Как должен выглядеть доклад?

67

Вопрос

Мой руководитель через два месяца будет выступать с докладом на конференции. Он попросил меня помочь в подборе материала, составлении реферата доклада, презентации и т.п. Я никогда ничего подобного не делала. Как должен выглядеть доклад?

Ответ

Понятие «доклад» имеет несколько значений. Это и сообщение на научную тему на симпозиуме (совещании – чаще международном – по определенному научному вопросу), устный отчет,  публичная лекция и доклад (в буквальном смысле этого слова) руководству о служебных обстоятельствах, а также доклад о визитере (употреблялось ранее в аристократических домах и описано в литературе, а сейчас о визите посетителя руководителю докладывает секретарь или личный помощник).  Основная характеристика доклада – достаточно жесткая структура построения текста. Этим доклад отличается от выступления, которое может быть спонтанным и неподготовленным.

Формы  и «жанры» доклада также могут быть разными: письменная, устная, лекция, отчет, изложение тезисов дипломной работы.

Главная идея доклада состоит в том, что это выступление, которое демонстрирует все – и плюсы, и минусы ситуации.

Руководителю по роду своей деятельности неизбежно приходится выступать с докладами. Для того чтобы выступление прошло на должном уровне, доклад должен быть конструктивным и кратким. Поэтому при подготовке реферата доклада руководителя секретарю-референту нужно быть особенно внимательным.

Доклад может быть предназначен для собрания учредителей, акционеров, сотрудников трудового коллектива, советов и комитетов.

Содержанием для доклада могут служить описание основных направлений деятельности организации, отчет о чем-либо, информирование о тенденциях, рисках, основных событиях в компании или отрасли и т.п.

Виды докладов руководителя

Реферат доклада руководителя  может быть подготовлен  в разных видах и вариантах: подробный конспект, краткий конспект и  полный реферат доклада.

Соответственно, в первом случае референт, составляя реферат в виде подробного конспекта,  тезисно формулирует текст доклада, опираясь на три части: вступление, основную часть и заключение.

Итак, сначала референт пишет два-три предложения для вступления:

«Уважаемые члены совета директоров! Сегодня хочу поговорить о ситуации, которая сложилась в нашем секторе бизнеса. Мне хотелось бы предложить вашему вниманию шаги по изменению положения и оптимизации направления».

Затем – обозначение основных важных вопросов и тезисов.

Например: 1. Трудная ситуация в секторе конкретного бизнеса.  2. Речь пойдет о недопоставках и задержках на таможне некоторых видов нашей продукции. 3. Для того чтобы исправить положение, мы можем сделать: а)…б)…в)…

В основной части аргументация выстраивается системно. А именно:

  • изложение проблематики (обозначение проблем, описание путей их решения);
  • хронологическое изложение;
  • изложение от причин к следствию (от частного к общему);
  • иллюстрации, примеры, факты, органично вписанные в ткань текста.

 Важнейшей и необходимой частью подробного реферата доклада руководителя является фактологический материал, который можно выделить в тексте разными способами (об этом мы подробнее расскажем ниже).

Следует внести в текст конкретные примеры, цитаты, названия, фамилии, статистические данные, так как руководитель не может полностью полагаться на свою память, какой бы великолепной она ни была.

В заключительной части требуется подвести итоги, т.е. подчеркнуть выводы и предложения, которые сделаны в основной части.

Например:  «Итогом нашей встречи является решение о…», «Вывод, который можно сделать на основании анализа вышесказанного…» и т.п.

Второй вид конспекта для доклада – краткий (или план-конспект) – подходит для небольшого неформального выступления. Он включает сформулированные основные вопросы и ключевые слова

Например, для поздравления на новогоднем вечере в компании план-конспект может выглядеть следующим образом:

1. Приветствие. 2.  Свежий новогодний анекдот. 3. Напоминание о разных случаях в компании. 4. Собственно поздравление. 5. Пожелания сотрудникам и позитивное завершение.

Ключевые слова: «добрый вечер», «анекдот о Деде Морозе на джипе с оленями», «в уходящем году – случай на рафтинге с потерянным и найденным балансовым отчетом», «а теперь – поздравление!», «мои пожелания».

Обычно большинство руководителей все же предпочитают новогодние поздравления писать и тем более произносить самостоятельно. А создать конспект подобного текста поручают своим секретарям и помощникам  лишь в случае особого доверия к профессиональным навыкам референта.

Так или иначе, на референта может быть возложена и особо важная миссия - составить полный текст доклада, и к этому надо быть готовым. Бояться этого не стоит:  вспомним слова великого Шекспира, который считал, что «где мало слов, там вес они имеют», то есть главное – верно донести до слушателей суть дела.

Рассмотрим примерный текст доклада.

Итоговый доклад на годовом собрании в компании N  23 марта 2012 г.

Об итогах деятельности компании N в 2011 г. и предложениях по совершенствованию работы в 2012 г.

Уважаемые коллеги, партнеры, сотрудники!

Введение

Рад вам сообщить, что в уходящем 2010 году мы отлично потрудились и наши достижения были замечены на самом высоком уровне и отмечены серьезными наградами.

И сегодня мне хотелось бы предложить вашему вниманию оценку итогов деятельности компании  и внести предложения по оптимизации нашей работы.

Анализ работы в 2011 году

1. Итоги работы.

По предварительным данным, в прошлом году наша компания произвела высококачественную продукцию, цены на которую удалось понизить на 5% по сравнению с ценами прошлого года. Это позволило нам увеличить обороты и вывести на рынок новые виды товаров.

Слайд 1.   На слайде можно увидеть график  движения продукции на рынке в 2011 году. Зеленая линия демонстрирует новые достижения и подъемы, синяя – предыдущие успехи.

Слайд 2.  График цен на продукцию по сравнению с 2010  г.

Хочу сказать, что при заметном понижении цен качество нашей продукции повысилось. Это стало возможным благодаря нашим партнерам из Костромы. (Обращается к гостям из Костромы, с улыбкой совершает поклон головой).

Самые большие обороты продемонстрировал наш продукт № 1. Он распространяется в 10 городах России.

Слайд 3.   На слайде показан названный продукт, который точечно находится в 10 указанных городах.

Сейчас мы ведем переговоры с зарубежными дистрибьюторами, которые гарантируют нам популярность нашей продукции на зарубежном рынке, в частности, в Чехии, Польше и Хорватии.

Слайд 4.   На слайде:  изображения национальных флагов указанных государств и рядом с ними  – продуктов, которые будут выведены на новый рынок.

Наши маркетологи отлично поработали в этом сезоне и предсказывают достойное позиционирование продукта № 3 на рынке. Это весьма отрадно.

Слайд 5. Изображение диаграмм продвижения продукта № 3  на рынке.

Вместе с тем я должен упомянуть о том, что в одном из наших филиалов замечены нарушения в технологии производства. На наш взгляд, это связано прежде всего с недобросовестным общим менеджментом. Мы вынуждены принять решение о реорганизации данного производства и о замене руководства. Такие шаги представляются нам своевременными и необходимыми.

2. Предложения.

Для того чтобы в дальнейшем наша компания работала как единый слаженный механизм, предлагаю следующие шаги.

Слайд 6. Текст предложенных четырех пунктов.

  1. Ввести ежемесячные рейды в филиалы представителей топ-менеджмента компании для наблюдения, контроля и поощрения лучших сотрудников на местах.
  2. Поручить маркетологам провести дополнительное исследование рынка на предмет позиционирования продукции.
  3. Специалистам по связям с общественностью провести цикл внутренних и внешних конкурсов на качество продукции.
  4. Специалистам по работе с персоналом разработать систему мотивации сотрудников в том филиале, где имеются проблемы с  уровнем производства.

3. Заключение.

Считаю, что вышеперечисленные и другие меры позволят создать комфортный климат и оптимальные условия для сотрудников, что даст нам возможность вывести компанию на новые рубежи и решить самые насущные проблемы. А главное – двигаться дальше!

Слайд 7. Спасибо за внимание. Пожалуйста, ваши вопросы.

Оформление доклада

Во-первых, все важные вопросы нужно обязательно согласовать с руководителем. Во-вторых, референту также стоит помнить о том, что докладчик, который не отрываясь читает текст доклада, рискует уменьшить свое влияние на аудиторию. Поэтому личный ассистент должен как следует позаботиться о том, чтобы формат и текст реферата доклада были максимально удобными для восприятия и воспроизведения шефом. Так что при подготовке реферата доклада рекомендуем  придерживаться некоторых простых правил, о которых мы расскажем далее.

Текст доклада печатается на одной стороне листа, чтобы руководителю не приходилось переворачивать лист на другую сторону и соображать, какой это номер страницы. Следовательно, текст нужно еще и пронумеровать, даже если  он состоит всего из двух страниц.

При оформлении текста вам предоставлены все возможности для креативного подхода.

Если вы знаете любимые цвета руководителя, ими вы можете пометить самые значимые фрагменты текста. Можно также пронумеровать вопросы,  которые освещает спикер, и особым способом выделить фамилии, цифры и т.п., начало и конец цитируемых фраз. Так руководитель сможет «схватить» текст в момент доклада по «цветовому» признаку.

Еще один важный момент: доклад должен быть предоставлен в том виде и с теми пометками и обозначениями, о которых вы договорились с руководителем заранее.

При работе над рефератом следует помнить о том, что только половина взрослых людей могут понять и воспринять предложение, содержащее более тринадцати слов.

Необходимо также избегать сложных конструкций, причастных и деепричастных оборотов, свойственных в большей степени художественной литературе. Длинную фразу или сложное предложение лучше разбить на несколько кратких частей.

При подготовке доклада референт должен предоставить качественный иллюстративный материал и убедиться в наличии соответствующей техники для его демонстрации (ноутбук, проектор, экран, лазерная указка, пульт для перелистывания слайдов и т.п. – это нужно согласовать с организаторами мероприятия).

В качестве иллюстративных материалов используются:

  • чертежи;
  • слайды;
  • рисунки:
  • статистические данные (лучше оформить их в виде диаграмм и графиков);
  • видеоролики и т.п.

Референт также тщательно проверяет подрисуночные надписи, которые должны быть расположены горизонтально, цифры, заголовки (они должны быть проставлены над каждым рисунком и пронумерованы). Каждая иллюстрация должна быть пронумерована  и обозначена в тексте, например: «Слайд № 1», «Ролик № 3 о темпах роста» и т.п. Все иллюстрации должны легко читаться и быть четкими, чтобы слушателям доклада не приходилось напрягать зрение.

На слайде может присутствовать один рисунок, один график и, при необходимости, один абзац текста.

Высшим пилотажем будут заблаговременно подготовленные ответы на вопросы, которые предположительно могут задать слушатели по завершении доклада. Будьте уверены, что руководитель оценит по достоинству такую заботу о себе и своем профессиональном имидже.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль