Почему нет строгих правил по передаче документов при увольнении?

9

Вопрос

Почему для людей, производящих документы, нет строго установленных правил по передаче документов при увольнении или переходе на другую работу? По крайней мере, я их не нашла.

Ответ

Единых правил такого рода действительно нет. Однако ряд ведомств включило подобные требования в собственные нормативные документы (это могут быть служебные распорядки или инструкции по делопроизводству). И в «свою» инструкцию по делопроизводству службе ДОУ вполне посильно вставить, например, вот такие формулировки:

Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утв. распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ).

3.8.5. При работе с документами в структурных подразделениях государственных органов необходимо руководствоваться следующими требованиями: …

 при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

«Служебный распорядок Федеральной службы по тарифам» (утв. Приказом ФСТ России от 17.07.2008 № 264-к).

16. До дня увольнения гражданский служащий обязан сдать документы и материальные ценности, которые использовались им в связи с ранее выполняемыми должностными обязанностями, что отражается в обходном листе.

Служебный распорядок Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям (утв. Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 14.11.2007 № 258).

2.11. … Не позднее дня увольнения гражданский служащий обязан сдать документы и материальные ценности по акту руководителю структурного подразделения, правительственные документы сдать в канцелярию, а также в день увольнения с гражданской службы сдать служебное удостоверение в Отдел госслужбы и кадров Управления делами.

Наличие таких формулировок не только дает определенный дисциплинирующий эффект, но и позволяет организации предъявить бывшему сотруднику иск на возмещение убытков вследствие несдачи им документов.

Можно, конечно, ждать пока государство введет какие-либо жесткие меры, заставляющие бывших и новых руководителей трепетно относиться к приему-передаче документов (так, например, ввели ответственность для бывших руководителей, не сдавших по акту документы в случае банкротства коммерческих предприятий).

Кое-что может сделать и самостоятельно служба ДОУ организации, приучая всех сотрудников, включая первых лиц, получать и сдавать документы под роспись, не держать у себя и сдавать ненужные на данный момент документы в службу ДОУ/архив организации.

Кстати, стоит обратить внимание на ст. 23 закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Федеральный закон Российской Федерации от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»,

ст. 23 «Защита права на доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

2. Если в результате неправомерного отказа в доступе к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, либо несвоевременного ее предоставления, либо предоставления заведомо недостоверной или не соответствующей содержанию запроса информации пользователю информацией были причинены убытки, такие убытки подлежат возмещению в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

С моей точки зрения, в случае утраты документов от органов государственной власти региона на совершенно законных основаниях можно потребовать возмещения убытков, связанных с тем, что государство в лице государственных органов не обеспечило сохранность документов, например необходимых для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы. Несколько положительных судебных решений – и, возможно, решение проблемы сдвинется с мертвой точки.

К составу удостоверения документов относится и реквизит «Оттиск печати». Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, которые фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25).

       Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать.

Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения. Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке.

       Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей:

  • печати организации;
  • печати структурного подразделения организации с его наименованием (например, «Канцелярия», «Отдел кадров» и др.);
  • печати для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»).  

       При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль