Что в себя включает подготовка к приему делегаций?

568

Вопрос

Что в себя включает подготовка к приему делегаций? Хотелось бы получить четкий последовательный план действий, чтобы ничего не упустить. Кроме того, меня особенно интересует протокольная часть визита.

Ответ

Подготовка к приему делегации включает разработку программы пребывания делегации, организацию и проведение необходимых протокольных мероприятий.

Необходимо выяснить у руководителя даты (день, месяц) приезда и отъезда делегации, размер денежной суммы, выделенной для приема делегации, а также принимает ли приглашаемая сторона на себя расходы, связанные с проездом и проживанием в гостинице.

Лицо, ответственное за прием делегации, должно разработать и представить на рассмотрение руководителю предварительную программу пребывания делегации.

Программа пребывания может включать: программу совещания (переговоров), программу официального приема в ресторане, культурную программу, неофициальные мероприятия.

Кроме того, необходимо получить от приглашаемой стороны список членов делегации, в т. ч. список официальных членов делегации и список сопровождающих лиц.

 Если в состав делегации включены граждане иностранных государств, нужно уточнить, имеют ли гости въездные визы, и составить список лиц, которым необходима визовая поддержка.

Следует согласовать с уполномоченным лицом приглашаемой стороны:

  • Категорию гостиницы, тип и количество бронируемых номеров, форму оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет) – если оплата проживания осуществляется приглашенными самостоятельно. Если оплату проживания осуществляет приглашающая сторона, то сообщить и согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице.
  • Способ передвижения (на машине, самолетом, поездом) и удобное время прибытия/отправления – если организацию и оплату проезда осуществляет приглашающая сторона.
  • Предварительную программу пребывания и при необходимости внести в нее изменения и уточнения.

Организационные мероприятия по приему делегации включают:

  • бронирование билетов;
  • бронирование мест в гостинице;
  • аренду и оформление помещений, где будут проводиться официальные мероприятия;
  • составление плана проведения мероприятий с указанием их времени и продолжительности;
  • разработку протокола мероприятия;
  • заказ официального приема в ресторане; заказ билетов для посещения культурных и неофициальных мероприятий; транспортное обслуживание визита;
  • распределение обязанностей среди сотрудников компании, принимающих участие в организации приема делегации.

Накануне прибытия делегации необходимо выполнить следующие действия.

1. Проверить информацию о прибытии (отъезде) делегации: место, точное время прибытия (отъезда), номера рейсов.

Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены приглашенным (если оплату проезда осуществляет приглашающая сторона).

2. Уточнить список официальных членов делегации и сопровождающих их гостей.

Занимаемая должность, фамилия, имя, отчество.

3. Убедиться в наличии въездных виз у приглашенных (если в составе делегации есть зарубежные гости).

4. Подтвердить бронирование гостиницы.

5. Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий.

6. Уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта и, при необходимости, проинформировать водителей об изменениях.

7. Подготовить помещение для проведения переговоров, проверив:

  • количество и расположение мебели;
  • оформление помещения (символика компаний, картины, растения и т. д.);
  • техническую оснащенность помещения и исправность оборудования:

микрофона, компьютера, проектора, видеомагнитофона, телевизора, телефона для видеоконференций.

8. Проверить наличие информационных и рекламных материалов:

 бумаги (блокнотов) для записей, ручек, буклетов, календарей.

9. Закупить напитки (алкогольные и безалкогольные), кондитерские изделия для угощения гостей после совещания.

10. Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания делегации всем сотрудникам компании, принимающим участие в протокольных мероприятиях.

11. Заказать дополнительные визитные карточки для участников приема приглашающей стороны.

12. Заказать цветы для встречи и проводов (других мероприятий), если в составе делегации и/или среди сопровождающих есть женщины.

13. Проинформировать руководителя о выполненных работах.

Как правило, для организации приема делегации приказом руководителя создается рабочая группа (организационный комитет) с распределением ответственности за отдельные направления подготовительной деятельности.

Протокольные аспекты приема делегации

Протокол – это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых в дипломатическом и деловом общении. Целью соблюдения протокольных норм является стремление подчеркнуть статус высоких гостей и уважение к ним принимающей стороны. Протокол определяет:

  • порядок встречи делегации, количественный и должностной состав встречающих и провожающих лиц, класс автомобильного транспорта, который используется для встречи, проводов и обслуживания делегации;
  • форму одежды лиц, участвующих в приеме делегации;
  • порядок размещения за столом переговоров и за банкетным столом;
  • использование и размещение символики сторон, оформление именных карточек;
  • уровень культурных и неофициальных мероприятий.

При официальном визите должностной ранг встречающего от принимающей стороны должен соответствовать должностному рангу главы приезжающей делегации. В менее официальных случаях, если главой прибывающей делегации является руководитель компании, возглавлять встречающую делегацию может заместитель первого лица, курирующий направление сотрудничества, руководитель профильного структурного подразделения.

Для встречи представитель принимающей стороны обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек.

Доставив гостей к месту их проживания, следует попрощаться с ними в вестибюле, предварительно убедившись, что формальности оформления успешно завершены, и договорившись о протокольном визите (визите вежливости).

Не следует провожать гостей до дверей номеров, вынуждая их тем самым приглашать провожающего в номер на чай или кофе.

Протокольный визит

В соответствии с традицией, прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации наносит визит вежливости главе принимающей стороны. Необходимость этого визита связана с тем, что в его ходе главы делегаций уточняют программу пребывания, внося в нее коррективы.

Кроме того, визит вежливости воспринимают еще и как форму ответа на встречу делегации гостей.

Обычно протокольная встреча проводится в офисе принимающей стороны. Гостя в вестибюле должен встретить и проводить к месту встречи помощник (секретарь) руководителя. Только в том случае, если прибывает особо почетный гость, руководитель встречает его лично.

В соответствии с требованиями протокола гостей размещают в зоне журнального стола в кабинете руководителя организации. При этом почетным местом является диван. Хозяин кабинета садится в кресло, расположенное с левой стороны от дивана. Если и гость, и принимающее лицо садятся на диван, гость должен находиться по правую руку от хозяина.

 Не следует рассаживать гостей лицом к окну или принимать их, сидя за рабочим столом.

Как правило, протокольный визит длится около 20–30 минут. В начале встречи гостям предлагают угощение (чай, кофе, печенье, конфеты). Спиртные напитки во время протокольного визита не подают. Инициатива ведения беседы находится у принимающей стороны, инициатива ухода остается за гостями.

Правила вежливости предписывают хозяину проводить гостей до коридора, лифта или лестничной площадки.

Деловая часть визита

Как правило, деловая часть визита (переговоры) назначается на утро следующего дня.

Делегацию, прибывшую на переговоры, должен у подъезда, в вестибюле встретить и проводить в помещение, где будут проводиться переговоры, представитель компании: помощник руководителя, секретарь, офис-менеджер, сотрудник протокольного отдела.

Важно, чтобы встречающий не был участником переговоров.

Члены принимающей делегации ожидают гостей за столом переговоров.

Рассадка за столом переговоров должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом должностных рангов участвующих лиц. Существует несколько вариантов размещения участников переговоров.

Главы делегаций могут располагаться во главе стола, другие члены делегаций размещаются по убыванию должностных рангов (вариант 1). Однако чаще всего главы делегаций рассаживаются в центре стола напротив друг друга, в то время как другие участники переговоров располагаются по обеим сторонам стола в соответствии с должностными рангами (вариант 2).

При каждом из этих вариантов и в том случае, если проводятся переговоры с представителями иностранной компании, переводчики размещаются слева от глав делегаций.

Варианты размещения за столом переговоров

Вариант 1

1

2

3

4

5

Что в себя включает подготовка к приему делегаций?Что в себя включает подготовка к приему делегаций?

5

1

2

3

4

Вариант 2

4

2

1

5

3

Что в себя включает подготовка к приему делегаций?Что в себя включает подготовка к приему делегаций?

4

2

5

1

3

1 -

глава делегации

2, 3, 4 -

члены делегации (по убыванию должностных рангов)

5 -

переводчик

Следует заметить, что форма стола, кроме протокольного, имеет еще и психологическое значение.

Например, круглый (или овальный) стол создает более свободную атмосферу, он снимает статусные различия между участниками переговоров, поэтому круглые (овальные) столы используют, как правило, при совместной работе над проектом, на переговорах, которые проводят руководители среднего звена.

Культурная программа

Культурная программа визита, как правило, предполагает посещение театра, выставки, концерта, музея или обзорную экскурсию по городу. При организации культурных мероприятий (для предварительного заказа билетов и автомобильного транспорта, предварительного оповещения) целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретное мероприятие.

Транспортное обслуживание визита заключается в заказе персональных машин для официальных лиц делегации и при необходимости для сопровождающих лиц, в определении типа (класса, цвета, вместимости) транспорта для каждого мероприятия, а также в разработке маршрута передвижения.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль