Как добиться нужного позиционирования?

2

Вопрос

Работаю я в должности офис-менеджера где-то полгода (это мое первое место работы). Однако уже через три месяца после начала работы я стала замечать, что сотрудники очень часто обращаются ко мне с просьбой напечатать для них документ, договориться с клиентом о переносе встречи, встретить кого-то у дверей офиса, а также купить булочек к обеду и т.п. Они не выполняют мои просьбы – предоставить информацию к определенному сроку, прийти к определенному часу на совещание и т.п. Я чувствую себя сейчас какой-то «девочкой на побегушках». Как мне изменить сложившуюся ситуацию? Может быть, эта работа не для меня?

Ответ

Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами. Следовательно, он является самым настоящим управленцем и ему для эффективной работы необходимо изучить основы управленческих знаний.

Одной из ключевых задач является задача позиционирования, т.е. предъявления себя в определенном качестве. Для этого вы должны ответить на три вопроса:

  1. Кем я являюсь для своего руководителя, для сотрудников, для клиентов, для представителей внешних организаций?

Легко ответить на этот вопрос можно, заполнив данный тест.

Вопрос

Всегда

Часто

Иногда

Редко

Никогда

1

Вас просят набрать какой-либо текст на компьютере, отнести документ, приготовить кофе, встретить клиента  и т. п.

2

Вас спрашивают о предстоящих мероприятиях, рабочих и праздничных днях, графике отпусков и т. п.

3

К Вам  обращаются, если необходимо пополнить запасы канцелярских и хозяйственных товаров, расходных материалов для оргтехники и т. п.

4

К Вам обращаются за поддержкой при конфликтных ситуациях с просьбой "замолвить слово" руководителю или просто при желании "поплакаться в жилетку" и т. п.

5

Руководитель советуется с Вами по поводу приема на работу, повышения, перемещения, увольнения сотрудников.

6

Вы разрабатываете графики отпусков, согласовывая их с сотрудниками, обсуждаете режим работы и правила поведения в офисе и т. п.

7

Вы организуете совещания, конференции, корпоративные праздники и т. п.

8

Вас просят принять звонок, передать информацию, написать объявление или информационное письмо и т. п.

9

Вас просят просмотреть текст рекламного объявления или объяснительной записки, внести коррективы в статью или заметку, оценить стиль документа и т. п.

Если вы ответили "всегда" или "часто" на пункты 1, 3, возможно, вас воспринимают исключительно как обслуживающий персонал.

Если вы ответили "всегда" или "часто" на пункты 2, 8, то, скорей всего, вы отвечаете за передачу информации.

Если вы ответили "всегда" или "часто" на пункты 5, 6, 7, то движетесь вы по управленческому пути.

Если вы ответили "всегда" или "часто" на пункт 4, 9, то вы, кроме владения управленческими навыками, пользуетесь авторитетом у ваших сотрудников.

  1. От кого зависит мое позиционирование:
    • только от меня (т. е. я могу выстроить то отношение к себе, которое считаю нужным, и этому никто не будет препятствовать);
    • от моего руководителя – он сразу дал мне понять, чего ожидает от меня, и мои инициативы встречает, по меньшей мере, с непониманием;
    • от сотрудников – они определили мне роль в коллективе?

Если руководитель при приеме на работу сообщил о своем желании видеть в вашем лице полноценного помощника, на которого он готов переложить часть управленческих задач, считайте, что вам повезло. Вы можете приобрести управленческий опыт, имея серьезную поддержку.

Если же руководитель сразу дал понять, что ему нужен человек «на подхвате», то вашей первостепенной задачей будет доказательство того, что вы способны на большее.

  1. Как добиться нужного позиционирования в качестве менеджера? Как добиться того, чтобы к вам относились так, как вы этого хотите и считаете нужным?

Предлагаем вам рассмотреть критерии оценки офис-менеджера – управленца и решить, подходят ли они вам:

  1. Профессионализм: офис-менеджер хорошо ориентируется в специфике бизнеса, при необходимости может провести деловую беседу с клиентом, обсудить с руководителем и сотрудниками профессиональные вопросы.
  2. Незаменимость: руководитель и сотрудники чувствуют себя без офис-менеджера как без рук – он постоянно необходим им для решения различных вопросов.
  3. Доброжелательность: руководитель и сотрудники чувствуют себя комфортно в присутствии офис-менеджера и поэтому часто обращаются к нему за помощью и советом.
  4. Ответственность: руководитель и сотрудники уверены, что если офис-менеджер взял на себя ответственность за какое-то дело, то выполнит его хорошо и в срок.
  5. Умение организовать процесс или людей: в любых мероприятиях офис-менеджер является "точкой сборки" различных частей процесса. Будь то собрание или корпоративный праздник – все люди находятся на своих местах и знают, что делать в любой момент.
  6. Авторитет: руководитель и сотрудники уважают офис-менеджера за честность, справедливость, уважение к людям, за отстаивание  прав коллектива перед внешними организациями, умение найти решение в сложной ситуации.


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль