В чем разница между СЭД и ЕСМ?

15

Вопрос

Недавно была на конференции, посвященной СЭД, где наравне с этим понятием использовался термин ЕСМ. В чем принципиальная разница? Где, когда и как правильнее употреблять эти понятия? В ближайшее время будем модернизировать СЭД нашего предприятия. Помогите определиться, какой круг задач входит в методики СЭД и ECM. Может быть, нам стоит говорить уже о ECM? Или есть другие понятия, которыми стоит оперировать в нашем случае?

Ответ

Для начала давайте расшифруем аббревиатуры. СЭД – система электронного документооборота. ECM – Enterprise Content Management, управление контентом предприятия.

Термин СЭД обычно связывается с задачами регистрации и контроля исполнения организационно-распорядительных документов, которые реализованы на специализированных коробочных системах, в то время как ECM обычно связывается с системами управления контентом и деловыми процессами крупных предприятий и крупных административных структур, которые реализованы на известных лидирующих промышленных платформах.

Сказанное никак не ущемляет потребительские качества первых. Системы такого класса весьма востребованы в том случае, когда стоит только задача автоматизации делопроизводства и, может быть, еще учета договоров. Лучшим примером систем такого класса, наверное, является продукт «Дело» компании ЭОС или TerraDocs от TerraLink.

Системы класса ECM – это системы, которые обеспечивают управление всем контентом, который имеет значение для бизнеса конкретного предприятия или основной деятельности организации. Это могут быть инструкции по монтажу, наладке и утилизации оборудования, оригинал-макеты маркетинговых материалов, проект дизайна упаковки нового лекарства, схема трубопровода, не говоря уже о договорах, актах, приказах, счетах-фактурах, ТТН и предписаниях надзирающих органов. ECM – это системы, которые рассматривают бизнес-контент предприятия в неразрывной связи с его бизнес-процессами. Поэтому, как правило, такие системы внедряются в режиме интеграции с корпоративной финансово-учетной системой (ERP). Они строятся в абсолютно подавляющем количестве случаев на известных лидирующих промышленных платформах. К таковым относятся, в первую очередь, системы EMC Documentum, OpenText Content Server, IBM Filenet.

При этом ничто не мешает заказчику реализовывать СЭД также на платформе упомянутых промышленных платформ, и многие заказчики, понимая имеющиеся у них объемы документов и сложность бизнес-процессов, именно так и поступают.

Таким образом, ECM – это и качественное расширение состава решаемых в рамках СЭД задач, и принципиально иные технологии обработки документов.

И поэтому вопрос, что конкретно лучше применить Вашей организации при модернизации имеющейся системы электронного документооборота, должен быть решен на основе комплексного предварительного анализа, экономической обоснованности и наличия достаточных финансовых ресурсов, зрелости и готовности вашего предприятия к внедрению систем уровня и масштаба ECM. К тому же необходимо учитывать качество имеющегося трудового ресурса: квалификация и уровень обученности персонала, наличие специалистов в штате, способных поддерживать инновационную систему.

На практике же единственным стимулом для внедрения ECM-систем является экономический эффект от их внедрения. Другой вопрос, что мы не всегда обладаем надежными и внушающими доверие методиками для его расчета.

Особенно трудно просчитать экономический эффект в случае внедрения ECM в административных структурах, поскольку там не создается добавочной стоимости и экономический эффект от внедрения не так очевиден.

Говоря о перспективе внедрения систем класса ECM, можно ожидать все более широкое их распространение в России. А в будущем, лет через пять, логично предположить еще более радикальные изменения технологий управления неструктурированной информацией, которые сделают термин ECM таким же устаревшим, каковым сейчас является СЭД.

Так, корпорация EMC уже использует такие термины, как Information Governance, Intelligent Information Management, т. е. управление корпоративным контентом рассматривается уже как часть еще более общей задачи – управления всей корпоративной информацией как ключевым корпоративным ресурсом.

СЛОВАРЬ

ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System) — система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль