Как важно для организации использование платформы СЭД?

3

Вопрос

Насколько важно для организации использование платформы СЭД? Какие преимущества и недостатки имеют те или иные ее виды?

Ответ

При выборе программного продукта для автоматизации процессов документооборота в организации определяющую роль играет платформа, на которой будет реализована система: именно она предопределяет многие базовые характеристики самой системы и основной вектор ее развития.

Существующие сегодня СЭД можно классифицировать по различным признакам. Если в качестве критерия выбрать поддержку современных ЕСМ-платформ и технологий (Enterprise Content Management), можно выделить три основных типа систем:

{C}{C}1.        {C}{C}Западные ЕСМ-платформы.

{C}{C}2.        {C}{C}Российские СЭД, в основе которых лежат западные ЕСМ-платформы.

{C}{C}3.        {C}{C}Российские СЭД, не использующие ЕСМ-платформу.

К первой группе относятся проектные решения на базе «конструкторов» и сред разработки, предлагаемые ведущими мировыми разработчиками – EMC, IBM, Microsoft, Oracle, OpenText. Эти системы обеспечивают создание полноценных систем класса Enterprise Content Management System (собственно, ECM). Они также способны решать задачи по управлению документами на протяжении всего их жизненного цикла:

PR

вводить, создавать, управлять, изменять, распространять, публиковать, записывать и хранить информацию, основываясь на автоматизированных процедурах и правилах.

Как правило, такие платформы представляют собой достаточно «тяжеловесные» продуктовые «линейки»: их функционал реализован не в одном приложении, а в целом наборе интегрированных продуктов для решения различных задач ЕСМ.

Системы второй группы представляют собой российские готовые СЭД, «надстроенные» над западными платформами (например, IBM Lotus Domino/Notes или Microsoft SharePoint).

Системы третьей группы разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного отечественного документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). На российском рынке системы подобного класса представлены довольно широко из-за популярности данного направления разработок в 1990-е гг. В общей своей массе это коробочные продукты, ограниченно позволяющие вносить дополнительные настройки.

***

Таким образом, в процессе выбора СЭД для внедрения крайне важно уже с самого начала определиться, какой из перечисленных типов систем лучше подходит для нужд вашей организации.

Как правило, т.н. «неплатформенные» СЭД дешевле, они проще в настройке и лучше «заточены» под конкретную предметную область – делопроизводство, контроль исполнения, управление договорами и пр. В то же время они значительно хуже поддаются настройке, расширению функционала и адаптации под нестандартные задачи. Кроме того, системы такого типа не позволяют реализовывать полный функционал ЕСМ, ограничиваясь лишь автоматизацией «классического» документооборота.

Западные платформы позволяют создавать полноценные ЕСМ-системы и имеют практически неограниченные возможности по расширению функционала и масштабированию. PR

К их недостаткам можно отнести очень высокую стоимость и сложность (каждое новое внедрение является проектной разработкой), а также плохую адаптацию к «российским реалиям».

Для построения современных ЕСМ-систем в российских условиях чаще всего используются системы второго типа (системы - «надстройки»). Они объединяют в себе положительные свойства систем первой и третьей групп. Такие СЭД обладают функциональной полнотой, гибкостью настроек и тесной интеграцией с базовыми сервисами ЕСМ-платформ. В то же время, будучи разработанными российскими компаниями, системы этой группы являются готовыми тиражируемыми продуктами и они адаптированы для внедрения в российских организациях. Соответственно, стоимость внедрения готовых продуктов существенно ниже проектных разработок.

При выборе программного продукта для автоматизации процессов документооборота в организации определяющую роль играет платформа, на которой будет реализована система: именно она предопределяет многие базовые характеристики самой системы и основной вектор ее развития.

Существующие сегодня СЭД можно классифицировать по различным признакам. Если в качестве критерия выбрать поддержку современных ЕСМ-платформ и технологий (Enterprise Content Management), можно выделить три основных типа систем:

1.     Западные ЕСМ-платформы.

2.     Российские СЭД, в основе которых лежат западные ЕСМ-платформы.

3.     Российские СЭД, не использующие ЕСМ-платформу.

К первой группе относятся проектные решения на базе «конструкторов» и сред разработки, предлагаемые ведущими мировыми разработчиками – EMC, IBM, Microsoft, Oracle, OpenText. Эти системы обеспечивают создание полноценных систем класса Enterprise Content Management System (собственно, ECM). Они также способны решать задачи по управлению документами на протяжении всего их жизненного цикла:

PR

вводить, создавать, управлять, изменять, распространять, публиковать, записывать и хранить информацию, основываясь на автоматизированных процедурах и правилах.

Как правило, такие платформы представляют собой достаточно «тяжеловесные» продуктовые «линейки»: их функционал реализован не в одном приложении, а в целом наборе интегрированных продуктов для решения различных задач ЕСМ.

Системы второй группы представляют собой российские готовые СЭД, «надстроенные» над западными платформами (например, IBM Lotus Domino/Notes или Microsoft SharePoint).

Системы третьей группы разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного отечественного документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). На российском рынке системы подобного класса представлены довольно широко из-за популярности данного направления разработок в 1990-е гг. В общей своей массе это коробочные продукты, ограниченно позволяющие вносить дополнительные настройки.

***

Таким образом, в процессе выбора СЭД для внедрения крайне важно уже с самого начала определиться, какой из перечисленных типов систем лучше подходит для нужд вашей организации.

Как правило, т.н. «неплатформенные» СЭД дешевле, они проще в настройке и лучше «заточены» под конкретную предметную область – делопроизводство, контроль исполнения, управление договорами и пр. В то же время они значительно хуже поддаются настройке, расширению функционала и адаптации под нестандартные задачи. Кроме того, системы такого типа не позволяют реализовывать полный функционал ЕСМ, ограничиваясь лишь автоматизацией «классического» документооборота.

Западные платформы позволяют создавать полноценные ЕСМ-системы и имеют практически неограниченные возможности по расширению функционала и масштабированию. PR

К их недостаткам можно отнести очень высокую стоимость и сложность (каждое новое внедрение является проектной разработкой), а также плохую адаптацию к «российским реалиям».

Для построения современных ЕСМ-систем в российских условиях чаще всего используются системы второго типа (системы - «надстройки»). Они объединяют в себе положительные свойства систем первой и третьей групп. Такие СЭД обладают функциональной полнотой, гибкостью настроек и тесной интеграцией с базовыми сервисами ЕСМ-платформ. В то же время, будучи разработанными российскими компаниями, системы этой группы являются готовыми тиражируемыми продуктами и они адаптированы для внедрения в российских организациях. Соответственно, стоимость внедрения готовых продуктов существенно ниже проектных разработок.

Подводя итоги, можно отметить, что в настоящее время особой популярностью для создания СЭД в организациях пользуется ЕСМ-платформа корпорации Microsoft – SharePoint 2010. Также западные аналитики констатируют рост популярности SharePoint и для реализации задач ЕСМ. Это можно объяснить несколькими факторами. Во-первых – широкий набор возможностей этой платформы, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте, представленном на рынке. Во-вторых, приемлемая цена: технологии SharePoint доступны даже малому и среднему бизнесу; существует даже их бесплатная версия (SharePoint Foundation). Так или иначе, подбор платформы под нужды именно вашей компании остается за вами. А мы надеемся, что наши советы помогут сделать вам наиболее оптимальный выбор СЭД для систематизации документооборота вашей организации.

Подводя итоги, можно отметить, что в настоящее время особой популярностью для создания СЭД в организациях пользуется ЕСМ-платформа корпорации Microsoft – SharePoint 2010. Также западные аналитики констатируют рост популярности SharePoint и для реализации задач ЕСМ. Это можно объяснить несколькими факторами. Во-первых – широкий набор возможностей этой платформы, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте, представленном на рынке. Во-вторых, приемлемая цена: технологии SharePoint доступны даже малому и среднему бизнесу; существует даже их бесплатная версия (SharePoint Foundation). Так или иначе, подбор платформы под нужды именно вашей компании остается за вами. А мы надеемся, что наши советы помогут сделать вам наиболее оптимальный выбор СЭД для систематизации документооборота вашей организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль