Как организовать работу по формированию ассортимента товаров для офиса?

25

Вопрос

Я недавно устроилась на должность офис-менеджера. Мне объяснили, что именно входит в мои обязанности, Я люблю общаться с людьми, разбираюсь в документах, а самые сложные для меня  – административно-хозяйственные функции (т.е. организация обеспечения офиса). Каким образом нужно организовать работу по формированию необходимого ассортимента товаров для офиса?

Ответ

Организационная работа по формированию необходимого ассортимента весьма разнообразна. Рассмотрим особенности работы по нескольким направлениям.

Канцелярские товары. Самый распространенный и объемный участок работы офис-менеджера. В перечень канцелярии входит множество мелочей, без которых не сможет нормально работать ни одна фирма. Бумага, ручки, органайзеры, лотки для документов, папки, калькуляторы, и т. д. – весь ассортимент перечислить невозможно, но можно показать вариант закупки канцелярских товаров на примере обеспечения одного стандартного рабочего места (например, для нового сотрудника).

Выделенное рабочее место (рабочий стол и стул/кресло) должно быть оборудовано:

• органайзером (набор: ручки, карандаши, ножницы, линейка, скрепки, точилка, степлер и скобы к нему, блок бумаги для записей в боксе);

• 2–3 горизонтальными лотками для бумаг;

• 3 папками-регистраторами (400 и 700 мм);

• 3–5 папками-скоросшивателями (как с прозрачным листом, так и другими);

• файлами с перфорацией (карманы);

• калькулятором;

• необходимым ассортиментом в соответствии с корпоративным стилем компании (планингом, календарем и т. п.);

• телефонным аппаратом (внутренняя связь и выход на город);

• ПК в комплекте (если работа связана с использованием компьютера);

• стеллажи и полки для документов, если они относятся к выделенному рабочему месту.

Этот список может быть меньше или больше, в зависимости от выполняемой сотрудником работы.

Объем и частота заказов канцелярских товаров зависят от бюджета вашей компании, ее величины, заказываемого ассортимента и других параметров.

Например, можно делать заказ 1 раз в месяц на всю компанию. Предварительный сбор заявок от подразделений, сведение их в общий список, далее при поставке – распределение по отделам в зависимости от заказа. Крупные компании иногда осуществляют заказы по подразделениям.

Компании, предоставляющие услуги по обеспечению канцелярскими товарами, имеют большое количество конкурентов, поэтому борьба идет за каждого клиента. Вам могут предложить скидки от общей суммы заказа и накопительные, бонусы, сезонные скидки на ассортимент, специальные цены на определенные виды товаров, приоритетные условия доставки и т. д.

Ценовая политика компаний-поставщиков сегодня может измеряться по стоимости офисной бумаги. Цена зависит от марки и сорта бумаги, от объема заказа (вашей потребности). Снижая стоимость заказа на офисную бумагу, поставщик может оставить высокими цены на остальной ассортимент товаров. Но если ваша компания делает большие заказы, то поставщику выгоднее снизить стоимость на весь ассортимент (дать большую скидку), поскольку объем заказа в суммарном выражении и так окажется значительным.

Продукты питания, вода. Этот спектр услуг, как правило, обеспечивается специализированными компаниями. Часто бывает, что поставка питьевой воды, чая, кофе, сливок, сахара, одноразовой посуды осуществляется одной фирмой. Бутилированная вода предоставляется компаниями в 19 и 5-литровых канистрах и бутылках по 0,5 и 0,33 л. Компания обычно предоставляет услуги не только по доставке воды, но и по обеспечению оборудования для подачи воды (кулеры и диспенсеры), а также проводит его установку и техническое обслуживание, доставку продуктов (чай, кофе, сахар, сливки, напитки) и одноразовой посуды.

Вода по происхождению бывает 2-х видов: минеральная и питьевая. Минеральная – это первичная вода, добываемая из скважины и разливаемая в бутыли с минимальным процессом обработки. Питьевая вода проходит ряд процессов очистки (полный – осмосмембранная очистка, частичный, многоступенчатая фильтрация). По солесодержанию вода также разделена на 2 группы – столовая и лечебная.

При выборе компании, осуществляющей доставку горячих обедов, обслуживание банкетов и фуршетов, необходимо, в первую очередь, выяснить ее репутацию на рынке, изучить поставщиков, сроки приготовления еды, сроки ее доставки в пределах города и др. При обращении компаний в фирмы, нарушающие технологию термообработки и хранения продуктов, фиксировались случаи массовых отравлений сотрудников. Компании по доставке горячих обедов могут предоставить полное обслуживание (доставка еды, обеспечение передвижной столовой и уборка), доставку еды в контейнерах (например, горячих обедов, по предварительному заказу накануне), а также обслуживание мероприятий (предварительная договоренность за 2–3 недели).

При заполнении мини-бара руководителя, закупке алкогольных напитков, различных закусок необходимо считаться с вкусами вашего руководителя и его важнейших партнеров.

Вариант ассортимента мини-бара может быть таким: водка 0,75 л., мартини 0,5 бут., коньяк 0,7 бут., виски 0,5 бут., вино п/сух красное и белое по 0,7 бут., могут быть также текила, джин, абсент и др.

Из безалкогольных напитков: питьевая бутилированная вода газированная и негазированная 0,33–0,5 л. (объем – по количеству возможных гостей руководителя), тоник, соки.

Ассортимент как напитков, так и закусочный ограничен только бюджетом компании.

Необходимо учесть, что алкогольные напитки в основном надо закупать самостоятельно, т. к. не все фирмы занимаются их доставкой. Продажа может быть осуществлена только в розницу. Однако некоторые магазины могут осуществить доставку при заказе свыше определенной суммы (например, от 5000 руб.) и предоставят вам кассовый и товарный чеки.

Оргтехника, связь, расходные и комплектующие. С этим сегментом деятельности должны быть связаны в первую очередь IT-службы, но в небольших фирмах эту работу также выполняет офис-менеджер или секретарь. Закупку основных средств, таких, как принтер, ксерокс, сканер, факс (нередко это комбинированный аппарат – многофункциональное устройство (МФУ)), а также презентационное оборудование (проектор, ноутбук) необходимо производить исходя из активности деятельности фирмы и ближайших перспектив ее расширения. Чаще всего компании, производящие установку техники и аппаратуры, обеспечивают и ее сервисное обслуживание: поставку картриджей, текущий ремонт и технический осмотр. Компания также может порекомендовать наиболее подходящий сорт и марку бумаги.

Также в ведении офис-менеджера находится офисная связь (мини-АТС), мобильная связь. Необходимо иметь все координаты обслуживающей компании, договор на корпоративное обслуживание по мобильной связи. Менеджер поможет выбрать оптимальный тариф, исходя из численности сотрудников, региона, роуминга и других условий. Интернет-ресурсы должны быть также в ведении IT-служб. В обязанности офис-менеджера может входить подбор компаний, осуществляющих услуги по установке Интернета. Выбор всегда делает руководитель. Но если эта функция поручена офис-менеджеру, ему необходимо учесть такие параметры, как объем и скорость передаваемых данных, качество связи в регионе, ценовую политику компании – поставщика услуг, возможность предоставления дополнительных услуг (пакетная связь, GPRS) т. д.

Хозяйственные товары. В необходимый ассортимент продукции входят товары как минимальной, так и расширенной группы. Минимальный ассортимент – средства для уборки помещений (моющие средства, пакеты для мусора, тряпки, губки, швабры, перчатки и т. д.), средства гигиены (туалетная бумага, одноразовые полотенца, мыло). В максимальный объем могут входить и средства личной гигиены для женщин, и расширенный ассортимент средств для уборки офиса (пылесосы, коврики, стиральная машина, если есть сменная спецодежда и т. д.). Также к этой группе относятся средства для чистки одежды и обуви.

Для руководителя должен быть в наличии отдельный набор, включающий щетки для одежды и обуви, рожок для обуви, кремы, защитные средства для замши и т. п.

Объемы и частота заказов зависят как от необходимого ассортимента, так и от величины компании и бюджета на приобретение хозяйственных товаров.

Интерьер, дизайн офиса, мебель. В зависимости от планировки, площади помещений необходимо распределить рабочие места, гостевую зону, свободное пространство для перемещения сотрудников, установить дополнительное освещение и т. д. В работе с компаниями-поставщиками необходимо учесть сроки и последовательность проведения ими работ (нельзя нарушать рабочий ритм), сроки доставки материалов, комплектующих, ценовую политику. Некоторые компании при заказе на перепланировку помещений могут дать скидку на какие-либо элементы интерьера или предоставить бонус.

При планировании рабочих мест необходимо учесть параметры, содержащиеся в Санитарных правилах и нормах (СанПиН), такие, как: нормы площади на одно рабочее место с компьютером; требования к конструкции мониторов; освещение общее и местное (нормы инсталляции); регулируемая высота сидения; свободное пространство для нормального перемещения; условия вентиляции и т. д.

Если есть возможность декорирования живыми или искусственными цветами помещений офиса, холлов, рекреаций, лестничных пролетов – сделайте это. Удачно подобранные цветы добавят комфорта вашим сотрудникам, улучшат микроклимат и повысят имидж вашей компании.

Санитария и гигиена. Чаще всего в этот блок входит поддержание ассортимента офисной аптечки и уборка офиса. Для аптечки вам понадобятся:

• жаропонижающие средства;

• средства от кашля, насморка;

• обезболивающие средства;

• сердечные препараты;

• средства, регулирующие давление;

• средства от головной боли;

• средства, применяемые при расстройствах желудка;

• кровоостанавливающие средства;

• дезинфицирующие средства;

• бинты, жгуты, вата, градусник, тара с дозаторами;

• прибор для измерения давления.

Однако часто офис-менеджерам приходится сталкиваться и с вопросами дератизации и дезинфекции. Для борьбы с грызунами и насекомыми лучше обратиться в специальные фирмы, занимающиеся этими вопросами.

Что же касается дезинфекции, то этот вопрос достаточно редко возникает на повестке дня. В случаях инфекционных заболеваний сотрудников, массовых отравлениях производится обработка помещений и оборудования специальными составами. Делает это санэпидемcтанция (СЭС) или другая уполномоченная организация вашего региона самостоятельно. Задача же офис-менеджера подготовить и защитить документацию, оборудование, мебель и т. п. от прямого воздействия препаратов, которые могут их повредить; обеспечить доступ сотрудникам СЭС на территорию, удалить сотрудников компании на период обработки и санации помещений, т. к. некоторые препараты могут быть небезвредны для человека.

Контроль за уборкой территории, работой дворника, содержанием контейнерных площадок являются также зоной ответственности офис-менеджера. Убедитесь в наличии договора с компаниями по регулярному вывозу мусора.

Уборка помещений должна производиться ежедневно, сюда входит влажная уборка пола, нижней части стен, должны протираться все стекла и зеркала, двери.

Уборка в кабинетах руководителей производится только в их отсутствие и под присмотром секретаря или офис-менеджера.

Необходимо вести учет и контроль расходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Это лучше делать в электронном виде и дублировать в бумажном варианте с подписью ответственных лиц (получивших ТМЦ в пользование).

Документационное обеспечение работы офис-менеджера предполагает наличие ряда документов, прежде всего – должностной инструкции, в которой должны быть обозначены уровень производственной компетенции, объемы работы, функциональные направления, уровень ответственности и т. д.

Офис-менеджеру также необходимо иметь под рукой все необходимые документы: копии договоров с поставщиками (оригиналы чаще всего хранятся в бухгалтерии), бланки заказов (в т. ч. электронные), учетные журналы, заявки от отделов (на канцелярские товары), сметы, данные по остаткам товара на складе (если ведется отдельный учет) и т. п.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль