Следует ли заводить отдельно папки для разных типов договоров?

33

Вопрос

Следует ли заводить отдельно папки для разных типов договоров, например договоров аренды и договоров поставки товара? 

Ответ

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо, в первую очередь, определить сроки хранения данных видов договоров (это основной признак, по которому документы формируются в одно или в разные дела), а также, если договоры имеют одинаковые сроки хранения, проанализировать количество договоров каждого вида, заключаемых в течение года, и срок их действия.

К поиску ответа на вопрос, касающийся срока хранения данных видов договоров, можно подойти с разных сторон:

  1. Для начала попробуйте найти ответ на этот вопрос в номенклатуре дел вашей организации. Как правило, номенклатура дел составляется в соответствии со структурой организации и содержит сведения о документах, образующихся в деятельности всех подразделений, с указанием сроков их хранения.

Найдя в номенклатуре свое подразделение, вы увидите и состав дел, которые должны в нем формироваться. Теперь обратите внимание, как формируются в дела интересующие вас виды договоров – если они указаны в заголовках разных дел («Договоры аренды…», «Договоры поставки…»), с разными индексами (а может быть, и разными сроками хранения), значит, они должны быть сформированы в разные дела.

Однако может быть и так, что заголовок дела в номенклатуре указан как «Договоры» или иным неявным образом, не дающим ответа на поставленный вопрос. Либо сама номенклатура устарела или вовсе отсутствует. В этом случае, а также с целью проверки информации, полученной из номенклатуры, обратимся к следующему источнику, указанному в п. 2.

  1.  Теперь заглянем в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Интересующие нас виды договоров указаны в следующих разделах и статьях Перечня:

Раздел Перечня

№ статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

2. Планирование деятельности

2.2. Текущее планирование

272

Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 лет (1) ЭПК

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – пост. (**)

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

436

Договоры, соглашения (1)

5 лет (2) ЭПК

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня

(2) После истечения срока действия договора, соглашения

10. Административно- хозяйственные вопросы

10.2.Эксплуатация зданий, помещений

791

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду)…

Постоянно

11. Социально-бытовые вопросы

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

932

Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений

5 лет (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия  договора

Теперь предстоит определить, какие из этих статей действуют на конкретные указанные вами виды договоров. Для этого нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • договоры аренды могут относиться к разделам Перечня «Административно-хозяйственные вопросы» или «Социально-бытовые вопросы».

То есть, если договор относится к разделу «Социально-бытовые вопросы» и по нему арендуется жилое помещение для проживания сотрудников, то на него действует статья 932 (срок хранения – 5 лет). Если же по договору арендуется помещение для осуществления деятельности организации (размещения рабочих мест сотрудников, оборудования, складов, подсобных помещений и т. п.), на него действует статья 791 (срок хранения – постоянно).

  •  договоры поставки (раздел «Планирование деятельности», статья 272 – для договоров поставки по государственным, муниципальным контрактам, или раздел «Учет и отчетность», статья 436 – для иных договоров поставки), как правило, имеют срок хранения 5 лет, с одной оговоркой – если это не крупный договор на поставку товаров по государственному или муниципальному контракту, тогда срок его хранения – постоянно (к этой оговорке стоит отнестись очень внимательно, т.к. понятие «крупный договор» Перечнем никак не определено).

Таким образом, предварительно можно сказать, что данные договоры могут быть сформированы  в одно дело в том случае, если срок их хранения совпадает.

В качестве резюме по данному вопросу попробуем составить небольшую таблицу, в которой на пересечении строк (договоры поставки) и столбцов (договоры аренды) указана информация о возможности их формирования в одно дело:

Вид договора

Договор аренды

(раздел «Административно- хозяйственные вопросы»,

ст. 791)

Договор аренды

(раздел «Социально-бытовые вопросы»,

ст. 932)

Срок хранения

Постоянно

5 лет

Договор поставки (крупный),

(раздел «Планирование деятельности»), ст. 272

Постоянно

ДА, могут быть сформированы в одно дело

Договор поставки

(не являющийся крупным) (Раздел «Планирование деятельности», ст. 272)

5 лет

ДА, могут быть сформированы в одно дело

Договор поставки

(раздел «Учет и отчетность», ст. 436)

5 лет

ДА, могут быть сформированы в одно дело

В том случае, когда договоры нескольких видов могут быть сформированы в одно дело по сроку хранения, следует дополнительно проанализировать следующие параметры:

  • количество договоров каждого вида, заключаемых в течение одного года,
  • срок их действия.

Если количество договоров каждого или одного какого-либо вида, заключаемых в течение года, велико, разумной будет их раздельная нумерация и формирование. О раздельном формировании договоров даже одного вида с одинаковым сроком хранения в разные дела следует задуматься, если сроки их действия различны.

Например, в формируемом деле срок действия одних договоров 1 год, а других – 10 лет, срок их хранения с даты истечения срока действия договора – 5 лет. Таким образом, после истечения 10-летнего срока действия последнего договора такое дело будет храниться еще минимум 5 лет (срок может быть увеличен по результатам экспертизы ценностей). Такой же срок будут храниться договоры со сроком действия 1 год, сформированные в то же дело, которые могли бы быть уже переданы на уничтожение после истечения срока хранения и проведения экспертизы. Либо такое дело должно быть переформировано для выделения договоров с истекшими сроками хранения и передачи их на уничтожение.

Таким образом, разделив договоры с разными сроками действия в разные дела, вы сэкономите драгоценные ресурсы (время на переформирование дела, места хранения). 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль