Как бороться с нежеланием сотрудников работать в новой системе?

13

Вопрос

Как бороться с нежеланием сотрудников работать в новой системе? Им трудно отойти от традиционного ведения дел: непривычна система согласования документов (сотрудники испытывают сложности при составлении номенклатуры дел с электронными документами, не могут привыкнуть к строгой системе контроля исполнения документов и т. п.).

Ответ

Проблему легче предупредить, чем решить. Есть несколько важных моментов, которые необходимо учесть при внедрении СЭД, чтобы предотвратить проблемы с мотивацией сотрудников.  Еще на этапе выбора системы важно обратить внимание на интуитивно понятный интерфейс, который будет удобен большинству пользователей системы. Работу с СЭД значительно упростит возможность интеграции с обычным программным обеспечением, которым пользуются сотрудники.


Подробнее о контроле исполнения документов мы писали здесь.


Например, система DocsVision: ее клиент для Microsoft Office дает организациям возможность автоматизировать работу большинства пользователей с документами без освоения дополнительного программного обеспечения, в интерфейсе хорошо знакомого Microsoft Word. При этом открытия СЭД не требуется, нужно только само приложение и on-line соединение с сервером DocsVision.

Важно, чтобы СЭД отражала существующие в компании бизнес-процессы, а не создавала новые или усложняла старые. Более того, в нашей практике были случаи, когда внедрение системы электронного документооборота являлось поводом для оптимизации и упрощения бизнес-процессов. Другими словами, СЭД должна делать жизнь пользователей проще, а не сложнее. После внедрения нельзя забывать об обучении сотрудников, которые в дальнейшем будут постоянно работать с СЭД, а также подготовке подробной справки для пользователей и обучению администратора системы.


Подробнее об организации контроля исполнения документов в делопроизводстве мы писали здесь.


Необходимо, чтобы пользователи понимали конечную цель внедрения СЭД, все функциональные возможности решения и видели результаты: сокращение времени на согласование документов, быстрый поиск в архиве, отсутствие потерь документов, удобный контроль исполнительской дисциплины.  Оценив все плюсы и выгоды, сотрудники сами предпочтут работать в системе.

Хорошим стимулом к использованию СЭД является пример руководства.

Во-первых, здесь действует эмоциональный фактор: топ-менеджмент нередко является авторитетом для работников предприятия. Во-вторых, если генеральный директор, например, расписывает поручения через систему электронного документооборота, подчиненным волей-неволей приходится работать с СЭД, чтобы отчитываться в их выполнении.

Действенным методом для решения уже существующих проблем с низкой мотивацией и сопротивлением со стороны сотрудников являются определенные административные меры. Наиболее эффективным инструментом в данном случае будет приказ, четко регламентирующий деятельность сотрудников. 

Например, в нем может быть прописано, что сотрудники могут согласовывать внутренние документы только через СЭД.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль