Когда система управления документами в организации эффективна?

99

Вопрос

Когда положено считать, что система управления документами в организации эффективна?

Ответ

Эффективность управления документами подразумевает возрастание прибыли при использовании систем управления документами либо уменьшение затрат по сравнению с работой, организованной без использования специальных систем управления документацией.

Ответ на данный вопрос был бы более простым, если бы была возможность подсчитать в денежном эквиваленте экономию, которую вы получаете с использованием систем управления документами при пересылке документации или прибыль при оперативном закрытии сделок, ускорении производственных процессов или улучшения качества работы. Также проблематично установить потери, которые несет организация при неподконтрольном расходовании средств или непродуктивном использовании рабочего времени сотрудниками.


О документационном обеспечении управления читайте подробнее здесь.


К примеру, потеря одного важного письма может стоить компании огромной упущенной прибыли. А наличие эффективной системы управления документами также может обеспечить прозрачность всей деятельности организации для акционеров, что имеет большую ценность.

Исходя из вышесказанного, эффективность системы управления документами можно оценивать исходя из ее окупаемости. Проще говоря, расходы на ее внедрение не должны превышать прибыль, которую она приносит.

Превышение затрат может происходить по причине использования более устаревших систем. Если на данный момент рынок предлагает системы с аналогичными или более функциональными характеристиками при меньшем ТСО, то использование текущей системы управления документами становится менее выгодным, поэтому советуем задуматься о смене СЭД. Если же вы только выбираете, какую СЭД стоит внедрять, то также не рекомендуем экономить, в противном случае это может обернуться упущенной выгодой для организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль