Насколько необходимо использование ЭП для внутренних документов и в каких случаях?

11

Вопрос

Насколько необходимо использование ЭП для внутренних документов и в каких случаях?

Ответ

Электронная подпись необходима для придания документу юридической силы – тогда, когда требуются гарантии легитимности документа, внутри или снаружи организации. Легитимность означает соответствие установленному порядку его создания и согласования (внутри) и утверждения (снаружи). В случае внутренней документации установленный порядок должен быть описан внутренними правилами предприятия. Ими же описывается возможность существования безбумажного документа, например, служебной записки, и правила его подписания. Это не обязательно должна быть электронная подпись. Для служебной записки возможно установить правило, по которому она может считаться согласованной после отправки ее в конечную инстанцию электронным письмом по корпоративной электронной почте. Также может использоваться и усиленная ЭП, заверенная собственным удостоверяющим центром предприятия.

В любом случае, требуется положение об использовании электронной подписи для внутренних документов, в котором должны быть указаны виды документов, которые могут существовать в безбумажной форме, порядок выдачи сертификатов или паролей, если легитимность устанавливается на основании корпоративной электронной почты, порядок и сроки хранения электронных документов.

В ряде случаев, перечисленных в законодательстве, документ может существовать только в бумажной форме.

Это касается, например, заявления о приеме на работу, увольнении, отпуске, которые по закону должны быть написаны собственноручно.

По мере развития программы электронного правительства и получения гражданами личных электронных подписей можно ожидать сокращения перечня таких исключительных документов. Причины, в частности, экономические: при работе с удаленными надомниками трудно обеспечивать легитимный оборот безбумажных документов.

В случае внешних документов, подписываемых руководством предприятия, для придания им юридической значимости в соответствии с Федеральный законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требуется квалифицированная электронная подпись, сертификат на которую выдается внешним удостоверяющим центром, прошедшим сертификацию в государственных уполномоченных органах. При этом внутренняя усиленная подпись может использоваться в процессе разработки и согласования документа до его подписания руководителем.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.44%
  • Делопроизводство 19.69%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.47%
  • Имидж секретаря 12.95%
  • Деловой этикет 13.99%
  • Карьерный рост 9.84%
  • Документооборот 21.76%
  • Электронный документооборот 18.65%
  • Архивное дело 79.79%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль