Как решить проблему неэффективного поиска корпоративных данных при дублировании электронного и бумажного документооборота?

4

Вопрос

Проблема дублирования электронного документооборота бумажным В нашей компании пока бумажный документооборот дублирует электронный и наоборот. Надеемся, что вскоре мы уйдем от этой проблемы. А сейчас хотелось бы спросить, можно ли каким-то образом решить проблему неэффективного поиска корпоративных данных в нашей ситуации?

Ответ

Ваша ситуация достаточно типичная, и, конечно, ближайшая перспектива – уменьшение такого дублирования. Сразу полностью перейти на безбумажный документооборот вряд ли получится, скорее всего, сначала вы перейдете на внутренний безбумажный документооборот, потом уже на внешний. Часть документов по закону может иметь юридическую силу  только в бумажном виде.

PR

Этого требует, например, закон для документов кадрового учета (заявления на прием, отпуск, увольнение), хотя и здесь происходят изменения – удаленных сотрудников можно учитывать по электронным документам.


Важную информацию о внедрении системы электронного документооборота вы найдете в материале здесь.


Вопрос поиска данных здесь действительно важен. При дублировании зачастую в электронном виде хранят и нераспознанные документы (сканы), которые не могут правильно индексироваться, и поэтому полнотекстовый поиск по ним не работает. Чтобы решить эту проблему, достаточно взять за правило распознавать документ при его регистрации.

PR

Технологии распознавания давно отлажены, достаточно указать, например, продукты отечественного разработчика ABBYY.

Кроме того, дублирование не бывает стопроцентным: обычно часть документов хранится только в электронном виде (внутренняя переписка, служебные записки), а часть – только на бумаге. Хорошо, если существуют четкие регламенты о том, что, где и в каком виде хранится. Поиск при этом будет сложным, но хотя бы реально осуществимым.

Есть и технологии, обеспечивающие сквозной поиск по разнообразным хранилищам электронных документов – файловым серверам, электронной почте, корпоративной СЭД, например,  Microsoft Search.  Однако эти технологии недешевы и, как правило, требуют достаточно сложной настройки и регламентации – общей для всех таких хранилищ.

В вашей ситуации, скорее всего, стоит начинать с оцифровки документов при регистрации и с четкой регламентации: какие документы хранятся в электронном виде и в каких хранилищах. Это должно сильно повысить эффективность поиска.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль