Необходима ли номенклатура дел в бумажном виде при организации электронного архива?

15

Вопрос

Необходима ли номенклатура дел в бумажном виде при организации электронного архива? При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна? Учет документов ведется в электронном виде?

Ответ

Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации.

В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации. Если номенклатура ведется в электронном виде, то вместо собственноручной подписи используется электронная (ЭП), при этом документ обладает той же юридической силой, что и бумажный. Однако на практике работа с номенклатурой в электронном виде вызывает сложности.


Также прочитайте о архивном хранении более подробно.


Государственные архивы могут не принять электронный документ, и этот момент нужно учитывать тем организациям, которые передают документы на государственное хранение и являются источником комплектования госархивов.

На практике документы постоянного и длительного срока хранения передаются в архивы в бумажном виде с соблюдением всех форм, установленных законом. Электронные версии принимаются в качестве резервных копий на случай утери бумажного экземпляра.


Также прочитайте о архивном делопроизводстве более подробно.


Кроме того, в течение делопроизводственного года, и даже по его окончании, номенклатура уточняется, дополняется без повторного согласования и подписания руководителем. Эта особенность работы не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, заверенную ЭП. Даже небольшие дополнения и корректировки в подписанном электронном документе делают его недействительным. 


Подробнее о архивном хранении дел мы написали в материале по ссылке.


Тем не менее, использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

● в качестве электронной версии;

● в качестве информационно-справочного массива в СЭД.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети или в СЭД для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором – информация из эталонной номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника в СЭД, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.69%
  • Делопроизводство 15.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.08%
  • Имидж секретаря 10.08%
  • Деловой этикет 10.85%
  • Карьерный рост 7.36%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.73%
  • Архивное дело 83.72%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль