Как формировать регистрационный номер документа?

1

Вопрос

Почему при регистрации некоторых документов, например распорядительных, используются буквенные индексы, а при регистрации других документов, например писем, регистрационный номер имеет сложную структуру, то есть состоит из нескольких частей?

Ответ

Дело в том, что документооборот в организации осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки и переработки информации. Документы (одного вида или совокупность документов разных видов), движущиеся по единому маршруту, составляют отдельный документопоток. Регистрация документов ведется в пределах каждого документопотока отдельно, то есть каждому документу в пределах одного документопотока присваивается порядковый регистрационный номер (номер поступления – при регистрации входящих документов, номер создания – при регистрации внутренних документов, номер отправки – при регистрации исходящих документов). Как правило, регистрация документов ограничивается пределами календарного года, хотя есть и исключения.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Для реализации исключительно учетной функции достаточно присваивать документам порядковые номера по каждому документопотоку в пределах календарного года (или, иначе говоря, регистрируемого массива). При этом документы, относящиеся к разным регистрируемым массивам, могут иметь одинаковые регистрационные номера. Естественно, что это не очень удобно при работе с документами. Регистрация документов выполняет не только функцию учета документов, но и поисковую функцию. Желательно, чтобы сам регистрационный номер своей структурой говорил о том, к какому регистрируемому массиву относится документ. Для этого и вводят различные дополнительные "опознавательные знаки", например в виде литер.

Рассмотрим несколько примеров. В каждой организации издаются распорядительные документы, например приказы и/или распоряжения.

Приказы, издаваемые в организации, представлены двумя разновидностями, составляющими отдельные документопотоки и, соответственно, отдельные регистрируемые массивы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Для каждой разновидности приказов характерна своя технология обработки и особенности прохождения. Чтобы различать эти два документопотока, принято при регистрации приказов по основной деятельности присваивать им порядковые номера в пределах календарного года без какого-либо дополнительного обозначения, а к порядковым регистрационным номерам приказов по личному составу добавлять буквенные обозначения: к, лс, л/с о (приказы по отпускам) или др. Таким образом, регистрационный номер приказа по основной деятельности может быть таким: № 45, а регистрационный номер приказа по кадрам: № 45-к, № 45-лс или № 45 л/с и др.

Если кроме приказов в организации издаются и другие распорядительные документы (распоряжения, указания), к их регистрационному номеру добавляют литеры р или у, например:

45-р (регистрационный номер распоряжения), № 45-у (регистрационный номер указания).

Могут быть и другие варианты формирования регистрационного номера документа.

Например, при регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) многие органы власти и организации, работающие с этой категорией документов, в состав регистрационного номера обращения включают начальную букву фамилии автора обращения и порядковый номер документа в пределах календарного года, например № А-121, Д-122 и т. п. Допускается дополнять регистрационный индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, код подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение, и др. Дополнительные коды в регистрационном номере проставляются при регистрации обращений, а также после рассмотрения их руководителем и вынесения резолюции.

При регистрации входящей и исходящей корреспонденции целесообразно использовать иную систему.

 Регистрационный номер поступающих документов включает порядковый номер поступления в пределах календарного года, который после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции дополняется через косую черту индексом подразделения-исполнителя, например № 185/05. Кроме того, к коду подразделения через дефис может присоединяться порядковый номер дела по номенклатуре дел, который вместе с кодом подразделения составляет индекс дела по номенклатуре дел, например № 185/05-12.

При регистрации исходящей корреспонденции можно использовать те же правила, но в этом случае первая составная часть регистрационного номера будет индексом дела по номенклатуре дел, вторая – порядковым номером отправляемого документа, например № 01-16/225. И при регистрации входящих документов, и при регистрации исходящих документов регистрационный номер может дополняться кодом должностного лица в соответствии с классификатором должностных лиц, кодом вопроса по тематическому классификатору или кодом исполнителя. Эти коды присоединяются к регистрационному номеру входящего документа справа, при регистрации исходящего документа – слева. Для использования дополнительных кодов нужны соответствующие классификаторы.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.58%
  • Делопроизводство 14.94%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.96%
  • Имидж секретаря 9.96%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.28%
  • Документооборот 16.48%
  • Электронный документооборот 14.56%
  • Архивное дело 83.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль