Как полноценно использовать возможность Google Calendar?

16

Вопрос

Как  полноценно  использовать еще одну из удачных возможностей Google  Calendar - управление временем, т.е. возможность создавать мероприятия, приглашать на них сотрудников и т.д.?

Ответ

Планирование и организация времени  - одна из наиболее острых задач современного человека. Во взаимоотношениях руководитель–помощник (секретарь) обязанности по планированию рабочего времени определяются индивидуально в каждом конкретном случае. Иногда все планирует секретарь и информирует руководителя, а некоторые руководители планируют сами, а секретари лишь фиксируют получаемую информацию.

В любом случае в начале рабочего дня нужно сообщить или напомнить обо всех мероприятиях на текущий день, а в конце проверить расписание на следующий день. В течение дня зачастую необходимо напоминать о запланированном, фиксировать намечаемые мероприятия и дела, согласовывать время и место.

При планировании ставьте время с запасом и учитывайте время на дорогу, а зафиксировать и согласовать все моменты поможет Google Calendar (Календарь Google).

Создание мероприятий

Для создания мероприятия необходимо перейти к основному окну календаря и нажать на кнопку Создать, либо щелкнуть левой кнопкой мыши в расписании там, где должно появиться новое событие или мероприятие.

При создании мероприятия нужно дать ему название, например, «Собрание акционеров» или «Обед».

Далее следует указать дату и время проведения мероприятия. Эти параметры зависят от типа мероприятия, которое мы создаем.

Мероприятия могут быть двух типов:

1. Продолжающиеся целый день или несколько дней. К таким мероприятиям, как правило,  относятся праздничные дни, дни рождения, прочие памятные даты; это могут быть также периоды приезда различных делегаций, участие в выставках и другие многодневные мероприятия.

Соответственно, если мероприятие относится к этому типу, то активируем опцию Весь день. В этом случае время для установки мероприятия пропадет. А в полях дат начала и завершения мероприятия корректируем даты, выбирая их из раскрывающегося при щелчке на поле даты календарика.

2. Продолжающиеся некоторое время в течение дня. К этому типу относятся все наши дела, встречи и т.п. Для настройки временного периода такого мероприятия снимите галочку с опции Весь день и в соответствующих полях укажите время начала и завершения мероприятия.

Настройка временных параметров повторяющихся мероприятий

В работе помощника руководителя и секретаря, как и в любой другой деятельности, есть дела, которые повторяются ежедневно, еженедельно или по какой-либо другой схеме.

Повторяющимся может быть и  мероприятие на целый день, к примеру, еженедельная, местная командировка по вторникам и т.п.

Так что если мероприятие будет проводиться неоднократно и повторяться в определенное время, то необходимо активизировать опцию Повторить, в результате чего будет открыто окно Повторяющиеся мероприятия.

Мероприятие можно повторять каждую неделю, каждый день, по рабочим дням (с понедельника по пятницу), по понедельникам, средам и пятницам, по вторникам и четвергам, каждый месяц, каждый год и т.п.

При повторении мероприятия каждую неделю можно задать, в какие именно дни недели будет проходить мероприятие.

Переключатель Окончание позволяет установить условия прекращения повторения мероприятия:

  •  Никогда - естественно, означает, что мероприятие будет повторяться постоянно с заданной периодичностью, и за какой период вы бы не просматривали календарь, вы обнаружите там это мероприятие.
  •  После  - в окно для ввода количества позволяется установить количество раз, которое должно повторяться мероприятие. К примеру, вы записались на курсы повышения квалификации – 10 занятий, которые проходят по вторникам и четвергам, соответственно, отметьте галочками данные дни повторений и выберите опцию «После», установив в окно «10».
  •  Пустое окно предназначено для ввода даты, являющейся конечной для периода повторяющихся событий.

Скажем, коллега ушел в отпуск и вас попросили выполнять какую-то его функцию  - введенная дата будет датой выхода коллеги из отпуска.

На рис. 3 в окне Повторяющееся событие видно, что мероприятие проводится каждую неделю по понедельникам и средам. После того как мероприятие повторится 35 раз, больше в календаре оно отображаться не будет.

 Для завершения работы с окном Повторяющиеся мероприятия нажмите Готово.

Ввод  сведений о мероприятии

Рассмотрим параметры Место, Календарь, Описание, Цвет, Напоминания, Мой статус.

Для проведения мероприятия требуется подготовить помещение, в котором оно будет проходить, или указать адрес, по которому данное мероприятие будет проводиться.

В Календаре Google есть возможность указать место проведения мероприятия - например, переговорная. Причем, если введен адрес, то если вы щелкнете гиперссылку «Карта» под данной строкой, откроется Google Карта для указанного  адреса.

В строке Календарь отображается владелец календаря.

В Описании можно добавить дополнительную информацию о мероприятии (если требуется).

Опция Цвет позволяет выбрать цвет мероприятия, которым оно будет помечено в календаре. В Календаре Google 11 цветов для отображения мероприятия. Мероприятие можно оставить бесцветным. Тем не менее, использование цветов повышает воспринимаемость информации в календаре. Выбрав цвета для мероприятий с различными приоритетами, например, важные и срочные – красные, важные не срочные – желтые  и т.п., вы всегда будете знать, с чего начать. Кроме этого, можно присвоить определенный цвет встречам, личным делам, собраниям и т.п.

Если вам нужно напоминание о проводимом мероприятии, то вы можете легко установить одно или несколько напоминаний. В Google Календаре можно установить не более пяти напоминаний двух видов:

  • присылаемые по электронной почте;
  • в виде всплывающего окна.

Для обоих видов напоминаний следует указать, за сколько минут, часов, дней, недель до проведения мероприятия это напоминание должно быть сделано.

Очень важной опцией является Мой статус. В Goоgle Календаре есть два статуса: доступен(а) и занят(а).

Если мероприятие является важным и его невозможно отметить, целесообразно сделать активным статус «занят(а)», чтобы другие пользователи не назначали других встреч и мероприятий с вашим участием на это время. Статус «доступен(а)» подходит к тем назначенным вами мероприятиям, которые можно отложить с целью выполнения более важных заданий или ради посещения более важных встреч. При проставлении статуса «доступен(а)» нужно помнить, что пользователи, видя этот статус, могут пригласить вас на то или иное мероприятие, а ваша задача -  выбрать, какое из них важнее.

Управление конфиденциальностью мероприятия

Параметр Конфиденциальность может иметь одно из следующих значений:

  1. По умолчанию - мероприятия будут совпадать с настройками конфиденциальности календаря: если календарь закрытый, то все мероприятия также будут закрытыми, а для открытых календарей – открытыми.
  2. Общедоступное мероприятие и сведения о мероприятии доступны для пользователей, имеющих доступ к информации о свободном и занятом времени.
  3. Личное мероприятие и сведения о нем в открытом календаре или календаре с открытым доступом будут доступны только вам и другим владельцам календаря (пользователям с правами не ниже уровня «Вносить изменения в мероприятия»).

Приглашение участников мероприятия

В поле Добавить гостей введите адрес электронной почты приглашаемого и нажмите кнопку Добавить, после чего адресат будет внесен в список «Гости».

Однако если ввести e-mail пользователя, который не авторизирован в Google Календаре, гость не сможет быть прикреплен к мероприятию.


Подробнее о экспертизе ценности документов мы писали здесь.


Некоторые приглашенные могут быть не обязательными - чтобы присвоить им этот статус, нажмите команду Отметить как необязательное, после чего слева от адресов электронной почты приглашенных появятся значки с изображением силуэта человека; после щелчка на этот значок силуэт становится бесцветным, то есть данный приглашенный не обязательно должен присутствовать на мероприятии.

После ввода адресов электронной почты для рассылки приглашений щелкните команду Уведомить гостей по электронной почте с изображением конверта, после чего будет открыто окно отправки гостям сообщений электронной почты.

Гость, приглашенный принять участие в мероприятии, открыв календарь, увидит в окне уведомление о мероприятии. В расписании получателя приглашения на мероприятия отображаются со стрелочкой. Щелкните такое мероприятие – откроется его меню, в котором для подтверждения участия гость может выбрать «да», «может быть» и «нет».

Нажав команду Подробнее, гость в окне редактирования параметров мероприятия может добавить комментарий и гостей, если у него есть соответствующие права.

В верхней части окна параметров мероприятия появится строка статуса мероприятия:

  • Да, я приму участие - если гость согласился принять участие в мероприятии.
  • Возможно, я приму участие - при ответе Может быть.
  • Нет, я не приму участие - если гость отказался от участия.

В основном окне календаря встреча, на которую приглашен гость, отображается следующим образом: если гость согласился принять участие в мероприятии, оно отображается как обычно; если он не уверен, то на отображаемом мероприятии можно увидеть знак вопроса; если пользователь отказался принять участие – название мероприятия перечеркнуто и отображается бледным цветом.

В списке гостей на странице параметров мероприятия приглашающего слева от адресов электронной почты появятся маркеры:

  •  галочка, если гость принял приглашение, также отобразится оставленное им примечание и отметка +1 гость, если участник придет с гостем;
  •  вопрос, если гость сомневается и выбрал Может быть;
  •  перечеркнутый кружок, если гость ответил Нет.

Если мероприятие было запланировано как повторяющееся, то при сохранении изменений, например, если вы поменяли статус с Нет на Может быть, появляется окно Изменение повторяющихся мероприятий, в котором можно выбрать область применения внесенных изменений: изменить только это мероприятие или все последующие.

Для окончания работы с мероприятием и сохранения внесенных изменений нажмите кнопку Сохранить.

Уведомление, получаемое по электронной почте

Такое сообщение содержит как всю необходимую информацию о событии (время, место, мероприятия до и после времени приглашения, перечень приглашенных и т.п.), так и команды для перехода в календарь для  работы с ним (посмотреть календарь и подробнее).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль