Какие возможности поиска по данным в ECM?

14

Вопрос

Какие существуют возможности поиска по данным в ECM?

Ответ

Одна из причин, по которой организация нуждается во внедрении СЭД или ЕСМ-системы, - это возможность найти необходимый документ без особых усилий. Существуют разные методы поиска, одни из которых присутствуют во всех системах, а другие – только в более продвинутых версиях. Одним из самых простых способов добраться до нужного документа считается взятие его из того места, где он должен располагаться согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого необходимо умение оперативно работать с папками документов, без которого невозможно представить СЭД.

Еще одним очевидным инструментом является поиск по атрибутам документа (по дате создания, автору, наименованию и т.д.) – также неотъемлемая часть любой СЭД. Также удобно прибегать к стандартным правилам, таким как «найти документы, с которыми работал вчера». Более удобной является возможность самостоятельно создавать подобные правила.

Хотя поиск по содержимому документов считается крайне необходимой и полезной функцией, реализована она не во всех системах: сказываются низкая релевантность результатов поиска, морфологические проблемы и в некоторых случаях отсутствие прозрачного доступа к тексту документа.

Отметим, что при ручном добавлении ключевых слов нужно четко следовать правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов на данный момент остается мечтой. Учитывая, что многие документы могут содержать не только текстовую, но и другого рода информацию (музыку, картинки или видео), то с тегированием таких материалов также могут возникнуть определенные затруднения. Однако многие компании на данное время добились немалых успехов в этой области, что позволяет говорить о том, что в скором времени эти изменения появятся и в СЭД.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль