Что нового появилось в «Правилах делопроизводства»?

2

Вопрос

В  сентябре 2011 г. вышло постановление Правительства Российской Федерации, которое внесло целый ряд изменений в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Что же нового появилось в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»?

Ответ

Во-первых, были введены новые понятия, связанные с организацией электронного делопроизводства и документооборота. Так как при использовании автоматизированных технологий поступающие в службу ДОУ в бумажном виде документы сканируются, то в Правилах появился и новый термин - «сканирование документа». Поскольку в результате сканирования получается электронный образ, соответственно, было дано и его определение: «электронный образ документа» - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.


Вы узнаете больше об организации делопроизводства, если перейдете в материал.


Во-вторых, в связи с тем, что современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота, то в Правила были добавлены еще два понятия:

  •  «электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы и
  • «система электронного документооборота» - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Официальные документы печатаются на бланках. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, т. е. бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации.


Вы узнаете больше о ведении делопроизводства, если перейдете в материал.


Поэтому в связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила внесено положение о том, что "при подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов".

В Правилах, принятых в 2009 г., много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Поэтому названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ» появился реквизит «должность лица - автора документа». При этом надо понимать, что суть реквизита не изменилась.

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: "л) наименование либо аннотация документа". Соответственно, изменилось наименование реквизита в приложении к Правилам.

В первую редакцию Правил не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В новой редакции Правил этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в первой редакции Правил были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В новой редакции Правил подобных разночтений нет и теперь, как и раньше, документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.

Добавлена ссылка на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

Наиболее кардинальной правке подвергся, как и можно было предположить, раздел VI, посвященный работе с электронными документами.

На что здесь надо обратить внимание?

Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота, – электронные документы и электронные образы документов.

Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. То есть если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие подписи организации, отправляющей документ.

Поступающие в организацию документы на бумаге сканируются службой ДОУ для использования в системе СЭД. При этом в новых Правилах на службу ДОУ возлагается обязанность по сличению отсканированного образа с оригиналом документа.

В целом, как мы видим, в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» внесен целый ряд изменений, которые призваны обеспечить переход федеральных органов исполнительной власти к ведению делопроизводства в электронном виде и повсеместному использованию СЭД.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль