Как оформлять документы в соответствии с правилами делопроизводства?

1301

Вопрос

Уточните, пожалуйста, нужно ли на распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание) ставить печать организации? Как оформлять такие документы в соответствии с современными правилами делопроизводства?

Ответ

В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления распорядительных документов: приказов, распоряжений, указаний и т. д. В соответствии с этими правилами реквизит “Оттиск печати” не принято использовать в распорядительных документах.


Также прочитайте о документах делопроизводства более подробно.


Отметим, что раньше правила оформления приказов и распоряжений закреплялись в нормативном документе “Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти” (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) (далее – Типовая инструкция). Данный документ, хотя и был предназначен только для федеральных органов, широко использовался другими государственными и негосударственными организациями. В настоящий момент Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления приказов и распоряжений не вошли в иной правовой акт, регламентирующий создание и организацию работы с документами. То есть сегодня информацию о том, как следует оформлять приказы и распоряжения, можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним, в первую очередь, нужно отнести Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (далее – Методические рекомендации). Приложение № 15 к Методическим рекомендациям описывает порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений) и содержит перечень реквизитов, которые должны иметь данные документы. Также не стоит забывать про ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает требования к оформлению реквизитов документов.


Эксперт делится важной информацией о системах делопроизводства в материале по ссылке.


ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Итак, при подготовке приказов, распоряжений и указаний принято использовать следующие реквизиты:


Читайте о оформлении документов еще больше по ссылке.


При создании некоторых приказов (распоряжений) по личному составу должны использоваться унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

  • реквизиты бланка:

Также бланки распорядительных документов содержат ограничительные отметки, которые позволяют выделить месторасположение реквизитов, оформляемых при регистрации. К этим реквизитам относятся дата документа и регистрационный номер.


О оформлении дел читайте подробнее здесь.


– Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); На любом бланке данные реквизиты используют в соответствии с учредительными документами организации, т.е. на бланке может присутствовать только один из вышеуказанных реквизитов, а может и не быть ни одного из них.

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– место составления или издания документа.

  • реквизиты, оформляемые при подготовке проекта документа:

– заголовок к тексту (наименование документа),

– текст документа;

  • реквизит, оформляемый в процессе внутреннего согласования проекта документа: визы согласования документа;
  • реквизит, оформляемый при подписании документа: подпись;
  • реквизиты, оформляемые при регистрации документа:

– дата документа;

– регистрационный номер документа.


Мы рекомендуем почитать о исходящих документах материал по этой ссылке.


При этом в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в приложении № 15 написано, что копии приказов и распоряжений, созданные на бумажном носителе и предназначенные для передачи адресатам, следует заверять печатью службы делопроизводства.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Службу делопроизводства.

Схожие требования содержатся в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 в п. 3.21.


Эксперт делится важной информацией о реквизитах в материале по ссылке.


При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т. п.).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.


Мы рассказывали ранее о информационно-справочных документах в материале по ссылке.


Итак, в настоящее время правила оформления распорядительных документов и необходимость заверения печатью их копий, предназначенных для передачи в структурное подразделение организации или ее должностному лицу, устанавливаются организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации желательно описать сложившиеся правила оформления приказов и распоряжений, зафиксированные в вышеуказанных документах, несмотря на их рекомендательный характер. Это позволит повысить качество создаваемых распорядительных документов.


Подробнее о ведении делопроизводства мы писали здесь.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль