Как правильно формировать номер документа?

223

Вопрос

По номенклатуре дел нашей организации «01–01» — документы по учету оборудования, а «01–02» — журнал документов по учету оборудования. У нас возник спорный вопрос: как правильно формировать номер документа (инструкция предписывает делать это по индексу дела по номенклатуре дел)? То есть это будет «01–01/ № …» или «01–02/ № …»?

Ответ

В состав регистрационного номера можно включать индекс дела по номенклатуре. Как правило индекс дела по номенклатуре входит в состав регистрационного номера, когда речь идет о регистрации входящих и исходящих документов. К примеру, регистрационный номер документа может содержать: порядковый номер поступления в пределах календарного года, который дополняется (после рассмотрения руководителем и вынесении резолюции) через косую черту индексом подразделения-исполнителя. Например, № 112/03. Более того, к коду подразделения можно также добавить через дефис порядковый номер по номенклатуре дела, который в совокупности с кодом подразделения представляет собой индекс дела по номенклатуре дел, к примеру, № 112/03-02=5. Для регистрации входящих писем и документов можно использовать те же правила, однако в этом случае первая составная часть регистрационного номера будет являться индексом дела по номенклатуре дел, а вторая – порядковым номером высылаемого документа, к примеру, № 12-03/114.


О основных видах документов организации читайте подробнее здесь.


Также следует учесть, что регистрационный номер входящих и исходящих документов может быть дополнен кодом руководителя (подписавшего документ или вынесшего резолюцию), кодом исполнителя или кодом вопроса (по предметно-вопросному или тематическому указателю). Данные коды должны располагаться справа от регистрационного номера входящего документа, а при регистрации исходящего письма – слева. Данный принцип удобно использовать и при регистрации другой документации. Если речь идет о внутренних документах, то сначала пишется порядковый номер, а после индекс дела по номенклатуре дел. Поскольку составные части индекса дела могут быть разделены дефисом, то лучше использовать косую черту в качестве делителя между порядковым номером документа и индексом дела по номенклатуре дел, например, 121/02-03, где: 121 – порядковый номер документа, 02-03 – индекс дела по номенклатуре дел.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль