Как вести документооборот, если у владельца предприятия имеется еще четыре ООО (аффилированные лица), и регистрируются они в одном месте?

3

Вопрос

Расскажите, как вести документооборот, если у владельца предприятия имеется еще четыре ООО (аффилированные лица), и регистрируются они в одном месте?

Ответ

Ситуация, когда имеется несколько аффилированных компаний, - это, по сути, холдинг. Современные системы электронного документооборота в полной мере приспособлены для работы в подобных условиях. В зависимости от конкретных задач, требований руководства в СЭД может быть реализован различный уровень прозрачности и доступности данных.

PR

Наиболее распространенная ситуация – когда каждая дочерняя компаний видит только свои документы, а также часть данных управляющей компании, при этом управляющая компания имеет доступ ко всему массиву информации по «дочкам».

Такая схема работы позволяет централизовать и, соответственно, снизить затраты на внедрение и поддержку системы электронного документооборота. Кроме того, она обеспечивает высокий уровень безопасности и обособленности дочерних компаний друг от друга. В случае перемещения сотрудников между организациями, изменения правил и т.п. все обновления вносятся только один раз в одном месте, нет необходимости дублировать их в СЭД разных организаций. Наша практика показывает, что подобная организация системы электронного документооборота удобна и широко распространена  в холдингоподобных структурах.


Интересная информация о организации документооборота в 2017 году размещена здесь.


При переходе от бумажного документооборота к электронному в нескольких аффилированных компаниях надо принять во внимание ряд аспектов, которые изначально не кажутся очевидными. В частности, следующий: пока нет единой СЭД, обмен документами между «дочками» проводится в режиме входящих/исходящих. После внедрения общей системы электронного документооборота такая процедура становится искусственной. Соответственно, необходимо перевести подобные документы в категорию внутренних – обязательно соотнеся с правилами делопроизводства, поскольку не для всех случаев это возможно. Кроме того, перед внедрением единой СЭД необходимо стандартизировать номенклатуру дел, поскольку у различных аффилированных лиц она может заметно отличаться. Это позволит в значительной степени облегчить построение отчетности и обмен документами.


Читайте о основных видах документов организации больше информации в статье по ссылке.


Иная ситуация складывается, если аффилированные компании территориально разнесены. В таком случае, в зависимости от состояния ИТ-инфраструктуры, может быть использовано как централизованное подключение к системе электронного документооборота, так и раздельная установка серверов с СЭД на локальных площадках.

Еще один важный момент, который стоит учитывать  – важность процессов документооборота для аффилированных компаний. Как правило, внедрение СЭД в холдингах начинается в управляющей организации, для которой документооборот является первичным процессом. Затем к системе присоединяются дочерние компании, например, производственные, для которых документооборот не имеет такого приоритета, гораздо менее важен. В подобных случаях можно использовать подключение к СЭД через корпоративный портал. Это не дает доступ ко всей функциональности системы электронного документооборота (которая в такой ситуации и не нужна), зато является заметно более простым и оперативным решением.

СЛОВАРЬ

Аффилированное лицо — физическое или юридическое лицо, способное оказывать влияние на деятельность юридических и/или физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль