Как уничтожать документы, которые одновременно хранятся и в электронной, и в бумажной версии?

33

Вопрос

Как уничтожать документы, которые одновременно хранятся и в электронной, и в бумажной версии?

Ответ

Бумажные и электронные документы, в том числе подписанные электронной подписью, должны храниться в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях. Порядок хранения и уничтожения документов должен осуществляться по правилам, определенным в локальном нормативном документе организации, не противоречащим действующему законодательству: «Правилам делопроизводства в Федеральных Органах исполнительной власти» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 с изм. от 7 сентября 2011 г.), «Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76), «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558), и, желательно, соответствовать документу «Основные правила работы архивов организаций» (одобренному решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), носящему рекомендательный характер.

По истечении срока хранения электронные документы должны уничтожаться с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. Процедура уничтожения, как уже было сказано выше, должна быть описана в локальном нормативном документе и в общем случае соответствовать следующим правилам:

  • оформляться юридически (должен составляться акт об уничтожении);
  • быть надежной и конфиденциальной (исключать возможность восстановления);
  • проводиться в присутствии представителя компании или сопровождаться видеозаписью, если уничтожение документов производит сторонняя организация.

О уничтожении документов читайте подробнее здесь.


Основные методы уничтожения документов, принятые в РФ и международной практике:

на бумажных носителях:

  • сдача на переработку бумажных документов, не содержащих конфиденциальной информации;
  • физическое уничтожение: измельчение, химическая обработка, термальная обработка, закапывание. Как правило, используется измельчение (шредирование).

уничтожение электронных документов:

  • уничтожение электронных документов с использованием специального программного обеспечения, которое уничтожает информацию методом перезаписи или стирания;
  • размагничивание рабочей поверхности носителя магнитным полем (для лент и магнитных дисков);
  • механическое уничтожение носителя вместе с информацией.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль