Существуют ли правила общения по телефону?

17

Вопрос

Я работаю на ресепшен («голосом компании») в очень солидной организации. Ситуации у меня были разные, не всегда приятные, поэтому мне очень хотелось бы иметь под рукой что-то типа «Правил общения по телефону». Я выписываю для себя отдельные рекомендации в ежедневник, но их пока очень немного. Опубликуйте пожалуйста такой «документ» для личного пользования.

Ответ

Эффективную работу офиса помогают наладить средства коммуникации, которыми секретарь пользуется ежедневно.  Наиболее часто используется телефон. К сожалению не все знают правила общения по телефону. Еще меньше секретарей слышали о "хитростях" общения.


Читайте о телефонных переговорах, чтобы не совершать ошибок.


Правила делового общения в телефонном разговоре

• На телефонные звонки необходимо отвечать сразу же.

• Начинайте общение с приветствия и представления (сначала организации, потом себя).

• Обязательно называйте себя, если сообщение вы просите кому-то передать.

• Используйте в разговоре слова вежливости: "спасибо", "пожалуйста", "извините".

• Если во время телефонного разговора связь была прервана, то перезванивает тот, кто звонил.

• Заканчивает разговор тот, кто позвонил вам.

• Краткость и лаконичность – главные условия деловых телефонных переговоров.

• Говорите размеренно, так как не все собеседники понимают быструю речь.

• Делайте паузы. Это позволит вашему собеседнику осмыслить услышанное.

• Используйте простые предложения. Они лучше воспринимаются и усваиваются.

• Лучше воспринимается низкий голос. Если вы обладатель высокого голоса, то при разговоре можно опускать подбородок к груди, что поможет понизить голос.

• Старайтесь избегать в речи слова-раздражители: "беспокоить", "затруднять" и т. д.

• Лучше отказаться от использования отрицательных частиц "не" и "ни".

• Гораздо лучше воспринимается речь, насыщенная глаголами. Это захватывает воображение собеседника.

• Для придания уверенности своему голосу можно говорить чуть громче.

• Соизмеряйте тон своего разговора с настроением собеседника – чем оно хуже и чем меньше вы знакомы, тем тон должен быть ровнее и тем уместнее строгое следование правилам вежливости.

• Даже если вы чем-то обижены или расстроены, воздерживайтесь от проявления своего настроения криков и угроз по телефону, старайтесь вести себя корректно.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.14%
  • Делопроизводство 19.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.72%
  • Имидж секретаря 13.29%
  • Деловой этикет 13.87%
  • Карьерный рост 10.4%
  • Документооборот 20.81%
  • Электронный документооборот 18.5%
  • Архивное дело 78.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль