Как принять на работу документоведа?

51

Вопрос

Мы часто сталкиваемся в своей работе с вопросом: кто будет составлять проекты нормативных документов, совершенствовать организацию делопроизводства? Не так давно мы решили принять на работу документоведа. А какие требования должны предъявляться к этому специалисту и как составить для него должностную инструкцию?

Ответ

Если организация решила включить в штат организации должность документоведа, следует иметь в виду, что эту должность может занимать только работник, имеющий специальное образование. В отдел кадров он должен представить диплом высшего учебного заведения, в котором написано, что данный гражданин обучался по специальности 032001.65 “Документоведение и документационное обеспечение управления” и получил квалификацию “Документовед”.


Мы рассказывали ранее об организации делопроизводства в материале по ссылке.


Следует также учитывать, что основная задача документоведа – определять направления совершенствования документационного обеспечения деятельности организации, разрабатывать нормативные документы организации, регламентирующие делопроизводство: инструкцию по делопроизводству, положение об экспертной комиссии, номенклатуру дел и др. Конечно, при необходимости он может также привлекаться к выполнению каких-либо других делопроизводственных операций: вести делопроизводство по обращениям граждан и т. п.

Должностная инструкция документоведа, представленная ниже, базируется на двух документах: Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Минтруда РФ от 21.08.98 № 37) и Государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования по специальности 032001.65 “Документоведение и документационное обеспечение управления”.


Статья о документах делопроизводства поможет вам не допускать ошибок в работе.


Открытое акционерное общество “КОРОНА”

 (ОАО “КОРОНА”)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

20.08.20104

Москва

Документоведа

                УТВЕРЖДАЮ

                Генеральный директор                                                                                                

                Лосев       О.Т. Лосев

                20.08.2010

1. Общие положения

1.1. Документовед является работником Общего отдела.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от

должности приказом генерального директора по представлению заместителя генерального директора. Документовед подчиняется начальнику Общего отдела.

1.3. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.4. В практической деятельности документовед должен руководствоваться действующим законодательством РФ, уставом ЗАО “КОРОНА”, распорядительными документами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об Общем отделе, настоящей должностной инструкцией.

1.5. Документовед должен знать:

• действующие нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства;

•          государственные стандарты по оформлению организационно- распорядительных документов;

•          структуру и руководящий состав предприятия;

•          организацию делопроизводства;

•          правила оформления и обработки документов;

•          архивное дело;

•          машинопись;

• правила пользования приемно-переговорными устройствами;

• планирование, проектирование, технологию работы на базе компьютерных технологий;

• применяемые в работе программные средства обработки

документированной информации;

• порядок осуществления контроля за исполнением документов;

• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

• законодательство о труде;

• правила и нормы охраны труда.

1.6. Документовед должен уметь:

• разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование единого в организации технологического процесса документирования и организации работы со служебными документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий;

• планировать, организовывать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления ЗАО “КОРОНА”;

• контролировать состояние делопроизводства в организации;

• внедрять унифицированные формы документов, классификаторы документной информации;

• разрабатывать и внедрять табель форм документов организации и альбом форм документов;

• готовить проекты организационно- распорядительных документов;

• вести делопроизводство с использованием компьютерных программ Windows, Word, Excel;

• редактировать тексты, подбирать материалы по нужной проблеме;

• работать со средствами связи и организационной техникой;

• разрабатывать и внедрять новейшие средства вычислительной техники.

2. Функции документоведа

2.1. Совершенствует организацию документационного обеспечения деятельности ЗАО “КОРОНА”.

2.2. Участвует в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствования автоматизированных информационных систем и программных средств обработки документов, в проектировании и актуализации баз данных.

3. Обязанности документоведа

3.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных ему задач в строгом соответствии с утвержденным планом работы.

3.2. Осуществлять подготовку служебной документации по указанию начальника Общего отдела.

3.3. Участвовать в создании оптимальных условий для осуществления целенаправленного перемещения документированной информации между подразделениями и должностными лицами предприятия, а также между руководством ЗАО “КОРОНА” и внешними респондентами.

3.4. Разрабатывать и внедрять унифицированные формы документов, системы документации, а также вносить предложения к проектам внутренних нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства.

3.5. Принимать меры по упорядочению состава документов, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации.

3.6. Участвовать в отборе документов, передаваемых на хранение в архив ЗАО “КОРОНА”, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов организации.

3.7. Рационально использовать материальные, технические и иные средства в интересах выполнения порученных ему задач.

3.8. Охранять от утраты (разглашения) документы и информацию, составляющие государственную и коммерческую тайну.

3.9. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования техники безопасности.

3.10. Представлять начальнику Общего отдела предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест отдела.

3.11. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику Общего отдела отчетную и иную служебную документацию.

3.12. По указанию начальника Общего отдела принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышении квалификации кадров Общего отдела и сотрудников структурных подразделений, отвечающих за делопроизводство.

4. Права документоведа

Документовед имеет право:

4.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности отдела по вопросам, относящимся к его компетенции.

4.2. Готовить и представлять начальнику отдела свои предложения по совершенствованию работы делопроизводства (касательно дополнительного финансирования, материально-технического обеспечения и т. п.).

5. Ответственность

Документовед несет административную, дисциплинарную, уголовную и материальную ответственность за:

5.1. Нарушение положений руководящих документов по ДОУ.

5.2. Невыполнение указаний начальника Общего отдела, касающихся работы отдела и выполнения порученных задач.

5.3. Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов.

6. Взаимосвязи

Документовед взаимодействует со всеми структурными подразделениями ЗАО “КОРОНА” по вопросам совершенствования делопроизводства, разработки и введения нормативных документов по делопроизводству, внедрения новых программных продуктов.

7. Оценка работы документоведа осуществляется:

7.1. Начальником Общего отдела – регулярно, в процессе повседневного выполнения документоведом своих должностных обязанностей.

7.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже одного раза в 2 года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

7.3. Основным критерием оценки работы документоведа является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией, а также инициативность и творческий подход к исполнению возложенных на него функций и должностных обязанностей.

Начальник Общего отдела                          Родина                                                 О.А. Родина

Заместитель генерального директора

Волков  П.П. Волков

18.08.2010

Начальник отдела кадров

Мишутина О.Р. Мишутина

17.08.2010

Начальник юридического отдела

Сидоров Е.О. Сидоров

15.08.2010

С инструкцией ознакомлен:

Документовед                                                  Попова                                          Г.И. Попова

                                                                          25.08.2010



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль