Как по этикету правильно соединять руководителя с абонентами?

16

Вопрос

Вы часто публикуете вопросы читателей о телефонном общении. Но пока еще не затрагивали нюансы телефонного соединения по просьбе руководителя и сотрудников. Как оно должно происходить по правилам этикета?

Ответ

Круг должностных лиц организации, которые вправе обратиться к секретарю с просьбой о телефонном соединении (только руководители высшего звена или все сотрудники организации) определяется внутренними нормативно-правовыми документами организации (положением об управлении, положением о секретариате, инструкцией по обеспечению телефонных контактов) или трудовым договором (должностной инструкцией) секретаря. Получив соответствующее задание, секретарь должен найти номер телефона, проверить, целесообразно ли данному абоненту звонить именно в это время, назвать свою организацию и изложить свою просьбу. Например:


Читайте о деловом этикете, чтобы не совершать ошибок.


- Фирма «Икс». Наш директор Иванов просил соединить его с Петром Петровичем.

Имея в виду, что исполнением служебных обязанностей «обеспокоить» нельзя, не рекомендуется произносить слово «беспокоит». Услышав в трубке голос нужного абонента, следует еще раз поздороваться, назвав собеседника по имени и отчеству, и изложить свою просьбу. Например:

- Здравствуйте, Петр Петрович! Фирма «Икс». С Вами просил соединить наш директор Иванов Иван Иванович.

Докладывая своему руководителю, необходимо назвать должность, фамилию, имя и отчество абонента.


Подробнее о деловом этикете мы написали в материале по ссылке.


Если нужного абонента не оказалось на месте, секретарь должен выяснить, когда следует перезвонить и обязательно доложить об этом своему руководителю в следующих выражениях:

- Петрова нет на месте. Будет в 1530. Я соединю.

Дальнейшие действия должны быть следующими:

  • в 1525 уточнить у руководителя, нужно ли повторить соединение (у руководителя могли измениться планы, он мог получить информацию из другого источника, с ним могли связаться по его личному мобильному телефону и т.д.);
  • соединить.

Читайте подробнее о графике руководителя по этой ссылке.


В допустимых случаях можно попросить лицо, принявшее сообщение, передать просьбу об ответном звонке, продиктовав номера телефонов своего офиса, фамилию, имя, отчество лица, по чьей просьбе осуществлялось соединение, и, возможно, время, предпочтительное для ответного контакта.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.44%
  • Делопроизводство 19.69%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.47%
  • Имидж секретаря 12.95%
  • Деловой этикет 13.99%
  • Карьерный рост 9.84%
  • Документооборот 21.76%
  • Электронный документооборот 18.65%
  • Архивное дело 79.79%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль