Как связаны задачи управления финансовыми первичными документами и межкорпоративный юридически значимый документооборот?

59

Вопрос

Как связаны задачи управления финансовыми первичными документами и межкорпоративный юридически значимый документооборот?

Ответ

По распространенности и востребованности задача ведения архивов первичных финансово-хозяйственных документов сегодня явно уступает остальным задачам документооборота. А ведь исторически именно ради ведения баз финансовых документов внедрялись первые западные системы управления документами. В настоящее время задача ведения архива первичных финансово-хозяйственных документов (АПФХД) имеет целью предоставить бухгалтеру оперативный доступ к оригиналам первичных финансово-хозяйственных документов, что позволит сократить количество ошибок при вводе информации в корпоративную систему ERP и существенно сэкономить время при проведении различных аудитов и проверок. Как правило, в первую очередь автоматизируется работа с товарными документами – актами, накладными, счетами-фактурами, как с входящими, так и исходящими.


Интересная информация о основных видах документов организации размещена здесь.


Задача возникает при необходимости централизации финансово-хозяйственно учета в условиях разветвленной филиальной структуры, где источники данных отделены от центра обработки, а также чаще всего при возрастании объема обрабатываемой информации и усилении требований регулирующих органов к соблюдению сроков хранения информации и сокращению сроков ее предоставления по запросам. Рост потребности в задаче связан с созданием единых/общих центров финансового обслуживания (ОЦФО) в крупных территориально распределенных хозяйственных структурах, где такие ОЦФО выполняют роль, как очень часто их называют, фабрик финансово-хозяйственного учета.

Обычно система, которая внедряется для решения этой задачи, включает в себя следующие три основные компоненты:

PR

  • репозиторий для хранения архивированного контента, т.е., непосредственно то, что называется электронным архивом;
  • средства ввода (или, как говорят в контексте этой задачи, архивирования) документов в систему;
  • сервисные средства доступа к контенту, его обработки, массовой выгрузки, отчетности, контроля, администрирования и т.д.


Мы рассказывали ранее о ведении документооборота в материале по ссылке.


Ключевая компонента – репозиторий для хранения архивированного контента – предназначен для обеспечения хранения гарантированно неизменяемого контента в течение неопределенно долгого периода времени. При выборе технологии архивирования документов следует в первую очередь учитывать то, какая ERP-система внедрена на вашем предприятии.

PR

Для обеспечения наиболее эффективного способа хранения архивированного бизнес-контента в SAP ERP наиболее предпочтительно использование продуктов SAP Document Access/Archiving by OpenText (SAP ADA), поскольку именно такой подход рекомендуется самой компанией SAP. Благодаря этому возможна организация прямого доступа от инфозаписи SAP ERP к образу архивированного документа, а также организация удобных для пользователя представлений, т.е. способов организации документов и метаданных в древовидные иерархические структуры.


Эксперт делится важной информацией о документообороте в 2017 году в материале по ссылке.


Аналогичные по функциональности возможности доступны в «1С: Документооборот». Компания «1С» предоставляет модуль интеграции, который позволяет прикреплять документы к проводкам системы. Логика этой работы очень похожа на ту, что имеется в SAP ERP. Понятно, однако, что в смысле масштабируемости это несравнимые вещи, да и рассчитывать на такой архив как на единый корпоративный архив электронных документов тоже, наверное, не стоит. Будем надеяться, что развитие «1С: Документооборот» на этом не остановится, и вскоре мы увидим серьезный прогресс в этой области.

К сожалению, для других, менее распространенных на нашем рынке ERP-систем готовые средства ведения архивов отсутствуют либо эти архивы не являются промышленными и не защищают архивированный контент от возможных изменений, в связи с чем задачу интеграции архива с другими учетными системами каждый раз приходится решать фактически заново.


Читайте о документационном обеспечении управления больше информации в статье по ссылке.


Другая важнейшая компонента – это средства ввода документов в систему. Основным носителем финансово-хозяйственной информации по-прежнему являются и еще очень долго будут являться бумажные документы. Поэтому необходимо обеспечить, прежде всего, ввод документов, и причем в массовом, поточном, режиме. В мире имеется ряд поставщиков, которые предлагают подобного рода системы (ABBYY, Kofax, OpenText, ReadSoft и др.).

PR

О возможностях и характеристиках систем массового ввода написано немало, и этот вопрос всегда находится в центре внимания общественности благодаря активной рыночной позиции компании ABBYY. В целом готовых и универсальных рекомендаций по выбору системы массового ввода дать невозможно. Следует учитывать объемы потоков документов, разнообразие форматов документов, требования к распознаванию и извлечению данных и многое другое.

С точки зрения задачи ведения АПФХД, массовый ввод является только одним из возможных каналов поступления документов, а именно бумажных документов (и их аналогов, например, факсов) в систему обработки. Очевидно, что сегодня этот канал пока еще является основным, но уже не единственным, и его роль в дальнейшем будет постепенно (хотя и не очень быстро) снижаться.

В настоящий момент в России наблюдается заметный всплеск интереса к межкорпоративному обмену юридически значимыми документами в электронном виде. Совершенно понятно, что все эти документы также должны накапливаться в корпоративном электронном архиве и на них должны распространяться корпоративные требования по управлению архивированной информацией.

PR

Действующие правила предусматривают обмен структурированными документами (счетами-фактурами, накладными, актами), которые могут быть представлены в строго определенном формате XML, а также неструктурированными документами, которые могут быть представлены в любом формате – PDF, текстовом, MS Word и др. Не случайно, что это именно те типы документов, ради архивирования которых и создаются системы класса АПФХД.

Таким образом, электронные юридически значимые документы – это один из типов объектов, которые накапливаются в едином корпоративном электронном архиве, и работа с ними должна выполняться на основании общих корпоративных правил и положений, действующих в компании. Компания «TerraLink», разработав свой продукт TerraLink xDE для обмена электронными счетами-фактурами и другими электронными юридически значимыми документами, предусмотрела это обстоятельство. Продукт полностью интегрирован с решениями компании в области управления электронными архивами и в своей работе использует единый корпоративный электронный архив, поддерживаемый SAP ERP через специально предназначенный для этого протокол ArchiveLink.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль