Какие имеются государственные или международные стандарты СЭД?

3

Вопрос

Какие имеются государственные или международные стандарты/требования к системам электронного документооборота, по которым будет полезно ориентироваться?

Ответ

В настоящее время существуют четыре наиболее авторитетных, на наш взгляд, документа по данному вопросу:


Эксперт делится важной информацией о планах обучения пользователей работе в СЭД в материале по ссылке.


Международный стандарт ISO 16175:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments). Стандарт состоит из трех частей – «Основные положения и принципы», «Рекомендации и функциональные требования к системам управления электронными документами» и «Рекомендации и функциональные требования по управлению документами в деловых системах». Данный документ был разработан Международным Советом Архивов и известен также как ICA-Req. Он в основном отражает представления об информации и документации, сложившиеся к началу века, заимствовав очень многое из известных спецификаций MoReq (2001 г.) и требований Национальных Архивов Великобритании PRO/TNA (2002 г.).

Несомненным достоинством стандарта является то, что в нем впервые были выделены требования к управлению документами в электронных деловых системах. Однако на данный момент отсутствует система сертификации на соответствие требованиям данного стандарта и он не поддерживается ни одним из поставщиков. На русский язык документ не переводился.

Спецификации MoReq2010 «Модульные требования к документным системам» (Modular Requirements for Records Systems), разработанные по заказу Европейской Комиссии и опубликованные в 2011 г. Этот документ оказался настолько революционно новым, что до сих пор вокруг него не утихают жаркие споры, и его дальнейшая судьба пока не ясна.

MoReq2010 отличает от его предшественников ярко выраженная модульная структура требований, позволяющая сертифицировать самые разные системы и учесть как текущие, так и будущие потребности пользователей, а также общая нацеленность на то, чтобы при переносе документов из одной системы в другую переносилась и вся сопутствующая информация – все метаданные, история использования и т.д.
В документе предложены достаточно интересные модели ряда процессов управления документами, а также предлагается много новых идей, с которыми полезно ознакомиться.

В результате стандарт оказался сложным для реализации, и в настоящее время ни один из поставщиков не готов его поддерживать. В то же время для применения  MoReq2010 уже создана система тестирования и сертификации. Перевода на русский язык пока нет.

Спецификации MoReq2 «Типовые требования к управлению электронными документами» (Model Requirements for the management of electronic records) 2008 г., хотя официально и не рассматриваются уже как актуальный и развивающийся документ, остаются, с нашей точки зрения, наиболее удобным для специалистов-практиков инструментом. Документ написан языком, понятным специалистам в области управления документами и архивного дела. И несмотря на то что в нем специально не рассматриваются самые последние тенденции электронного документооборота (такие как переход на облачные вычисления), он до сих пор не устарел.

Более того, стандарт специально разрабатывался таким образом, чтобы из него можно было набирать подходящие требования, например, при подготовке тендерной документации.

Известны примеры использования MoReq2 российскими государственными органами и организациями, чему способствует наличие двух переводов стандарта на русский язык – Гильдии  Управляющих Документацией и моего.

Для MoReq2 была создана система сертификации и тестирования (ныне уже не действующая), и один из основных поставщиков систем управления электронными документами успел получить такую сертификацию.

Для полноты картины следует упомянуть стандарт Министерства обороны США DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard), третья редакция которого была выпущена в 2007 г.


Данный документ стал фактически национальным стандартом в США и ряде других стран. Министерство обороны США проводит сертификацию продуктов на соответствие его требованиям, и практически все основные продукты крупных поставщиков такую сертификацию имеют.

На заметку!

По сравнению с остальными документами, DoD 5015.2-STD менее высокоуровневый и содержит много требований, относящихся к внутреннему устройству системы управления документами. 

Помимо этого существуют около дюжины документов, разработанных государственными органами ряда стран. К сожалению, большинство из них доступно только на национальных языках, и лишь отдельные документы частично переведены на английский язык.

Таким образом, на данный момент во всех отношениях наиболее удобным для использования отечественными специалистами является MoReq2.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.43%
  • Делопроизводство 10.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.2%
  • Имидж секретаря 7.75%
  • Деловой этикет 6.98%
  • Карьерный рост 6.98%
  • Документооборот 12.4%
  • Электронный документооборот 10.08%
  • Архивное дело 86.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль