Дает ли СЭД возможность дистанционно управлять документооборотом?

19

Вопрос

Дает ли СЭД возможность дистанционно управлять документооборотом? Каким образом это происходит? Возможно ли совместить дистанционность и безопасность?

Ответ

Системы электронного документооборота, по сути, автоматизируют управленческую деятельность и являются кровеносной системой для любой организации. Передача от сотрудника к сотруднику документов, информации, отслеживание и контроль исполнения поручений, предоставление сервисов совместной работы над документами, хранение большого количества данных, поиск и системы генерации отчетности – все это составные части СЭД. Естественно, что СЭД должны предоставлять сервисы дистанционного доступа к данным, так как работа определенных категорий сотрудников, в первую очередь – руководителей, связана с постоянными разъездами, командировками. При этом им необходимо получать актуальную информацию и, даже находясь в другой стране, иметь возможность контролировать работу в офисе.


Мы рассказывали ранее о документообороте в материале по ссылке.


Дистанционная работа реализуется различными способами, например:

  • интеграция с корпоративными порталами;
  • подключение с помощью коммуникатора;
  • специализированные автоматизированные рабочие места (АРМ) для руководителей;
  • оффлайн-работа с последующей синхронизацией с сервером СЭД.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы, и ни один из них не является заменой другого. Для каждой организации можно выбрать такой набор возможностей дистанционной работы, который будет наиболее эффективен именно для ее специфики.

В случае интеграции с корпоративным порталом мы получаем возможность работы с СЭД через удаленный доступ с любого компьютера без установки дополнительных компонент.

            Если же нам нужно срочно получить отчет или создать поручение, то можно с помощью коммуникатора быстро подключиться к системе и воспользоваться нужным сервисом.


Мы рекомендуем почитать о ведении документооборота материал по этой ссылке.


Специализированные АРМ для руководителей применяются в тех случаях, когда руководители непосредственно работают с системой.

Данные автоматизированные рабочие места имеют легкий и простой интерфейс и полностью ориентированы на максимальное удобство работы, минимум операций. С помощью такого рабочего места руководитель может комфортно работать с документами, поручения, отчетами – как с ноутбуков, так и с таких популярных устройств, как iPad.

Последний вариант дистанционной работы – оффлайн-режим, применяется достаточно редко и становится все менее актуальным. Единственная его польза – возможность работы при отсутствии связи с внешним миром. В остальном же этот вариант дистанционной работы несет только неудобства и риски конфликтов при синхронизации.

Естественно, дистанционная работа должна быть и безопасной, так как многие документы СЭД могут быть конфиденциальными, составлять коммерческую тайну. Для обеспечения безопасности передачи данных применяются различные средства: авторизация с помощью сертификатов, применение криптографических средств, использование специальных протоколов, а также разграничение доступа к информации внутри СЭД.


Читайте о документообороте в 2017 году больше информации в статье по ссылке.


Как правило, применяется комплекс средств – и на уровне инфраструктуры, и на уровне СЭД одновременно. Кроме того, дополнительно можно ограничить доступ при внешнем подключении к различным видам документов, чтобы дополнительно повысить безопасность данных.

Дистанционная работа в современных условиях, скорее, не дополнительная возможность, а необходимость. Бизнес должен быть непрерывным, сервисы – постоянно доступны для использования потребителем, системы функционировать четко, а работа должна быть комфортной и безопасной. Вот основные принципы, которые необходимо реализовывать при организации дистанционной работы СЭД.

Словарь

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и ее вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту – динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ (автоматизированной системы управления).

iPad - планшетный компьютер (гибрид компьютера и коммуникатора с функциями чтения  книг, медиаплеера, интернет-терминала) .



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 8.5%
  • Делопроизводство 15.03%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.11%
  • Имидж секретаря 11.11%
  • Деловой этикет 11.76%
  • Карьерный рост 9.8%
  • Документооборот 16.34%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 79.74%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль