Какие дополнительные модули могут быть в системах электронного документооборота?

2

Вопрос

Какие дополнительные модули могут быть в системах электронного документооборота?

Ответ

Чтобы говорить о дополнительных модулях в СЭД, для начала нужно определить, что вообще мы подразумеваем под СЭД и какие модули изначально в нее входят. Основная задача автоматизации документооборота – это оптимизация процедур регистрации и согласования документов, удобство хранения и поиска. Иногда при внедрении СЭД основной задачей является переход на полностью безбумажный документооборот: это экономит время сотрудников, позволяет освободить помещения для хранения бумажных версий документов. Исходя из этого, под основными функциями СЭД следует понимать делопроизводство, процессы согласования документов и работу с архивом.


Статья о организации документооборота в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.


С развитием технологий потребности бизнеса изменяются, и если раньше поддержка электронно-цифровой подписи и средств для мобильной работы рассматривались как дополнительные модули, то на сегодняшний день это тоже основные функции, которые заказчик ожидает увидеть в любой СЭД. При переходе на полностью электронный документооборот компания уже не сможет обойтись без электронной подписи.

Постепенно обновляется законодательство и появляются возможности все большую часть функций (в том числе даже бухгалтерский и налоговый учет) переводить в электронный вид – и здесь без электронной подписи главного бухгалтера или генерального директора обойтись невозможно. Заказчики начинают выбирать подрядчиков, способных работать без использования бумажного документооборота, что вынуждает все большее число компаний «избавляться» от бумажных версий документов.

Что касается мобильных решений, то теперь, помимо удаленного мобильного доступа к почте (который желательно делать защищенным), многие руководители хотят обеспечить себе и своим сотрудникам доступ с мобильных устройств и к другим корпоративным системам, в том числе к документам, хранящимся и обрабатываемым в СЭД.

Дополнительные модули для СЭД могут разрабатываться как для решения отдельных бизнес-задач, так и для создания различных функциональных возможностей. В первом случае это могут быть управление совещаниями, работа с обращениями граждан для госструктур, компоненты для оказания госуслуг и т.д.

Один из последних реализованных компанией Digital Design проектов – внедрение системы электронного документооборота для Правительства Мурманской области. В рамках данной системы был разработан модуль для работы с обращениями граждан. Он позволяет не только принимать и обрабатывать заявки от граждан, но и дает возможность самим заявителям отслеживать статус своих обращений в системе через «Личный кабинет» на сайте Президента РФ и на сайте Правительства Мурманской области.

В качестве примеров дополнительных функций можно привести модуль поточного сканирования, средства интеграции с любыми внешними информационными системами, поддержку проектного документооборота, а также многих других задач, которые могут напрямую не относиться к процессам документооборота. Многие внедренные СЭД включают какие-либо из этих функций или подразумевают возможность их внедрения в дальнейшем, поэтому в будущем вполне возможен их переход из разряда дополнительных в разряд основных.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль