваемых факсимильных сообщений во всем мире, включая Россию, не только не уменьшается, но и заметно растет. Соответственно, растут продажи факсимильных аппаратов и многофункциональных периферийных устройств. Причина этого для меня загадка. Возможно, тут играют роль психологические факторы, привычка, особенности западного законодательства или, наоборот, слабое развитие Интернета у нас в некоторых регионах. Факсимильный документ никак не может быть признан законным в строгом смысле этого слова, но он может быть использован как уведомление о том, что юридически значимый документ поступит на рассмотрение в ближайшее время.

Однако, как вами совершенно точно отмечено, передача факсов традиционным способом крайне неэффективна. Дело не только в том, что для их работы требуется специальная термобумага, а факсимильные аппараты требуют обслуживания. Дело еще и в том, что входящий факс, по сути, – это такой же бумажный документ, и ему присущи все «пороки» бумажных документов, как то: возможное нарушение конфиденциальности, необходимость хранения, при этом термобумага имеет свойство очень быстро выцветать со временем, сам документ надо доставлять исполнителю вручную, он имеет способность теряться, но самое главное – он не может быть использован для инициации электронного бизнес-процесса без дополнительной обработки.

Таким образом, врач страховой компании, получив запрос от поликлиники на разрешение госпитализации пациента, будет тратить время не на решение проблем пациента, а на организацию хранения и, возможно, поиска факса впоследствии. И то только в том случае, если факс не потеряют по дороге из приемной до его рабочего места.

Эти проблемы во всем мире решаются путем применения современных программных средств – факсимильных серверов, которые автоматически получают факс без участия оператора, могут направить факс по электронной почте на рабочее место пользователя, разместить факс в его рабочей папке или автоматически инициировать бизнес-процесс.

Наиболее современные системы могут автоматически сохранять полученное факсимильное сообщение в корпоративной электронной системе документооборота, что гарантирует сохранность сообщения и возможность его быстрого поиска в критических ситуациях.

Для исходящих факсов факсимильный сервер также предлагает очень достойную альтернативу.

Например, если специалист банка подготовил предложение корпоративному клиенту с помощью MS Word и собирается отправить это предложение по факсу, то ему теперь не надо печатать этот документ и нести его в приемную, где установлен факсимильный аппарат. Клиентское обеспечение факсимильного сервера самостоятельно преобразует документ в изображение, возможно, даже найдет номер факсимильного аппарата клиента в базе данных и отошлет документ полностью без участия оператора. Аналогично финансово-учетная хозяйственная или биллинговая система может использовать факсимильный сервер для рассылки товаросопроводительных документов, извещений, счетов и т.д., причем в полностью автоматическом режиме.

Мы видим, что факсимильные системы не только экономят время сотрудников и материальные ресурсы своих пользователей, они еще и улучшают качество коммуникаций с клиентами, минимизируют время реакции на запросы, а также предоставляют другие заметные выгоды для бизнеса.

В России хорошо известны и все более широко применяются факсимильные серверы. К их числу относится, например, такая система, как OpenText RightFax от компании OpenText, которая пользуется большой популярностью у клиентов нашей компании.

В более сложных случаях, когда требуется обеспечить гарантированную и даже двустороннюю передачу не только факсимильных, но коротких текстовых, голосовых и других сообщений, в том числе внутри компании, мы рекомендуем использовать более функциональное, но и более дорогое решение – Kofax Communication Server (KCS) компании Kofax.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль